Anhang II 32013D0331

des mit dem Interimsabkommen zur Festlegung eines Rahmens für ein Wirtschaftspartnerschaftsabkommen zwischen Staaten des östlichen und des südlichen Afrika einerseits und der Europäischen Gemeinschaft und ihren Mitgliedstaaten andererseits eingesetzten AUSSCHUSSES FÜR ZUSAMMENARBEIT IM ZOLLWESEN Artikel 1 Geltungsbereich Diese Geschäftsordnung gilt für alle Sitzungen des Ausschusses für Zusammenarbeit im Zollwesen. Artikel 2 Aufgabe des Ausschusses für Zusammenarbeit im Zollwesen Der Ausschuss für Zusammenarbeit im Zollwesen wird nach Artikel 41 des Protokolls 1 des Abkommens eingesetzt. Er befasst sich auch mit allen Angelegenheiten, die ihm vom WPA-Ausschuss übertragen werden. Artikel 3 Zusammensetzung und Vorsitz (1) Der Ausschuss für Zusammenarbeit im Zollwesen setzt sich aus Vertretern der Unterzeichnerstaaten des östlichen und des südlichen Afrika („ESA-Unterzeichnerstaaten“) einerseits und Vertretern der EU-Vertragspartei andererseits zusammen. (2) Die in der Geschäftsordnung verwendete Bezeichnung „Vertragsparteien“ ist im Sinne des Artikels 61 des Abkommens zu verstehen. (3) Den Vorsitz im Ausschuss für Zusammenarbeit im Zollwesen führen ein Vertreter der ESA-Unterzeichnerstaaten und ein hoher Beamter der Europäischen Kommission im Namen der EU-Vertragspartei gemeinsam. Die ESA-Unterzeichnerstaaten wechseln sich untereinander beim Vorsitz jährlich ab. Artikel 4 Beobachter (1) Vertreter des Gemeinsamen Markts für das Östliche und Südliche Afrika (COMESA) und Vertreter der Kommission für den Indischen Ozean (IOC) werden aufgefordert, an den Sitzungen des Ausschusses für Zusammenarbeit im Zollwesen als Beobachter teilzunehmen. (2) Den Vertretern des COMESA und der IOC werden alle Sitzungen des Ausschusses für Zusammenarbeit im Zollwesen vom Sekretär des Ausschusses für Zusammenarbeit im Zollwesen notifiziert, so dass sie als Beobachter teilnehmen können. (3) Die Vertragsparteien können gemeinsam beschließen, ad-hoc zusätzliche Beobachter einzuladen. Diese Beobachter können auf Einladung eines der beiden Vorsitzenden und nach Zustimmung des Ausschusses für Zusammenarbeit im Zollwesen an der Sitzung teilnehmen. (4) Der Ausschuss für Zusammenarbeit im Zollwesen kann festlegen, dass Beobachtern der Zugang zu Teilen von Sitzungen, in denen sensible Fragen behandelt werden, verwehrt bleibt. Artikel 5 Sitzungen (1) Sofern im Abkommen nichts anderes bestimmt ist, tritt der Ausschuss für Zusammenarbeit im Zollwesen auf Antrag einer Vertragspartei zusammen. Sofern beide Vertragsparteien zustimmen, können die Sitzungen des Ausschusses für Zusammenarbeit im Zollwesen per Video- oder Telekonferenz abgehalten werden. In diesem Fall trägt jede Vertragspartei ihre jeweiligen Kosten für die Sitzung per Video- oder Telekonferenz, sofern nichts anderes vereinbart wird. (2) Termin und Ort der Sitzungen des Ausschusses für Zusammenarbeit im Zollwesen werden von den beiden Vertragsparteien vereinbart. (3) Die Sitzungen des Ausschusses für Zusammenarbeit im Zollwesen werden von seinem Sekretär einberufen. Artikel 6 Delegationen Vor jeder Sitzung teilen die ESA-Unterzeichnerstaaten und die EU-Vertragspartei den beiden Vorsitzenden des Ausschusses für Zusammenarbeit im Zollwesen die voraussichtliche Zusammensetzung ihrer Delegationen mit. Artikel 7 Sekretariat Die Funktion des Sekretärs des Ausschusses für Zusammenarbeit im Zollwesen wird abwechselnd von Beamten der ESA-Unterzeichnerstaaten und der Europäischen Kommission für einen Zeitraum von zwölf Monaten wahrgenommen. Der ESA-Unterzeichnerstaat kann vom COMESA-Sekretariat unterstützt werden. Dieser Zeitraum deckt sich mit dem Zeitraum, in dem das Sekretariat des WPA-Ausschusses von den ESA-Unterzeichnerstaaten beziehungsweise der Europäischen Kommission geführt wird. Die ESA-Unterzeichnerstaaten nehmen die Funktion des Sekretariats im Rotationsverfahren wahr. Artikel 8 Unterlagen Stützt sich der Ausschuss für Zusammenarbeit im Zollwesen bei seinen Beratungen auf schriftliche Unterlagen, so werden diese mindestens 14 Tage vor Beginn der Sitzung von seinem Sekretär nummeriert und als Unterlagen des Ausschusses für Zusammenarbeit im Zollwesen verteilt. Artikel 9 Schriftverkehr (1) Der für den Ausschuss für Zusammenarbeit im Zollwesen bestimmte Schriftverkehr ist an den Sekretär des Ausschusses für Zusammenarbeit im Zollwesen zu richten. (2) Der Sekretär gewährleistet, dass der für den Ausschuss für Zusammenarbeit im Zollwesen bestimmte Schriftverkehr an die beiden Vorsitzenden des Ausschusses weitergeleitet und gegebenenfalls als Unterlagen gemäß Artikel 8 verteilt wird. (3) Der Sekretär übermittelt den von den beiden Vorsitzenden des Ausschusses für Zusammenarbeit im Zollwesen ausgehenden Schriftverkehr an die Vertragsparteien und verteilt ihn gegebenenfalls als Unterlagen gemäß Artikel 8. Artikel 10 Tagesordnung (1) Der Sekretär des Ausschusses für Zusammenarbeit im Zollwesen erstellt auf der Grundlage von Vorschlägen der Vertragsparteien für jede Sitzung eine vorläufige erläuterte Tagesordnung. Sie wird den Vertragsparteien spätestens drei Wochen vor Beginn der Sitzung vom Sekretär des Ausschusses für Zusammenarbeit im Zollwesen übermittelt. (2) Die vorläufige erläuterte Tagesordnung enthält die Punkte, für die dem Sekretär spätestens einen Monat vor Beginn der Sitzung ein Aufnahmeantrag zugegangen ist, wobei nur diejenigen Punkte in die vorläufige Tagesordnung aufgenommen werden, für die dem Sekretär spätestens am Tag der Versendung der vorläufigen Tagesordnung die Unterlagen zugegangen sind. (3) Die Tagesordnung wird vom Ausschuss für Zusammenarbeit im Zollwesen zu Beginn jeder Sitzung angenommen. Punkte, die nicht auf der vorläufigen Tagesordnung stehen, können auf die Tagesordnung gesetzt werden, sofern die Vertragsparteien dies vereinbaren. (4) Die beiden Vorsitzenden können im Einvernehmen mit den Vertragsparteien zwecks Unterrichtung über spezifische Themen Sachverständige zu den Sitzungen des Ausschusses für Zusammenarbeit im Zollwesen einladen. (5) Der Sekretär kann die in Absatz 1 genannte Frist im Einvernehmen mit den Vertragsparteien verkürzen, um den Erfordernissen des Einzelfalls gerecht zu werden. Artikel 11 Protokoll (1) Der Sekretär fertigt nach jeder Sitzung so rasch wie möglich, in der Regel binnen eines Monats, einen Protokollentwurf an. (2) Das Protokoll enthält in der Regel eine Zusammenfassung der einzelnen Tagesordnungspunkte, gegebenenfalls unter Angabe: a) aller dem Ausschuss für Zusammenarbeit im Zollwesen vorgelegten Unterlagen, b) aller Stellungnahmen, die von Mitgliedern des Ausschusses für Zusammenarbeit im Zollwesen zu Protokoll gegeben wurden, c) der gefassten Beschlüsse, der ausgesprochenen Empfehlungen, der verabschiedeten Stellungnahmen und der angenommenen Schlussfolgerungen zu den einzelnen Punkten. (3) Das Protokoll enthält ferner eine Liste, in der die Teilnehmer der Sitzung des Ausschusses für Zusammenarbeit im Zollwesen aufgeführt sind sowie eine Liste, in der etwaige Beobachter aufgeführt sind. (4) Die Genehmigung des Protokolls wird binnen zwei Monaten nach der Sitzung von den ESA-Unterzeichnerstaaten und der EU-Vertragspartei schriftlich bestätigt. Nach seiner Genehmigung wird das Protokoll vom Sekretär unterzeichnet. Jeder ESA-Unterzeichnerstaat und die EU-Vertragspartei erhalten eine Originalausfertigung. Artikel 12 Beschlüsse und Empfehlungen (1) Der Ausschuss für Zusammenarbeit im Zollwesen nimmt seine Beschlüsse und Empfehlungen einvernehmlich an. (2) Zwischen den Sitzungen kann der Ausschuss für Zusammenarbeit im Zollwesen im schriftlichen Verfahren Beschlüsse und Empfehlungen annehmen, sofern die beiden Vertragsparteien dies vereinbaren. Das schriftliche Verfahren ist ein Notenwechsel zwischen den Vertragsparteien. (3) Die Beschlüsse oder Empfehlungen des Ausschusses für Zusammenarbeit im Zollwesen tragen die Überschrift „Beschluss“ beziehungsweise „Empfehlung“, gefolgt von einer laufenden Nummer, dem Datum ihrer Annahme sowie der Bezeichnung ihres Gegenstands. In jedem Beschluss wird das Datum seines Inkrafttretens angegeben. (4) Die vom Ausschuss für Zusammenarbeit im Zollwesen angenommen Beschlüsse und Empfehlungen werden von einem Vertreter der ESA-Unterzeichnerstaaten und von einem Vertreter der Europäischen Kommission im Namen der EU-Vertragspartei als authentisch bestätigt. (5) Die Beschlüsse und Empfehlungen werden den Vertragsparteien und dem WPA-Ausschuss als Unterlagen des Ausschusses für Zusammenarbeit im Zollwesen übermittelt. Artikel 13 Öffentlichkeit (1) Sofern nichts anderes beschlossen wird, sind die Sitzungen des Ausschusses für Zusammenarbeit im Zollwesen nicht öffentlich. (2) Jede Vertragspartei kann beschließen, die Beschlüsse und Empfehlungen des Ausschusses für Zusammenarbeit im Zollwesen in ihrer amtlichen Veröffentlichung zu veröffentlichen. Artikel 14 Sprachenregelung (1) Die Arbeitssprachen des Ausschusses für Zusammenarbeit im Zollwesen sind die den Vertragsparteien gemeinsamen Amtssprachen, Englisch und Französisch. (2) Der Ausschuss für Zusammenarbeit im Zollwesen stützt sich bei seinen Beratungen und bei der Annahme von Beschlüssen auf Unterlagen und Vorschläge, die soweit möglich in den beiden in Absatz 1 genannten Sprachen abgefasst sind. Beschlüsse und Empfehlungen werden in beiden in Absatz 1 genannten Sprachen vorgelegt. Artikel 15 Kosten (1) Jede Vertragspartei trägt die Kosten für Personal, Reise und Aufenthalt sowie für Post und Telekommunikation, die ihr aus ihrer Teilnahme an den Sitzungen des Ausschusses für Zusammenarbeit im Zollwesen entsteht. (2) Die Kosten für die Organisation der Sitzungen und für die Vervielfältigung der Unterlagen werden von der Vertragspartei getragen, welche die Sitzung ausrichtet. (3) Die Kosten für Dolmetschdienste in den Sitzungen und für die Übersetzung der Unterlagen werden von der Vertragspartei getragen, welche die Sitzung ausrichtet. Die Kosten für Dolmetschdienste und für die Übersetzung von Unterlagen in andere oder aus anderen Amtssprachen der Europäischen Union werden von der EU-Vertragspartei getragen. Artikel 16 Berichterstattung Der Ausschuss für Zusammenarbeit im Zollwesen berichtet dem WPA-Ausschuss. Artikel 17 Änderung der Geschäftsordnung Diese Geschäftsordnung kann vom WPA-Ausschuss geändert werden. Der Ausschuss für Zusammenarbeit im Zollwesen kann dem WPA-Ausschuss Empfehlungen vorlegen, in denen Änderungen der Geschäftsordnung vorgeschlagen werden.