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Soweit es zur Erfüllung der im öffentlichen Interesse liegenden Archivierungszwecke und zur Wahrung der Unversehrtheit der historischen Archive der Kommission erforderlich ist, gelten folgende Ausnahmen nach Artikel 25 Absatz 4 der Verordnung (EU) 2018/1725 bezüglich der Rechte der betroffenen Personen, insbesondere in Bezug auf
das Auskunftsrecht , sofern der Antrag der betroffenen Person die Identifizierung bestimmten Schriftguts nicht ohne unverhältnismäßigen Verwaltungsaufwand ermöglicht. Bei der Beurteilung der auf Antrag der betroffenen Person zu ergreifenden Maßnahmen und des erforderlichen Verwaltungsaufwands sind insbesondere die von der betroffenen Person bereitgestellten Informationen sowie Art, Umfang und Größe des potenziell betroffenen Schriftguts zu berücksichtigen;
das Recht auf Berichtigung , insofern die Berichtigung es unmöglich macht, die Unversehrtheit und Authentizität des zur ständigen Aufbewahrung in den historischen Archiven der Kommission ausgewählten Schriftguts zu wahren, unbeschadet der Möglichkeit einer ergänzenden Erklärung oder Anmerkung zu dem betreffenden Schriftgut, es sei denn, dies erweist sich als unmöglich oder ist mit einem unverhältnismäßigen Aufwand verbunden;
die Pflicht zur Mitteilung der Berichtigung oder Löschung personenbezogener Daten , soweit dies sich als unmöglich erweist oder mit einem unverhältnismäßigen Aufwand verbunden ist;
das Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung , soweit die personenbezogenen Daten in zur ständigen Aufbewahrung in den historischen Archiven der Kommission ausgewähltem Schriftgut enthalten und integraler und unverzichtbarer Bestandteil dieses Schriftguts sind.
Die Kommission führt angemessene Garantien ein, um die Einhaltung von Artikel 13 der Verordnung (EU) 2018/1725 zu gewährleisten. Diese Garantien umfassen technische und organisatorische Maßnahmen, mit denen insbesondere die Achtung des Grundsatzes der Datenminimierung gewährleistet wird. Die Garantien sehen Folgendes vor:
Welche Akten in die historischen Archive der Kommission überführt werden sollen, wird auf der Grundlage einer Einzelfallprüfung nach Maßgabe der Aufbewahrungslisten der Kommission bestimmt. Alle anderen Akten, einschließlich strukturierter Akten mit personenbezogenen Daten (beispielsweise Personal- oder Gesundheitsakten), werden nach Ablauf der administrativen Aufbewahrungsfrist vernichtet.
In den Aufbewahrungslisten wird die administrative Vernichtung bestimmter Arten von Schriftgut vor Ablauf der administrativen Aufbewahrungsfrist vorgesehen. Folglich dürfen diese Arten von Schriftgut nicht für im öffentlichen Interesse liegende Archivierungszwecke verarbeitet werden.
Vor der Verarbeitung für im öffentlichen Interesse liegende Archivierungszwecke meldet die Generaldirektion oder die dieser gleichgestellte Dienststelle das etwaige Vorhandensein von unter Artikel 2 Absatz 1 der Verordnung (EWG, Euratom) Nr. 354/83 fallendem Schriftgut in den in die historischen Archive der Kommission zu übertragenden Akten.
Bevor eine Akte der Kommission der Öffentlichkeit zugänglich gemacht wird, überprüft das Historische Archiv der Kommission sie auf das mögliche Vorhandensein von Schriftgut, das unter die in Artikel 2 Absatz 1 der Verordnung (EWG, Euratom) Nr. 354/83 genannten Ausnahmen fällt, unter anderem anhand der in Buchstabe c genannten Kennzeichnung zum Schutz personenbezogener Daten.
Die Kommission zeichnet die Gründe für die Anwendung von Ausnahmen gemäß diesem Beschluss auf. Diese Aufzeichnung und gegebenenfalls die Dokumente, die den tatsächlichen oder rechtlichen Kontext betreffen, werden registriert. Sie werden dem Europäischen Datenschutzbeauftragten auf Anfrage zur Verfügung gestellt.
Der Datenschutzbeauftragte der Kommission wird so bald wie möglich über die Anwendung von Ausnahmen von den Rechten der betroffenen Personen gemäß diesem Beschluss unterrichtet. Auf Anfrage erhält der Datenschutzbeauftragte Zugang zu dem entsprechenden Schriftgut und sonstigen Unterlagen, aus denen der faktische oder der rechtliche Kontext hervorgeht.
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