§ 5 SN-2628

Die Gerichte, Behörden und sonstigen öffentlichen Stellen des Freistaates Sachsen (anbietungspflichtige Stellen) haben dem Sächsischen Staatsarchiv alle Unterlagen zur Übernahme anzubieten, die sie zur Erfüllung ihrer Aufgaben nicht mehr benötigen. Abweichend von Satz 1 sind die Unterlagen jedoch spätestens 30 Jahre nach ihrer Entstehung dem Sächsischen Staatsarchiv anzubieten, sofern nicht durch Bundes- oder Landesrecht oder Verwaltungsvorschriften der obersten Bundes- oder Staatsbehörden längere Aufbewahrungsfristen bestimmt werden. Abweichend von Satz 1 sind elektronische Unterlagen, die einer laufenden Aktualisierung unterliegen, ebenfalls anzubieten. Näheres regeln das Sächsische Staatsarchiv und die fachlich zuständige Behörde einvernehmlich.

Soweit Bundes- oder Landesrecht nichts anderes bestimmt, erstreckt sich die Anbietungspflicht auch auf Unterlagen, die dem Datenschutz oder dem Geheimschutz unterliegen und die Daten im Sinne des Artikels 9 Absatz 1 der Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Richtlinie 95/46/EG (ABl. L 119 vom 4.5.2016, S. 1, L 314 vom 22.11.2016, S. 72), in der jeweils geltenden Fassung, enthalten, und auf Unterlagen, die personenbezogene Daten enthalten, welche nach Bundes- oder Landesrecht oder der Verordnung (EU) 2016/679 gelöscht, vernichtet oder in der Verarbeitung eingeschränkt werden müssten oder könnten oder in der Verarbeitung eingeschränkt worden sind. Soweit die Speicherung der Daten unzulässig war, ist dieses besonders zu kennzeichnen.

Werden gemäß Absatz 1 anbietungspflichtige Stellen in eine nichtstaatliche Trägerschaft überführt oder deren Aufgaben auf eine nichtstaatliche Stelle übertragen, haben sie alle Unterlagen, die zum Wirksamwerden der Änderung vorhanden sind, unverzüglich zu erfassen und dem Sächsischen Staatsarchiv ein Verzeichnis dieser Unterlagen zu übermitteln. Die Unterlagen sind dem Sächsischen Staatsarchiv anzubieten, sobald sie zur Erfüllung der Aufgaben nicht mehr benötigt werden. Absatz 1 Satz 3 und 4 sowie die Absätze 6 und 7 gelten entsprechend.

Zur Anbietung sind auch alle Personen und Stellen im Freistaat Sachsen verpflichtet, die die tatsächliche Verfügungsgewalt über Unterlagen im Sinne von § 4 Abs. 2 Satz 2 besitzen.

Die anbietungspflichtigen Stellen sind verpflichtet, die von ihnen herausgegebenen Veröffentlichungen unmittelbar nach Erscheinen einfach an das Sächsische Staatsarchiv abzugeben.

Das Sächsische Staatsarchiv entscheidet in den Fällen des Absatzes 1 und 2 innerhalb von sechs Monaten über die Archivwürdigkeit der Unterlagen. Zur Feststellung der Archivwürdigkeit ist den Bediensteten des Sächsischen Staatsarchivs Einsicht in die Unterlagen und die dazugehörigen Registraturhilfsmittel zu gewähren. Nach Ablauf dieser Frist entfällt die Verpflichtung zur weiteren Aufbewahrung.

Wird die Archivwürdigkeit bejaht, hat die anbietende Stelle die Unterlagen anhand von Ablieferungsnachweisen innerhalb von sechs Monaten an das Sächsische Staatsarchiv zur Übernahme zu übergeben. Wird die Archivwürdigkeit verneint, so hat die anbietende Stelle die Unterlagen zu vernichten, wenn weder Rechtsvorschriften noch schutzwürdige Belange betroffener Personen entgegenstehen. Über die Vernichtung ist ein Nachweis zu fertigen, der 30 Jahre aufzubewahren ist.

Das Sächsische Staatsarchiv kann Unterlagen bereits vor Ablauf der für die abgebende Stelle jeweils geltenden Aufbewahrungsfrist übernehmen, soweit Rechtsvorschriften nicht entgegenstehen. Die durch Rechts- oder Verwaltungsvorschriften festgelegten Aufbewahrungsfristen werden auch durch die Aufbewahrung im Archiv eingehalten.

Das Sächsische Staatsarchiv kann auf die Anbietung von Unterlagen ohne bleibenden Wert verzichten und für diese unbefristete Vernichtungsgenehmigungen erteilen. Absatz 7 Satz 2 und 3 gilt entsprechend. Das fachlich zuständige Staatsministerium kann im Einvernehmen mit dem Sächsischen Staatsarchiv durch Verwaltungsvorschrift Art und Umfang der anzubietenden Unterlagen bestimmen.

Das Sächsische Staatsarchiv hat nach der Übernahme ebenso wie die abgebende Stelle die schutzwürdigen Belange betroffener Personen zu berücksichtigen; insbesondere hat es bei Unterlagen mit personenbezogenen Daten bei der Erfüllung seiner Aufgaben die Vorschriften über die Sicherung dieser Unterlagen zu beachten, die für die abgebende Stelle gelten.