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Der Hauptwahlvorstand fertigt eine Niederschrift über jede Sitzung, in der über die Ermittlung der Zahl der zu wählenden Mitglieder des Hauptpersonalrats und die Verteilung der Sitze im Hauptpersonalrat auf die Gruppen, über die Zulassung von Wahlvorschlägen und über die Gewährung von Nachfristen entschieden wird. Die Niederschrift ist von allen Mitgliedern des Hauptwahlvorstands zu unterzeichnen. Der Dienststelle und jeder in der Dienststelle vertretenen Gewerkschaft, soweit sie an der Sitzung des Hauptwahlvorstands teilgenommen hat, ist eine Abschrift der Niederschrift zu übersenden.
Die Niederschrift über die Sitzungen, in denen über Einsprüche gegen das Wählerverzeichnis entschieden ist, fertigt der örtliche Wahlvorstand.