§ 9 SArchG

Das Landesarchiv entscheidet binnen eines halben Jahres im Benehmen mit der anbietenden Stelle, ob es sich um archivwürdige Unterlagen handelt. Die anbietende Stelle hat dem Landesarchiv Einblick in die angebotenen Unterlagen sowie die sie erschließenden Hilfsmittel zu gewähren.

Das Landesarchiv kann die Landesbehörden bei der Einrichtung und Organisation ihrer Registraturen beraten. Es berät die Behörden insbesondere bei der Sicherung ihrer elektronischen Akten in Hinblick auf deren spätere Archivierung. Bei der Einführung elektronischer Registraturen ist das Landesarchiv zu beteiligen.

Bei umfangreichen Sammlungen von Unterlagen und bei gespeicherten maschinenlesbaren Informationen ist das Benehmen zwischen der anbietenden Stelle und dem Landesarchiv dadurch herzustellen, dass Art, Umfang und Form des zu übernehmenden Archivguts vorab im Grundsatz festgelegt werden.

Archivwürdige Unterlagen sind vom Landesarchiv zu übernehmen; § 8 Abs. 2 gilt entsprechend. Unterlagen, die vom Landesarchiv nicht übernommen werden, sind von der anbietenden Stelle spätestens nach Ablauf der Frist des Absatzes 1 Satz 1 entsprechend den gesetzlichen Vorschriften zu löschen.

Die abgebende Behörde oder Stelle hat darauf zu achten, dass die angebotenen Akten sich in einem geordneten Zustand befinden. Sie hat mit den abzugebenden Akten eine Auflistung mitzuliefern. Sie trägt die Kosten für Verpackung und Versand. Bei Archivierung elektronischer Unterlagen ist die abgebende Stelle verpflichtet, die zur Verarbeitung und Nutzung der Daten notwendigen Informationen zu dokumentieren und dem Landesarchiv zu übergeben.

Stehen der Übernahme schutzwürdige Belange Betroffener entgegen, denen durch die Einschränkung der Nutzung nach § 11 Abs. 7 nicht hinreichend Rechnung getragen werden kann, sind die Unterlagen zu anonymisieren. Ergibt eine Prüfung der anbietenden Stelle und des Landesarchivs, dass diesen Belangen auch durch Anonymisierung der Daten nicht hinreichend Rechnung getragen werden kann oder kann in dieser Frage keine Einigung erzielt werden, so unterbleibt die Übernahme. Absatz 3 Satz 2 bleibt unberührt.