Anhang XIII 32013R1303

1. INTERNES KONTROLLWESEN i) Vorhandensein einer Organisationsstruktur, durch die die Funktionen einer Verwaltungs- und einer Bescheinigungsbehörde erfüllt werden, sowie Funktionsverteilung innerhalb jeder dieser Behörden, wobei gegebenenfalls zu gewährleisten ist, dass der Grundsatz der Funktionstrennung, wo angemessen, beachtet wird; ii) Rahmen, um im Falle einer Übertragung von Aufgaben auf zwischengeschaltete Stellen ihre jeweiligen Verantwortlichkeiten und Pflichten, die Überprüfung ihrer Fähigkeiten, die übertragenen Aufgaben durchzuführen, sowie die Existenz von Berichtsverfahren sicherzustellen; iii) Verfahren für Berichterstattung und Begleitung bei Unregelmäßigkeiten und bei der Wiedereinziehung rechtsgrundlos gezahlter Beträge; iv) Plan für die Zuteilung des entsprechenden Personals mit den erforderlichen fachlichen Kenntnissen auf den verschiedenen Ebenen und für die unterschiedlichen Aufgaben innerhalb der Organisation. 2. RISIKOMANAGEMENT Unter Berücksichtigung des Grundsatzes der Verhältnismäßigkeit ist durch einen Rahmen zu gewährleisten, dass erforderlichenfalls und insbesondere bei größeren Änderungen im Tätigkeitsbereich ein adäquates Risikomanagement betrieben wird. 3. VERWALTUNGS- UND KONTROLLTÄTIGKEITEN A. Verwaltungsbehörde i) Verfahren für Anträge auf Zuschüsse, die Antragsprüfung und die Auswahl für eine Förderung, einschließlich Anweisungen und Leitlinien, die gemäß Artikels 125 Absatz 3 Buchstabe a Ziffer i gewährleisten, dass die Vorhaben zur Verwirklichung der spezifischen Ziele und Ergebnisse der entsprechenden Prioritätsachsen beitragen; ii) Überprüfungen der Verwaltung, einschließlich Verwaltungsprüfung aller von den Begünstigten eingereichten Anträge auf Ausgabenerstattung sowie Vor-Ort-Überprüfungen von Vorhaben; iii) Verfahren für die Bearbeitung der von den Begünstigten eingereichten Anträge auf Ausgabenerstattung und die Genehmigung von Zahlungen; iv) Verfahren für ein System, mit dessen Hilfe die Daten sämtlicher Vorhaben – gegebenenfalls einschließlich Angaben zu den einzelnen Teilnehmern – in elektronischer Form erfasst, aufgezeichnet und gespeichert und erforderlichenfalls die Daten zu den Indikatoren nach Geschlecht aufgegliedert werden können; durch die Verfahren ist zudem zu gewährleisten, dass die Sicherheit des Systems international anerkannten Standards genügt; v) von der Verwaltungsbehörde festgelegte Verfahren zur Sicherstellung, dass die Begünstigten für alle Finanzvorgänge im Rahmen eines Vorhabens entweder ein separates Buchführungssystem oder einen geeigneten Buchführungscode verwenden; vi) Verfahren zum Ergreifen wirksamer und angemessener Vorbeugungsmaßnahmen gegen Betrug; vii) Verfahren zur Gewährleistung eines hinreichenden Prüfpfads und Archivierungssystems; viii) Verfahren für die Erstellung der Verwaltungserklärung nach Artikel 59 Absatz 5 Buchstabe a der Haushaltsordnung und einer jährlichen Übersicht über die endgültigen Prüfberichte und die durchgeführten Kontrollen, einschließlich der festgestellten Mängel, nach Artikel 59 Absatz 5 Buchstabe b der Haushaltsordnung; ix) Verfahren zur Gewährleistung, dass den Begünstigten Unterlagen zur Verfügung gestellt werden, aus denen die Bedingungen für die Unterstützung im Rahmen der einzelnen Vorhaben hervorgehen. B. Bescheinigungsbehörde i) Verfahren für die Bescheinigung des Eingangs von Anträgen auf Zwischenzahlung bei der Kommission; ii) Verfahren für die Erstellung der Abschlüsse und zur Bescheinigung, dass diese sachlich richtig, vollständig und genau sind und dass die Ausgaben den anwendbaren Rechtsvorschriften genügen, wobei die Ergebnisse aller Prüfungen zu beachten sind; iii) Verfahren zur Gewährleistung eines hinreichenden Prüfpfads, indem für jedes Vorhaben in elektronischer Form Buchführungsdaten, darunter wiedereinzuziehende, wiedereingezogene und einbehaltene Beträge, vorgehalten werden; iv) gegebenenfalls Verfahren zur Sicherstellung, dass die Bescheinigungsbehörde von der Verwaltungsbehörde hinreichende Informationen über die vorgenommenen Überprüfungen und die Ergebnisse der Prüfungen erhält, die von der Prüfbehörde oder unter deren Verantwortung durchgeführt wurden. 4. BEGLEITUNG A. Verwaltungsbehörde i) Verfahren für die Unterstützung der Arbeit des Begleitausschusses; ii) Verfahren, nach denen die jährlichen und abschließenden Durchführungsberichte zu erstellen und der Kommission vorzulegen sind. B. Bescheinigungsbehörde Verfahren zur Wahrnehmung der Pflichten der Bescheinigungsbehörde in Bezug auf die Begleitung der Ergebnisse der Verwaltungsprüfungen und der Ergebnisse aller von der Prüfbehörde oder unter deren Verantwortung durchgeführten Prüfungen, bevor Zahlungsanträge bei der Kommission eingereicht werden.