Anhang VI 32011D0202

I. Aufgaben Kernaufgaben der unabhängigen Überwachung (Audit Indépendant du Système — AIS) sind mittels Dokumentenkontrollen und Vor-Ort-Kontrollen: — die Nachprüfung des Legalitätsprüfungssystems (SVL) und seines Funktionierens durch Bewertung der Anwendung der Legalitätstabellen und der Kontrollen, des Systems der Rückverfolgbarkeit und des Systems zur Erteilung der Genehmigungen; — die Überprüfung der Verwendung der Genehmigungen bei Ankunft auf dem Markt der Union; — die Ermittlung von möglichen Lücken und Schwachstellen des SVL und Berichterstattung an den gemeinsamen Ausschuss zur Umsetzung des Abkommens (comité conjoint de mise en oeuvre de l’accord — CCM); — die Bewertung der Wirksamkeit der Korrekturmaßnahmen, die infolge der in den Überwachungsberichten festgestellten Mängel ergriffen worden sind. II. Qualifikation Die unabhängige Überwachung wird einem unabhängigen Beratungsbüro mit nachgewiesener Fachkompetenz im Prüfbereich und umfassenden Kenntnissen des Forstsektors in Kongo und/oder im Kongobecken übertragen. Die unabhängige Überwachungsinstanz muss sich ferner durch Folgendes auszeichnen: — Sie darf nicht unmittelbar in die Verwaltung, die Verarbeitung, den Handel mit Holzprodukten oder die Kontrolle von Tätigkeiten im kongolesischen Forstsektor eingebunden sein. Es darf sich nicht um Dienstleister handeln, die bereits im Auftrag staatlicher Stellen Kongos Forstkontrollen durchführen. — Sie muss über ein internes Qualitätssystem verfügen, das den Anforderungen von ISO 17021 oder einer vergleichbaren Norm entspricht. — Zu ihren Mitarbeitern müssen nachweislich Fachleute gehören, die Erfahrungen mit der Prüfung in den Bereichen Forstbewirtschaftung, Holzverarbeitungsindustrie, Systeme der Rückverfolgbarkeit, Holzausfuhr und internationale Märkte, einschließlich des Marktes der Union, haben. — Unter ihren Mitarbeitern müssen nachweislich Fachleute sein, die ausreichende Erfahrungen in Kongo und/oder anderswo im Kongobecken haben. Parallel zur Anwerbung internationaler Fachleute ist die Einbindung von Experten der Subregion zu fördern. — Sie darf sich weder verwaltungstechnisch noch finanziell in einer Situation befinden, durch die sie selbst oder die vorgesehenen Fachleute in einen Interessenkonflikt geraten könnten. III. Methodik Die unabhängige Überwachung erfolgt mittels Dokumentenkontrollen und Vor-Ort-Kontrollen. — Die unabhängige Überwachungsinstanz handelt in Übereinstimmung mit diesem Abkommen und verfügt über eine dokumentierte Verwaltungsstruktur und einen Verfahrensleitfaden nach den ISO-Normen 17021, 19011 oder gleichwertigen Standards, die der Öffentlichkeit zugänglich sind. Der Verfahrensleitfaden der Überwachungsinstanz und seine Anhänge dienen als Wegweiser für die (stichprobenartigen) Dokumenten- und Vor-Ort-Kontrollen und werden dem CCM zur Annahme vorgelegt. — Die unabhängige Überwachungsinstanz erstellt einen Dreijahresplan für ihre Prüfungen, deren Häufigkeit mit dem CCM abzustimmen ist. In den ersten beiden Jahren sollen mindestens drei Prüfungen stattfinden. Im dritten Jahr kann die Häufigkeit herabgesetzt werden, jedoch sollen ergänzend auch unangekündigte Kontrollen erfolgen. Häufigkeit und Intensität der Kontrollen können vom CCM anlässlich seiner Sitzungen, in denen er sich mit den Prüfberichten befasst, je nach Sachlage angepasst werden. — Die unabhängige Überwachungsinstanz richtet ein System zur Entgegennahme und Bearbeitung von Beschwerden über ihre Tätigkeit ein. Das Beschwerdesystem einschließlich der Richtlinien für die Berichte über die Beschwerden und Abhilfemaßnahmen wird vom CCM gebilligt. Dieses System soll eine sichere Verwahrung der Beschwerden gewährleisten und den Beschwerdeführern Vertraulichkeit garantieren. — Die unabhängige Überwachungsinstanz legt eine Analyse der festgestellten systemischen Probleme vor. — Die unabhängige Überwachungsinstanz behandelt die Daten vertraulich, die sie im Zuge ihrer Kontrolleinsätze bei den verschiedenen Einrichtungen sammelt. — Der Prüfbericht enthält alle zweckdienlichen Informationen über das Überwachungsprogramm und die Bestandsaufnahmen. Der Verfahrensleitfaden enthält ein Schema für den Überwachungs- und Ergebnisbericht. — Die unabhängige Überwachungsinstanz berichtet über ihre Schlussfolgerungen im Rahmen des vom CCM eingerichteten Mechanismus. IV. Informationsquellen Die unabhängige Überwachungsinstanz nutzt zur Ausübung ihrer Aufgaben alle verfügbaren Informationsquellen (Kontrollberichte, Jahresberichte, weitere Unterlagen, Gespräche, EDV-Datenbanken, Vor-Ort-Besichtigungen usw.) und hat insbesondere Zugang zu den für sachdienlich erachteten Dokumenten und Datenbanken der nachfolgenden Dienststellen und der im Rahmen des SVL akkreditierten Institutionen (Legalitätsprüfung, Überprüfung des Systems der Rückverfolgbarkeit, Überprüfung des Genehmigungssystems): 1. alle Dienststellen des Ministeriums für Forstwirtschaft (DGEF, DVRF, IGEF, SCPFE, DDEF, Brigaden und Kontrollposten usw. im Hoheitsgebiet Kongos und gegebenenfalls in den Nachbarländern), die für die Durchführung der laufenden Forstkontrolle im Rahmen der Nationalen Kontrollstrategie (die vom Ministerium vor der Umsetzung des Freiwilligen Partnerschaftsabkommens zu erstellen ist) verantwortlich sind; 2. an der Überwachung oder der Kontrolle der Holzwirtschaft beteiligte Akteure: — anerkannte private Stellen und Systeme zur freiwilligen Zertifizierung der Legalität, der Rückverfolgbarkeit und der Nachhaltigkeit; — die zivilgesellschaftliche kongolesische Einrichtung, nach dem Vorbild des Projekts zur unabhängigen Waldbeobachtung (Observation Indépendante des Forêts), das von 2007 bis 2009 von Resource Extraction Monitoring und Forest Monitor durchgeführt wurde. Sie soll die unabhängige Beobachtung der Umsetzung der Forstvorschriften über einen Mindestzeitraum von 3 Jahren (vgl. Anhang IX), möglicherweise mit Unterstützung internationaler NRO, übernehmen; · 3. andere Dienststellen von Ministerien wie dem Handelsministerium und dem Ministerium für Wirtschaft, Finanzen und Haushalt (Zoll, Steuern usw.), dem Verkehrs- und dem Arbeitsministerium (ONEMO, CNSS); 4. mit der Legalitätsprüfung oder der unabhängigen Überwachung des FLEGT-Systems betraute Stellen in den Nachbarländern und ihre Informationsquellen; 5. gemeinsame Ausschüsse zur Umsetzung der Freiwilligen Partnerschaftsabkommen zwischen der Union und den Nachbarländern; 6. weitere Informationsquellen: — Forstunternehmen — Gewerkschaften — Universitäten — örtliche Behörden — ortsansässige Bevölkerungsgruppen — nationale und internationale NRO — Wald-Umwelt-Projekte in Kongo — nicht anonyme Beschwerdeführer — sonstige von der unabhängigen Überwachungsinstanz für sachdienlich erachtete Quellen · 7. zuständige Behörden der Union. Die unabhängige Überwachungsinstanz kann unbeschadet der Bearbeitung der Beschwerden, die ihr über die Umsetzung oder die Funktionsweise des Legalitätsprüfungssystems und/oder der akkreditierten Prüfstellen zugetragen werden, Mitarbeiter des Legalitätsprüfungssystem oder im Rahmen des Systems akkreditierte Stellen befragen und Zeugenaussagen zusammentragen, die sie zur Erfüllung ihrer Aufgaben für notwendig erachtet. Die Vertragsparteien stellen sicher, dass die unabhängige Überwachungsinstanz im jeweiligen Hoheitsgebiet beider Vertragsparteien Zugang zu allen Informationen hat, die zur Erfüllung ihrer Aufgaben notwendig sind. V. Berichte Der Bericht der unabhängigen Überwachungsinstanz umfasst alle relevanten Informationen über das Überwachungsprogramm und die Funktionsweise des Legalitätsprüfungs- und des FLEGT-Genehmigungssystems. Im Anhang des Berichts sind sämtliche eingegangenen Beschwerden, die dazugehörigen Antworten und die zu treffenden Maßnahmen erfasst. Dieser Bericht wird vom CCM veröffentlicht. Die unabhängige Überwachungsinstanz legt jeder der beiden Vertragsparteien innerhalb einer Frist von einem Monat nach Abschluss der Vor-Ort-Kontrollen einen vorläufigen Bericht vor. Eine mündliche Vorstellung des Überwachungsberichts vor dem CCM kann vorgesehen werden. Die Kommentare der Vertragsparteien werden der unabhängigen Überwachungsinstanz zwecks Fertigstellung des Berichts innerhalb einer zwischen der unabhängigen Überwachungsinstanz und dem CCM vereinbarten Frist, die jedoch einen Monat nach Entgegennahme des Berichts nicht überschreitet, zugeleitet. Die unabhängige Überwachungsinstanz hat alle benötigten Informationen sowie die Antworten auf Anfragen innerhalb einer Frist zu geben, die zwischen der unabhängigen Überwachungsinstanz und dem CCM vereinbart werden kann, jedoch höchstens 15 Tage nach Eingang der Kommentare der beiden Vertragsparteien beträgt. Der Abschlussbericht stützt sich auf den vorläufigen Bericht und wird um alle Angaben der Vertragsparteien sowie um mögliche Reaktionen der unabhängigen Überwachungsinstanz ergänzt. Der CCM veröffentlicht den Abschlussbericht. Der CCM ermittelt unter anderem anhand des Überwachungsberichts sowie insbesondere der Kritik und der Beschwerden, die ihm über die Funktionsweise des Legalitätsprüfungssystems zugetragen wurden, welche Korrekturmaßnahmen gegebenenfalls zu ergreifen sind, und sorgt für deren Ausführung. Der Bericht über die Sitzungen des CCM, in denen er sich mit dem Bericht der unabhängigen Überwachungsinstanz befasst, wird veröffentlicht. VI. Beteiligte Institutionen Die am CCM-Prozess beteiligten Akteure wählen durch ein geeignetes transparentes Ausschreibungsverfahren den Bewerber aus, der die nötige Qualifikation hat, um die unabhängige Systemüberwachung durchzuführen. In dem Auswahlverfahren werden das Fachwissen des Bewerbers im Bereich Überwachung, seine Kenntnisse über den Forstsektor in Kongo bzw. im Kongobecken und seine internationale Glaubwürdigkeit insbesondere hinsichtlich seiner Unabhängigkeit geprüft. Der Bewerber schließt anschließend mit dem Staat einen Dreijahresvertrag, der ihm eine transparente und effiziente Arbeitsweise zusichert und verlängert werden kann, sofern der CCM zustimmt. Bei Bedarf kann eine neue Ausschreibung erfolgen. Die unabhängige Überwachungsinstanz muss für die Dauer der Vertragszeit ein ständiges Büro in Brazzaville haben oder eröffnen. Das Büro muss im Vertragszeitraum ständig besetzt sein und sowohl als Kontaktstelle für die beteiligten Akteure dienen als auch die Stichprobenkontrollen der Prüfer organisieren können. Die Prüfer sollen dort für eine festgelegte Zeit untergebracht werden. Die Berichte der unabhängigen Überwachungsinstanz und alle erforderlichen Korrekturmaßnahmen werden im CCM erörtert. Die Korrekturmaßnahmen werden anschließend der unabhängigen Überwachungsinstanz mitgeteilt. Bei Bedarf wird der Verfahrensleitfaden geändert.