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RCO registrieren Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL oder höher zu Sicherheitszwecken,
wenn sie in einer Dienststelle der Kommission eingehen oder diese verlassen oder
wenn sie in einem Kommunikations- und Informationssystem eingehen oder dieses verlassen.
RCO registrieren alle Ereignisse im Lebenszyklus aller Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL oder höher. RCO stellen ferner sicher, dass über alle als RESTREINT UE/EU RESTRICTED oder gleichwertig eingestuften Verschlusssachen, die mit Drittländern und internationalen Organisationen ausgetauscht werden, Aufzeichnungen geführt werden. Dies erfolgt in Abstimmung mit der vom Generalsekretariat verwalteten EU-VS-Registratur.
Der RCO registriert Dokumente des Geheimhaltungsgrades CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL oder höher im Verschlusssachenregister und sorgt dafür, dass sie sicher in der EU-VS-Registratur aufbewahrt werden.
Der RCO unterstützt die Bediensteten der Kommission bei der Erstellung und Übermittlung von als CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL oder höher eingestuften Verschlusssachen.
Gehen als CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL oder höher eingestufte Dokumente von anderen Dienststellen oder externen Parteien ein, so stellt der RCO sicher, dass die Empfangsbestätigung ordnungsgemäß an den Herausgeber zurückgesandt wird.
Bevor einem Bediensteten der Zugang zu einer in der EU-VS-Registratur verwahrten Verschlusssache gewährt wird, vergewissert sich der RCO beim LSO, dass der Bedienstete im Besitz einer Sicherheitsermächtigung der Sicherheitsstelle der Kommission ist.
Der RCO führt ein Verzeichnis aller Personen, die die EU-VS-Registratur betreten und verlassen und nicht zum unbegleiteten Zugang berechtigt sind, und begleitet diese Personen während der Dauer ihres dortigen Verweilens.
Entnimmt ein Bediensteter ein Dokument zur Einsichtnahme aus der EU-VS-Registratur, so stellt der RCO sicher, dass der Betreffende die einschlägigen ausgleichenden Sicherheitsmaßnahmen kennt und das Dokument zurückbringt, sobald es nicht mehr benötigt wird. Der RCO erinnert das Personal daran, solche Dokumente so bald wie möglich zurückzubringen.
Die EU-VS-Registratur stellt einen Kurierausweis aus, wenn Verschlusssachen außerhalb des Landes, in dem sich die Registratur befindet, in persönlichem Gewahrsam befördert werden.
Detaillierte Anweisungen für RCO bezüglich der Registrierung von Verschlusssachen werden in einem Sicherheitsvermerk festgelegt.