Art. 12 32019D1961
Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL oder SECRET UE/EU SECRET werden zu Sicherheitszwecken bei Erhalt und vor ihrer Weiterleitung registriert. Die Registrierung erfolgt,
Die Registrierung kann auf Papier oder in elektronischen Logbüchern erfolgen.
Wird die Verschlusssache in einem elektronischen Kommunikations- und Informationssystem bearbeitet, so dürfen die Registrierungsverfahren im Wege systeminterner Abläufe erfolgen. In diesem Fall müssen im Kommunikations- und Informationssystem Maßnahmen vorgesehen sein, die die Integrität der Logdateien gewährleisten.
Der Registraturkontrollbeauftragte führt ein Register, das zu jeder Verschlusssache mindestens folgende Angaben enthält:
Tag der Registrierung des endgültigen als Verschlusssache eingestuften Dokuments,
Geheimhaltungsgrad,
ggf. Tag, an dem die Gültigkeit des Geheimhaltungsgrades endet,
Name der herausgebenden Dienststelle,
der/die Empfänger,
Betreff,
Aktenzeichen der herausgebenden Dienststelle für das Dokument,
Registrierungsnummer,
Zahl der verbreiteten Exemplare,
nach Möglichkeit das Verzeichnis der für die Erstellung des Dokuments verwendeten Quellen,
Tag der Herabstufung oder Aufhebung des Geheimhaltungsgrades und
nähere Angaben zur Vernichtung (Ort, Tag, Methode, Beaufsichtigung, Vernichtungsbescheinigung).