Anhang IV 32014R0223

1. Internes Kontrollwesen i) Vorhandensein einer Organisationsstruktur, durch die die Funktionen einer Verwaltungs- und einer Bescheinigungsbehörde erfüllt werden, sowie Funktionsverteilung innerhalb jeder Behörde, wobei gegebenenfalls zu gewährleisten ist, dass der Grundsatz der Aufgabentrennung eingehalten wird; ii) Rahmen im Falle zwischengeschalteter Stellen, durch den die Festlegung ihrer jeweiligen Zuständigkeiten und Pflichten gewährleistet wird, Überprüfung ihrer Kapazitäten für die Durchführung der ihnen übertragenen Aufgaben sowie Vorhandensein von Berichterstattungsverfahren; iii) Verfahren für Berichterstattung und Begleitung bei Unregelmäßigkeiten und bei der Wiedereinziehung rechtsgrundlos gezahlter Beträge; iv) Plan für die Zuteilung des entsprechenden Personals mit den erforderlichen fachlichen Kenntnissen auf den verschiedenen Ebenen und für die unterschiedlichen Aufgaben innerhalb der Organisation. 2. Risikomanagement Unter Berücksichtigung des Grundsatzes der Verhältnismäßigkeit ist durch einen Rahmen zu gewährleisten, dass erforderlichenfalls und insbesondere bei größeren Änderungen im Tätigkeitsbereich ein adäquates Risikomanagement betrieben wird. 3. Verwaltungs- und Kontrolltätigkeiten A. Verwaltungsbehörde i) Verfahren für Anträge auf Finanzhilfe, die Antragsprüfung und die Auswahl für eine Förderung, einschließlich Anweisungen und Leitlinien, die gemäß Artikel 32 Absatz 3 Buchstabe b dieser Verordnung gewährleisten, dass die Vorhaben zur Realisierung der Einzelziele und Ergebnisse der operationellen Programme beitragen; ii) Überprüfungen der Verwaltung, einschließlich Verwaltungsprüfung aller von den Empfängern eingereichten Anträge auf Ausgabenerstattung sowie Vor-Ort-Überprüfungen von Vorhaben; iii) Verfahren für die Bearbeitung der von den Empfängern eingereichten Anträge auf Ausgabenerstattung und die Genehmigung von Zahlungen; iv) Verfahren für ein System, mit dessen Hilfe die Daten sämtlicher Vorhaben – gegebenenfalls einschließlich Angaben zu den einzelnen Teilnehmern – elektronisch erfasst, aufgezeichnet und gespeichert und erforderlichenfalls die Daten zu den Indikatoren nach Geschlecht aufgeschlüsselt werden können; durch die Verfahren ist zudem zu gewährleisten, dass die Sicherheit des Systems international anerkannten Standards genügt; v) von der Verwaltungsbehörde festgelegte Verfahren zur Sicherstellung, dass die Empfänger für alle Finanzvorgänge im Rahmen eines Vorhabens entweder ein separates Buchführungssystem oder einen geeigneten Buchführungscode verwenden; vi) Verfahren zum Ergreifen wirksamer und angemessener Vorbeugungsmaßnahmen gegen Betrug; vii) Verfahren zur Gewährleistung eines hinreichenden Prüfpfads und Archivierungssystems; viii) Verfahren für die Erstellung der Zuverlässigkeitserklärung der Fachebene, des Berichts über durchgeführte Kontrollen und aufgedeckte Schwachstellen sowie des zusammenfassenden Jahresberichts über abschließende Prüfungen und Kontrollen; ix) Verfahren zur Gewährleistung, dass den Empfängereinrichtungen Unterlagen zur Verfügung gestellt werden, aus denen die Bedingungen für die Unterstützung im Rahmen der einzelnen Vorhaben hervorgehen. B. Bescheinigungsbehörde i) Verfahren für die Bescheinigung des Eingangs von Anträgen auf Zwischenzahlung bei der Kommission; ii) Verfahren für die Erstellung der Abschlüsse und zur Bescheinigung, dass diese sachlich richtig, vollständig und genau sind und dass die Ausgaben den anwendbaren Rechtsvorschriften genügen, wobei die Ergebnisse aller Prüfungen zu beachten sind; iii) Verfahren zur Gewährleistung eines hinreichenden Prüfpfads, indem für jedes Vorhaben elektronisch Buchführungsdaten, darunter wiedereinzuziehende, wiedereingezogene und einbehaltene Beträge, vorgehalten werden; (iv) gegebenenfalls Verfahren zur Sicherstellung, dass die Bescheinigungsbehörde von der Verwaltungsbehörde hinreichende Informationen über die vorgenommenen Überprüfungen und die Ergebnisse der Prüfungen erhält, die von der Prüfbehörde oder unter deren Verantwortung durchgeführt wurden. 4. Begleitung A. Verwaltungsbehörde i) gegebenenfalls Verfahren für die Unterstützung der Arbeit des Begleitausschusses; ii) Verfahren, nach denen die jährlichen und abschließenden Durchführungsberichte zu erstellen und der Kommission vorzulegen sind. B. Bescheinigungsbehörde i) Verfahren zur Wahrnehmung ihrer Pflichten in Bezug auf die Begleitung der Ergebnisse der Verwaltungsprüfungen und der Ergebnisse aller von der Prüfbehörde oder unter deren Verantwortung durchgeführten Prüfungen, bevor Zahlungsanträge bei der Kommission eingereicht werden.