§ 2 VOEAkte

Werden Akten elektronisch geführt, sind sämtliche zu den Akten gehörenden Dokumente, für eine Übertragung geeignete Schriftstücke und Gegenstände des Augenscheins (Urschriften) in elektronische Dokumente zu übertragen. Verfügungen sind in elektronischer Form zu erstellen. Das elektronische Dokument muss den Vermerk enthalten, wann und durch wen die Urschrift übertragen worden ist. Es ist sicherzustellen, dass in elektronische Dokumente übertragene Dokumente sowie Verfügungen nicht nachträglich verändert werden können. Nur in den Fällen, in denen aus zwingenden rechtlichen oder technischen Gründen papierbasierte Dokumente aufbewahrt werden müssen, werden diese ergänzend aufbewahrt. Dies ist in der elektronischen Akte zu dokumentieren.

Werden Akten elektronisch geführt, ist für jeden Vorgang eine elektronische Akte anzulegen. Die Datenverarbeitung in und aus elektronischen Akten ist nur zulässig im Rahmen der gesetzlichen Zweckbindung und der fachlichen Zuständigkeit.