§ 12 SN-14070

Die staatlichen Behörden sollen, soweit nicht wichtige Gründe entgegenstehen und vorbehaltlich der Bereitstellung entsprechender Haushaltsmittel, die elektronische Vorgangsbearbeitung und Aktenführung einsetzen. Hierbei sind die Grundsätze ordnungsgemäßer Aktenführung und ordnungsmäßiger Aufbewahrung zu beachten.

Zwischen staatlichen Behörden, die die elektronische Vorgangsbearbeitung und Aktenführung einsetzen, sollen, soweit nicht wichtige Gründe entgegenstehen und vorbehaltlich der Bereitstellung entsprechender Haushaltsmittel, Akten und sonstige Daten elektronisch übermittelt werden.

Soweit ein Recht auf Akteneinsicht besteht, können die staatlichen Behörden, die Akten elektronisch führen, Akteneinsicht insbesondere dadurch gewähren, dass sie einen Aktenausdruck zur Verfügung stellen, die elektronischen Dokumente auf einem Bildschirm wiedergeben, elektronische Dokumente übermitteln oder den elektronischen Zugriff auf den Inhalt der Akten gestatten.

Wird die Akte elektronisch geführt, sind in Papierform vorliegende Schriftstücke und sonstige Unterlagen nach dem Stand der Technik zur Ersetzung des Originals in elektronische Dokumente zu übertragen. Es ist sicherzustellen, dass die elektronischen Dokumente mit den vorliegenden Schriftstücken und sonstigen Unterlagen bildlich und inhaltlich übereinstimmen. Jedes elektronische Dokument ist mit einem Nachweis zu versehen, der die Übereinstimmung mit dem Original dokumentiert und durch den nachvollzogen werden kann, wann, durch wen und mit welchem Verfahren die Übertragung erfolgt ist. Handelt es sich bei dem zu übertragenden Schriftstück um eine öffentliche Urkunde, ist der Übertragungsnachweis mit einer qualifizierten elektronischen Signatur zu versehen. Originale sollen vernichtet werden, wenn sie nicht zurückzugeben sind oder deren Aufbewahrung aus rechtlichen Gründen nicht notwendig ist. Die Vernichtung der Originalunterlagen eines Verwaltungsverfahrens hat spätestens mit Unanfechtbarkeit der Verwaltungsentscheidung zu erfolgen, soweit eine weitere Aufbewahrung aus rechtlichen Gründen nicht mehr erforderlich ist.

Soweit es zur Erhaltung der Lesbarkeit erforderlich ist, können elektronisch gespeicherte Akten oder Aktenteile in ein anderes elektronisches Format überführt werden. Absatz 4 Satz 2 gilt entsprechend.

Verfahren zur elektronischen Vorgangsbearbeitung und Aktenführung sind technisch so zu gestalten, dass sie auch von Menschen mit Behinderungen grundsätzlich uneingeschränkt genutzt werden können.