Anhang V 32012D0373

1. EINLEITUNG Nachstehend wird der Rahmen für die Überprüfung des Legalitätssicherungssystems (Legality Assurance System — LAS) beschrieben, das mit dem Freiwilligen Partnerschaftsabkommen (FPA) zwischen der Regierung Liberias und der Union eingerichtet wird. Dabei geht es um die Aufgaben der unabhängigen Prüfinstanz, die das LAS überprüft und damit sicherstellt, dass sämtliches zur Ausfuhr oder zum Verkauf auf dem heimischen Markt bestimmte Holz im Einklang mit der Legalitätsdefinition und den Anforderungen hinsichtlich der Kontrolle der Lieferkette eingeschlagen und verarbeitet wird und dass die Genehmigungsbehörde nur für Ladungen, die die Anforderungen des LAS erfüllen, FLEGT-Genehmigungen erteilt. Diese Aufgabenbeschreibung enthält eine ausführliche Liste der einzelnen Aufgaben und ein Protokoll für die Datenerfassung und Berichterstattung. Darin werden zudem die wichtigsten Informationsquellen aufgeführt und das erforderliche Qualifikationsprofil der unabhängigen Prüfinstanz beschrieben. 2. ZIELE Zu den Zielen der unabhängigen Prüfinstanz zählen u. a. a) die Bewertung der Effizienz und Wirksamkeit des LAS und b) die Erhöhung der Glaubwürdigkeit des mit dem FPA eingerichteten LAS. 3. AUFGABEN Allgemeine Aufgabe der unabhängigen Prüfinstanz ist es, die Anwendung der Systeme zu überwachen, die zur Erfüllung sämtlicher mit dem LAS verbundenen rechtlichen Anforderungen eingerichtet wurden. Dabei geht es um die Anforderungen im Zusammenhang mit der Legalitätsdefinition, der Kontrolle der Lieferkette und der Überprüfung durch die liberianische Überprüfungsabteilung (Liberia Verification Department — LVD) und die liberianische Genehmigungsabteilung (Liberian Licensing Department — LLD). Diese Anforderungen werden in Anhang II bzw. IV beschrieben. Die Prüfmethoden müssen sich auf Nachweise stützen und sowohl Dokumentenprüfungen als auch Vor-Ort-Besuche einschließen. Im Einzelnen hat die unabhängige Prüfinstanz folgende Aufgaben: a) Überprüfung der Funktionsfähigkeit der Systeme und der Erfüllung der damit verbundenen rechtlichen Anforderungen in Bezug auf Holzeinschlag, -verarbeitung und -handel. Dazu zählen u. a. die Anforderungen hinsichtlich der Erteilung von Einschlagsrechten und der Vertragsvergabe, die Anforderungen vor dem Holzeinschlag sowie die Anforderungen in Bezug auf Einschlag, Verarbeitung und Lieferungen; b) Überprüfung der Wirksamkeit und Funktionsfähigkeit des Systems zur Kontrolle der Lieferkette — ein wesentlicher Bestandteil des LAS — und Bestätigung der Erfüllung der Anforderungen in allen Phasen von den Maßnahmen vor dem Einschlag bis hin zur Ausfuhr bzw. zum Verkauf auf dem heimischen Markt; c) Bewertung der Leistungsfähigkeit und Wirksamkeit der LVD und anderer Regierungsstellen, die an der Überprüfung der Erfüllung der rechtlichen Anforderungen im Rahmen des LAS beteiligt sind; d) Bewertung des Systems, mit dem sichergestellt wird, dass die LLD FLEGT-Genehmigungen nur für Holzladungen erteilt, die in vollständigem mit den Anforderungen des LAS erzeugt bzw. ausgeführt werden; e) Bewertung des Verfahrens zur Überprüfung der Gültigkeit von Genehmigungen (hiermit soll gewährleistet werden, dass das Genehmigungsüberprüfungssystem effizient funktioniert und nicht mit einem übermäßigen Zeit- oder Arbeitsaufwand für den Genehmigungsinhaber verbunden ist); f) Bewertung der Behandlung bzw. Nichtbehandlung gemeldeter Verstöße durch die zuständigen Behörden; g) Bewertung der Wirksamkeit etwaiger Korrekturmaßnahmen; h) Ermittlung von Defiziten und Schwachstellen im LAS, z. B. in Bezug auf die Komponenten Lieferkettenkontrolle, Legalitätsüberprüfung und Genehmigungserteilung, und Bewertung ihrer Auswirkungen auf die Glaubwürdigkeit des LAS; i) Vorlage eines Prüfberichts mit Ergebnissen und Empfehlungen an den Gemeinsamen Ausschuss für die Umsetzung des Abkommens (Joint Implementation Committee - JIC), der zur regelmäßigen Veröffentlichung dieser Berichte verpflichtet ist. 4. METHODIK: METHODEN ZUR DATENERFASSUNG UND -AUSWERTUNG UND ZUR BERICHTERSTATTUNG Die unabhängige Prüfinstanz muss bei der Wahrnehmung ihrer Aufgaben Professionalität und Integrität an den Tag legen. Sie erstellt einen Leitfaden, in dem die Verfahren zur Datenerfassung, zur Bewertung von Sachverhalten und zur Berichterstattung dargelegt sind. Dieser Leitfaden wird vom JIC überprüft und gebilligt. Die unabhängige Prüfinstanz wendet die im Leitfaden festgelegten Verfahren bei der Durchführung von Prüfungen, Vor-Ort-Besuchen und Untersuchungen, bei der Einholung von Rückmeldungen der beteiligten Akteure sowie bei der Dokumentation ihrer Ergebnisse und der Vorlage ihrer zur Veröffentlichung bestimmten Berichte an den JIC an. 4.1. Arbeitsprogramm a) Im ersten Jahr nach der Einführung des FLEGT-Genehmigungssystems führt die unabhängige Prüfinstanz zwei Prüfungen durch. Die erste Prüfung dient zur Feststellung, ob alle Komponenten des LAS vorhanden und voll funktionsfähig sind. Die zweite Prüfung — und alle späteren Prüfungen — dienen zur Bewertung der Leistung des LAS. b) In den Jahren danach führt die unabhängige Prüfinstanz mindestens einmal im Jahr eine Prüfung des LAS durch. c) Erforderlichenfalls kann die unabhängige Prüfinstanz auch unangekündigte Prüfungen und Stichproben durchführen. 4.2. Prüfumfang a) Die Tätigkeit der unabhängigen Prüfinstanz erstreckt sich auf alle Aspekte des LAS, darunter die Einhaltung der Vorgaben der Legalitätsdefinition, das Lieferkettenkontrollsystem, die Legalitätsüberprüfung und Genehmigungserteilung sowie jede Art von Zertifizierung, die die Regierung als Nachweis für die Erfüllung der LAS-Anforderungen anerkennt. b) Die unabhängige Prüfinstanz prüft die einschlägigen Aktivitäten sämtlicher Institutionen, darunter staatlicher Stellen, die für die verschiedenen Aspekte des liberianischen LAS zuständig sind. c) Die unabhängige Prüfinstanz prüft die Systeme, die die zuständigen EU-Behörden zur Überprüfung der von Liberia ausgestellten FLEGT-Genehmigungen verwenden. 4.3. Erlangung von Nachweisen Die Methoden zur Erlangung von Nachweisen sind im Verfahrensleitfaden der unabhängigen Prüfinstanz festgelegt. Dazu zählen u. a. Vor-Ort-Kontrollen, Untersuchungen, Interviews, Dokumentation. Der Leitfaden gibt auch vor, wie die unabhängige Prüfinstanz Beschwerden zu behandeln hat. 4.4. Auswertung Bei den Untersuchungen sorgt die unabhängige Prüfinstanz für eine Auswertung der Nachweise nach ISO 19011 oder einer gleichwertigen Norm. 4.5. Prüfsysteme Bei der Dokumentation von Auditnachweisen, der Ermittlung von Fehlern und Regelverstößen im Rahmen des LAS und bei der Überprüfung entsprechender Korrekturmaßnahmen geht die unabhängige Prüfinstanz wie folgt vor: a) Sie führt ausreichende Aufzeichnungen über die Auditnachweise, die Aufschluss über Leistung/Nichtleistung und Erfüllung/Nichterfüllung bieten; b) sie zeichnet auf und bewertet eine auf der Grundlage einer Risikoanalyse ausgewählte Stichprobe von Fällen, in denen Anforderungen der verschiedenen Komponenten des LAS, einschließlich der Genehmigungserteilung, nicht erfüllt wurden, sowie die entsprechenden Korrekturmaßnahmen; c) sie führt Aufzeichnungen über festgestellte systembezogene Schwachstellen, Defizite und verbesserungsbedürftige Bereiche des LAS und sorgt für eine klare Unterscheidung zwischen ihnen; d) sie führt Aufzeichnungen über alle Korrekturmaßnahmen, die von den zuständigen Akteuren, darunter der Forstentwicklungsbehörde (Forestry Development Authority — FDA), sonstigen staatlichen Stellen und für andere Aspekte des LAS zuständigen privaten Stellen, ergriffen werden, und bewertet deren Wirksamkeit. 5. ERSTELLUNG UND VERÖFFENTLICHUNG DER PRÜFBERICHTE 5.1. Die unabhängige Prüfinstanz erstellt ihre Berichte nach einem mit dem JIC vereinbarten Schema/Protokoll. Die unabhängige Prüfinstanz a) berichtet über Aktivitäten gemäß dem mit dem JIC vereinbarten Arbeitsprogramm, b) erstellt ihre Berichte im Einklang mit international anerkannten Auditgrundsätzen und den mit dem JIC vereinbarten Vorgaben, c) legt alle Berichte dem JIC vor, der dazu Stellung nimmt, und d) erstellt Schlussberichte, die den Anmerkungen des JIC Rechnung tragen. 5.2. Die vom JIC gebilligten Berichte werden veröffentlicht. 6. INFORMATIONSQUELLEN Zu den Hauptinformationsquellen zählen u. a. Dokumente, Vor-Ort-Besuche und Konsultationen/Treffen mit den in der Legalitätsdefinitionen (siehe Legalitätsmatrix in Anhang II) genannten Akteuren. Die Regierung Liberias und die Union sorgen dafür, dass die unabhängige Prüfinstanz Zugang zu allen notwendigen Informationen, einschließlich der von ihr als relevant erachteten Dokumente und Datenbanken, erhält, insbesondere zu denjenigen Informationen, die zur Bewertung der Wirksamkeit der Systeme benötigt werden, die zur Überprüfung der Erfüllung der Anforderungen des LAS dienen. Dazu gehört auch der Zugang zu Informationen, die von Behördenstellen oder von diesen beauftragten privaten Akteuren erzeugt oder gesammelt werden. Außerdem wird der unabhängigen Prüfinstanz vor, während und nach den forstwirtschaftlichen Tätigkeiten uneingeschränkter Zugang zu allen bewirtschafteten Waldgebieten gewährt. Dies schließt auch den Zugang zu den Einschlagsorten und anderen Waldgebieten ein, wo Waldressourcen gewonnen oder verarbeitet werden, sowie zu den Ausfuhrorten. Durch diesen umfassenden Zugang zu Informationen soll die unabhängige Prüfinstanz in die Lage versetzt werden, Schwachstellen im LAS aufzudecken. Die unabhängige Prüfinstanz hat insbesondere Zugang zu den folgenden Regierungsstellen, von der Regierung zur Wahrnehmung von Aufgaben im Rahmen des LAS benannten oder beauftragen Stellen und sonstigen Akteuren, die Informationen über das Funktionieren des LAS bereitstellen können: 6.1. Regierung von Liberia und von ihr benannte Stellen a) Abteilungen der FDA, die an verschiedenen Aspekten des kommerziellen Holzeinschlags beteiligt sind. Dazu gehören die Abteilungen, die an den vor der Erteilung von Einschlagsrechten vorgesehenen Verfahren (Validierung von Konzessionsgebieten, Vorauswahl von Forst- und anderen am kommerziellen Forstsektor interessierten Unternehmen sowie Ankündigung und Einleitung von Ausschreibungen und Eröffnung von Angeboten) beteiligt sind; b) Abteilungen der FDA, die an der Rechtsdurchsetzung im kommerziellen Sektor beteiligt sind; c) Abteilungen der FDA und andere Stellen, die an der Umsetzung des Legalitätssicherungssystems und an damit verbundenen Maßnahmen zur Rechtsdurchsetzung beteiligt sind; d) weitere Regierungsstellen und von ihnen benannten Bürger, die sich an der Bewertung der Angebote beteiligen (u. a. Ausschuss für die Bewertung von Angeboten, Ausschuss für Sorgfaltspflicht und interministerieller Ausschuss für Konzessionen); e) die Legislativausschüsse für Forstwirtschaft, das Repräsentantenhaus und der Senat — im Hinblick auf ihre jeweiligen Rollen bei der Ratifizierung von Lizenzen für die Nutzung von Waldressourcen; f) die liberianische Umweltschutzbehörde (Environmental Protection Agency — EPA) Liberias; g) Ministerien mit Zuständigkeit für die Ausfuhr von Holzprodukten, darunter das Finanzministerium, das Handelsministerium und die Nationale Hafenbehörde, sowie die internen Abteilungen dieser Ministerien, die für verschiedene Aspekte des Prozesses unmittelbar zuständig sind; h) der mit dem Betrieb des Legalitätssicherungssystems beauftragte Anbieter. 6.2. Zivilgesellschaft und lokale Gemeinschaften a) Lokale, nationale, regionale und internationale zivilgesellschaftliche Organisationen, die an der Überwachung forstwirtschaftlicher Aktivitäten in Liberia beteiligt sind; b) lokale Gemeinschaften und Privatpersonen, die an der Überwachung forstwirtschaftlicher Aktivitäten beteiligt sind; c) von lokalen Gemeinschaften eingerichtete Gremien für Forstwirtschaft und Forstentwicklung, die sich mit verschiedenen Aspekten des kommerziellen Forstsektors befassen. 6.3. Sonstige Quellen a) Forstunternehmen, einschließlich Unternehmen, die private Zertifizierungsprozesse durchlaufen; b) akademische Einrichtungen; c) Kommunalbehörden; d) lokale Gemeinschaften und Bevölkerungsgruppen; e) auf dem Gebiet der nachhaltigen Forstwirtschaft tätige Zertifizierungsstellen; f) Beschwerdeführer; g) zuständige Behörden; h) interessierte Kreise und Akteure, die Beschwerde einlegen oder eine Ad-hoc-Prüfung bestimmter Aspekte des LAS beantragen; i) jede andere Quelle, die die unabhängige Prüfinstanz als relevant erachtet. 7. QUALIFIKATIONEN Die unabhängige Prüfinstanz muss über Integrität, Objektivität, langjährige Erfahrung in der Durchführung ähnlicher Prüfungen und die Fähigkeit zur systemischen Analyse verfügen. Die unabhängige Prüfinstanz muss glaubwürdig und von liberianischen Wirtschaftsbeteiligten und liberianischen Einrichtungen, die eine kommerzielle oder regulierende Rolle im Forstsektor spielen, unabhängig sein. Die unabhängige Prüfinstanz muss dafür sorgen, dass ihr Personal potenzielle Interessenkonflikte offenlegt und die Maßnahmen nennt, die sie treffen wird, um diese auszuräumen. Um die weiteren Anforderungen zu erfüllen, muss die unabhängige Prüfinstanz über Folgendes verfügen: a) ein dokumentiertes internes Qualitätsmanagementsystem, das die Anforderungen von ISO 17021 oder einer gleichwertigen Norm erfüllt, und die Fähigkeit zur Durchführung von Audits nach ISO 19011 oder einer gleichwertigen Norm; b) Erfahrung in der Prüfung von Managementsystemen; c) einen Mechanismus für die transparente Behandlung von Beschwerden; d) vielfältige Kompetenzen, u. a. im Bereich Audit (vorzugsweise auf dem Gebiet der Forstwirtschaft) und ausreichende Fachkenntnisse und Erfahrungen in der Wahrnehmung ähnlicher Aufgaben in anderen Teilen der Welt (vorzugsweise Afrika); e) Mitarbeiter, die nachweislich über ausreichende Erfahrung in Liberia und/oder anderen westafrikanischen Ländern verfügen. Parallel zur Anwerbung internationaler Fachleute ist die Einbindung von Experten aus der Subregion zu fördern; f) fundierte Kenntnisse des kommerziellen Forstsektors, vorzugsweise in Afrika; g) Mitarbeiter mit Fachkenntnissen in verschiedenen Bereichen der Forstwirtschaft wie u. a. Waldbewirtschaftung, Verarbeitung, Rückverfolgbarkeits- und Lieferkettenkontrollsysteme sowie internationaler Handel mit Holz und Holzprodukten. Die unabhängige Prüfinstanz kann die Gründung einer Partnerschaft oder eines Joint Ventures mit einer liberianischen Organisation in Erwägung ziehen. 8. AUSWAHLVERFAHREN UND INSTITUTIONELLE REGELUNGEN Die Einsetzung der unabhängigen Prüfinstanz erfolgt im Anschluss an eine für nationale und internationale Einrichtungen offene Ausschreibung. Die Bewertung der Angebote erfolgt in transparenter Weise, und sämtliche Akteure werden über die dabei angewandten Kriterien informiert. Die Ergebnisse der Überprüfung der an der Ausschreibung teilnehmenden Einrichtungen und der Bericht über die Bewertung der Angebote werden veröffentlicht. 9. WEITERE ANFORDERUNGEN In diesem Abschnitt werden weitere an die unabhängige Prüfinstanz gestellte Anforderungen aufgeführt, auf die in den obigen Abschnitten nicht näher eingegangen wurde. 9.1. Zugänglichkeit Die unabhängige Prüfinstanz sollte über eine Kontaktstelle in Liberia verfügen, an die sich Privatunternehmen, Regierungsstellen und zivilgesellschaftliche Organisationen wenden können. 9.2 Kapazitätsaufbau und Nachhaltigkeit Die unabhängige Prüfinstanz a) pflegt Kontakte mit der Zivilgesellschaft, dem Privatsektor und Regierungsstellen (z. B. im Rahmen von Workshops oder Briefings), um liberianische Akteure mit ihrer Prüftätigkeit vertraut zu machen, und b) stellt qualifizierte Liberianer ein und steigert deren individuelle Fähigkeit zur Durchführung unabhängiger Prüfungen des LAS.