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Es muss gewährleistet sein, dass die Gütestelle durch Anlegung von Handakten ein geordnetes Bild über die von ihr entfaltete Tätigkeit geben kann. In diesen Akten sind insbesondere zu dokumentieren
der Zeitpunkt der Anbringung eines Güteantrags bei der Gütestelle, weiterer Verfahrenshandlungen der Parteien und der Gütestelle sowie der Beendigung des Güteverfahrens;
der Inhalt eines etwa zwischen den Parteien geschlossenen Vergleichs.
Die Gütestelle hat die Akten auf die Dauer von fünf Jahren nach Beendigung des Verfahrens aufzubewahren.
Innerhalb des in Absatz 2 genannten Zeitraums können die Parteien von der Gütestelle gegen Erstattung der hierdurch entstehenden Kosten beglaubigte Ablichtungen der Handakten und Ausfertigungen etwa geschlossener Vergleiche verlangen.