Anhang VII 32011D0202

Das FLEGT-Partnerschaftsabkommen zwischen der Union und Kongo sieht die Entwicklung und Anwendung eines Legalitätsprüfungssystems (SVL) vor, mit dem gewährleistet werden soll, dass alle im Abkommen genannten und aus Kongo in die Union eingeführten Holzprodukte legal erzeugt wurden. Das SVL soll u. a. Folgendes umfassen: eine Definition des Begriffs „legal erzeugtes Holz“, in der auch alle Rechtsvorschriften genannt werden, die eingehalten werden müssen, damit eine Genehmigung erteilt werden kann; Kontrollen der Lieferkette, die die Rückverfolgbarkeit des Holzes vom Einschlag bis zur Ausfuhr gewährleisten; die Überprüfung der Einhaltung aller Elemente der Legalitätsdefinition und der Lieferkettenkontrolle; Genehmigungsverfahren und Erteilung von FLEGT-Genehmigungen sowie eine unabhängige Überwachung zur Gewährleistung des ordnungsgemäßen Funktionierens des Systems. Die Erwartungen der Union an das SVL sind in einer Reihe von Informationsvermerken zusammengefasst, die von einer von der Europäischen Kommission eingesetzten Expertengruppe erstellt wurden . Bewertungskriterien Vor der vollständigen Inbetriebnahme des Genehmigungssystems wird das SVL Gegenstand einer unabhängigen technischen Bewertung sein, deren Umfang und Inhalt gemeinsam von den beteiligten Parteien und dem gemeinsamen Ausschuss festgelegt werden. Die nachstehenden Kriterien legen fest, was das SVL in der Praxis leisten soll, und bilden die Grundlage für die Festlegung des Umfangs und Inhalts der technischen Bewertung. Zweck der Bewertung ist es, i) die Systemspezifikationen mit besonderem Schwerpunkt auf etwaigen nach Unterzeichung des FLEGT-Partnerschaftsabkommens vorgenommenen Änderungen und ii) das Funktionieren des Systems in der Praxis zu überprüfen. Abschnitt 1: Legalitätsdefinition Der Begriff „legal erzeugtes Holz“ muss auf der Grundlage der in Kongo geltenden Rechtsvorschriften definiert werden. Die Definition muss unzweideutig, objektiv überprüfbar und in der Praxis anwendbar sein und sich zumindest auf die Rechtsvorschriften stützen, die Folgendes regeln: — Ernterechte: Erteilung gesetzlich verbürgter Ernterechte in gesetzlich festgelegten Gebieten. — Forstwirtschaftliche Tätigkeiten: Einhaltung der Rechtvorschriften im Bereich Forstwirtschaft einschließlich der einschlägigen umwelt- und arbeitsrechtlichen Bestimmungen. — Gebühren und andere Abgaben: Einhaltung der Rechtsvorschriften in Bezug auf Steuern und mit der Holzernte und den Ernterechten in direktem Zusammenhang stehende Gebühren. — Sonstige Nutzer: gegebenenfalls Achtung der Eigentums- und Nutzungsrechte anderer Parteien in Bezug auf Land und sonstige Ressourcen, die möglicherweise von den Einschlagsrechten berührt werden. — Handel und Zoll: Einhaltung der Handels- und Zollvorschriften Ist klar, welche Rechtsinstrumente den einzelnen Elementen der Definition zugrunde liegen? Wurden Kriterien und Indikatoren festgelegt, anhand deren die Einhaltung der einzelnen Elemente der Definition überprüft werden kann? Sind diese Kriterien/Indikatoren eindeutig, objektiv und in der Praxis anwendbar? Weisen die Kriterien und Indikatoren den verschiedenen Akteuren klar definierte Rollen und Zuständigkeiten zu und wird im Rahmen der Überprüfung die Leistung aller beteiligten Akteure bewertet? Stützt sich die Legalitätsdefinition auf das geltende Recht in den wichtigsten oben genannten Bereichen? Wenn nicht, warum wurden bestimmte Bereiche des geltenden Rechts nicht berücksichtigt? Wurden durch der Einbeziehung der beteiligten Akteure in die Festlegung der Definition die wichtigsten Bereiche des geltenden Rechts berücksichtigt? Berücksichtigt das Legalitätskontrollsystem die wichtigsten im Rahmen der Konsultation mit den beteiligten Akteuren ermittelten Rechtsvorschriften? Wurden die Legalitätsdefinition und -matrix bzw. -tabelle seit Abschluss des FLEGT-Partnerschaftsabkommens geändert? Wurden Indikatoren und Kriterien entwickelt, um die Überprüfung dieser Änderungen zu ermöglichen? Abschnitt 2: Kontrolle der Lieferkette Die Systeme zur Kontrolle der Lieferkette müssen in glaubwürdiger Weise die Rückverfolgbarkeit von Holzprodukten entlang der Lieferkette vom Einschlag bzw. von der Einfuhr bis hin zur Ausfuhr gewährleisten. Es wird nicht immer notwendig sein, die physische Rückverfolgbarkeit eines einzelnen Baumstammes, einer einzelnen Holzladung oder eines einzelnen Holzprodukts von der Ausfuhr bis zurück zum Einschlag zu gewährleisten; jederzeit gewährleistet sein muss dagegen die Verfolgbarkeit vom Einschlag bis zum ersten Mischpunkt (z. B. Holzterminal oder Verarbeitungsbetrieb). 2.1. Nutzungsrechte Die Gebiete, für die Holznutzungsrechte erteilt wurden, und die Inhaber dieser Rechte sind klar identifiziert. Bietet das Kontrollsystem die Gewähr dafür, dass nur Holz aus Waldgebieten, für die gültige und anerkannte Nutzungsrechte erteilt wurden, in die Lieferkette gelangt? Bietet das Kontrollsystem die Gewähr dafür, dass den Unternehmen, die die Holzernte durchführen, Nutzungsrechte für das betreffende Waldgebiet erteilt wurden? Sind die Verfahren für die Erteilung von Nutzungsrechten und Informationen über die erteilten Rechte und deren Inhaber öffentlich zugänglich? 2.2. Systeme zur Kontrolle der Lieferkette Es bestehen wirksame Mechanismen zur Rückverfolgung von Holz und Holzprodukten entlang der Lieferkette vom Einschlag bis zur Ausfuhr. Die Methoden zur Kennzeichnung von Holz und Holzprodukten können unterschiedlich sein und werden wahrscheinlich von der Etikettierung einzelner Stücke bis hin zur Ausstellung von Begleitdokumenten für Ladungen oder Lose reichen. Bei der Auswahl der Methode sollte dem Typ und dem Wert des jeweiligen Holzprodukts sowie dem Risiko einer Vermengung mit illegalen oder ungeprüften Produkten Rechnung getragen werden. Sind alle alternativen Methoden zur Kontrolle der Lieferkette in den Leitfäden des Kontrollsystems genannt und beschrieben? Sind alle Phasen der Lieferkette in den Leitfäden des Kontrollsystems genannt und beschrieben? Wurden Methoden festgelegt und dokumentiert, mit denen (a) der Ursprung eines Produkts festgestellt und (b) die Vermengung mit Produkten aus unbekannten Quellen an nachfolgenden Stellen der Lieferkette verhindert werden kann? — Einschlag — Beförderung — Zwischenlagerung — Eingang beim Erstverarbeiter — Verarbeitung — Zwischenlagerung — Beförderung — Ankunft am Ausfuhrort Welche Organisationen sind für die Kontrolle der Holzflüsse zuständig? Verfügen sie über ausreichende menschliche und sonstige Ressourcen, um ihre Kontrollaufgaben wahrzunehmen? 2.3. Mengen Es bestehen solide und wirksame Mechanismen zur Erfassung der Mengen an Holz und Holzprodukten an jeder Stelle der Lieferkette einschließlich möglichst genauer Schätzungen des Volumens des ungeschlagenen Holzes in jedem Erntegebiet vor dem Einschlag. Ergeben sich aus dem Kontrollsystem quantitative Daten zu den Inputs und Outputs an den folgenden Stellen der Lieferkette? — Stehende Bäume — Einschlag/Aufarbeitung des Holzes — Beförderung und Lagerung des Holzes — Eingang des Holzes im Werk — Eintritt in den Produktionsprozess/die Verarbeitung — Verlassen des Produktionsprozesses/der Verarbeitungsstätte — Verlassen des Werks — Ankunft des Holzes am Ausfuhrort Welche Organisationen sind für die Eingabe der quantitativen Daten in das Kontrollsystem zuständig? Wie wird die Datenqualität überprüft? Werden sämtliche quantitativen Daten so erfasst, dass sie zeitnah mit den in an den vor- und nachgelagerten Stellen der Lieferkette erhobenen quantitativen Daten abgeglichen werden können? Welche Informationen über die Lieferkettenkontrolle werden öffentlich zugänglich gemacht? Wie erlangen die beteiligten Akteure Zugang zu diesen Informationen? 2.4. Vermischung von SVL-geprüften Holzprodukten mit anderen genehmigten Holzprodukten Wird die Vermischung von Stämmen oder Holzprodukten aus nachweislich legalen Quellen mit Stämmen oder Holzprodukten aus anderen Quellen gestattet, so wird durch ausreichende Kontrollen gewährleistet, dass Holz, das aus unbekannten Quellen stammt oder ohne Einschlagsgenehmigung geerntet wurde, von der Vermischung ausgeschlossen wird. Ermöglicht das Kontrollsystem die Vermischung von im Rahmen des SVL überprüftem Holz mit anderem aufgrund von Genehmigungen geschlagenem Holz (z. B. eingeführtes Holz oder Holz aus einem Waldgebiet, für das Einschlagsrechte erteilt wurde, das aber noch nicht in vollem Umfang in die Überprüfung einbezogen wurde? Welche Kontrollmaßnahmen werden in solchen Fällen ergriffen? Gewährleisten die Kontrollen z. B., dass an jeder Stelle der Lieferkette der angegebene geprüfte und bestätigte Output den geprüften und bestätigten Input nicht übersteigt? 2.5. Eingeführte Holzprodukte Es bestehen ausreichende Kontrollen, um zu gewährleisten, dass eingeführte Holzprodukte legal eingeführt wurden. Wie wird die legale Einfuhr von Holz und Holzprodukten nachgewiesen? Welche Nachweise müssen vorgelegt werden, um zu belegen, dass die eingeführten Holzprodukte von einem in einem Drittland legal geschlagenen Baum stammen? Werden im Rahmen des SVL eingeführtes Holz und eingeführte Holzprodukte entlang der gesamten Lieferkette verfolgt? Wenn zur Herstellung von Holzprodukten, einschließlich zusammengesetzter Erzeugnisse, eingeführtes Holz verwendet wird, enthält die FLEGT-Genehmigung eine Angabe zum jeweiligen Ursprungsland? Abschnitt 3: Überprüfung Im Rahmen der Überprüfung werden ausreichende Kontrollen durchgeführt, um die Legalität von Holz und Holzprodukten zu gewährleisten. Es werden solide und wirksame Überprüfungsmethoden angewandt, um sicherzustellen, dass jede Nichteinhaltung der rechtlichen Anforderungen, ob beim Einschlag oder entlang der Lieferkette, festgestellt wird und rechtzeitig Korrekturmaßnahmen ergriffen werden können. 3.1. Organisation Die Überprüfung wird von einer staatlichen Stelle oder einer privaten bzw. gemischt öffentlich-privaten Organisation durchgeführt, die über ausreichende Ressourcen, Managementsysteme und qualifizierte Mitarbeiter sowie über solide und wirksame Mechanismen zur Verhinderung von Interessenkonflikten verfügt. Hat die Regierung eine oder mehrere Stellen zur Wahrnehmung der Überprüfungsaufgaben benannt? Sind das entsprechende Mandat und die damit verbundenen Zuständigkeiten klar definiert und wurden sie öffentlich bekannt gegeben? Verfügt die Überprüfungsstelle über ausreichende Ressourcen, um die Anwendung der Legalitätsdefinition und der Systeme zur Kontrolle der Lieferkette für Holz und Holzprodukte zu überprüfen? Verfügt die Überprüfungsstelle über ein dokumentiertes Managementsystem, das: — den Einsatz von ausreichend qualifizierten, erfahrenen Prüfern gewährleistet, — eine interne Kontrolle/Aufsicht umfasst, — über Mechanismen zur Verhinderung von Interessenskonflikten verfügt, — die Transparenz des Überprüfungssystems sicherstellt und — eine klar definierte Überprüfungsmethodik anwendet? 3.2. Überprüfung anhand der Legalitätsdefinition Der Überprüfungsumfang ist klar festgelegt. Durch eine dokumentierte Überprüfungsmethodik wird sichergestellt, dass eine systematische, transparente und nachweisgestützte Überprüfung in regelmäßigen Abständen durchgeführt wird und alle Elemente der Legalitätsdefinition abdeckt. Deckt die Überprüfungsmethodik alle Elemente der Legalitätsdefinition ab und schließt sie auch einen Konformitätstest mit allen angegebenen Indikatoren ein? Erfordert die Überprüfung — Kontrollen von Dokumenten, Betriebsprotokollen und der Arbeit vor Ort (auch unangekündigt), — die Einholung von Informationen von externen interessierten Kreisen, — die Führung von Aufzeichnungen, die eine Kontrolle durch Innenrevisoren und die unabhängige Überwachungsinstanz ermöglichen? Besteht eine klar definierte institutionelle Rollen- und Kompetenzverteilung und wird sie beachtet? Werden die Ergebnisse der Überprüfung anhand der Legalitätsdefinition veröffentlicht? Wie erlangen die beteiligten Akteure Zugang zu diesen Informationen? 3.3. Überprüfung der Systeme zur Kontrolle der Lieferkette Der Überprüfungsumfang wurde festgelegt und deckt die gesamte Lieferkette vom Einschlag bis zur Ausfuhr ab. Durch eine dokumentierte Überprüfungsmethodik wird sichergestellt, dass eine systematische, transparente und nachweisgestützte Überprüfung in regelmäßigen Abständen durchgeführt wird, die alle Elemente der Legalitätsdefinition abdeckt und den regelmäßigen und zeitnahen Datenabgleich an den einzelnen Stellen der Lieferkette vorsieht. Besteht eine klar definierte institutionelle Rollen- und Kompetenzverteilung und wird sie beachtet? Sieht die Überprüfungsmethodik eine vollständige Überprüfung der Lieferkettenkontrollen vor? Ist dies in der Überprüfungsmethodik klar festgelegt? Womit wird nachgewiesen, dass die Überprüfung der Lieferkettenkontrollen durchgeführt wurde? Datenabgleich: — Welche Organisation ist für den Datenabgleich zuständig? Verfügt sie über ausreichende personelle und sonstige Ressourcen, um ihre Datenverwaltungsaufgaben wahrzunehmen? — Wurden Methoden entwickelt, um die Übereinstimmung zwischen dem ungeschlagenen Holz und dem Holz bei Eingang im Werk oder am Ausfuhrort zu überprüfen? — Wurden Methoden entwickelt, um die Übereinstimmung zwischen dem Input an Rohmaterial und dem Output an verarbeiteten Erzeugnissen in den Sägewerken oder anderen Anlagen zu überprüfen? — Ist entlang der gesamten Lieferkette ein zuverlässiger Datenabgleich für Einzelstücke oder Lose möglich? — Welche Informationssysteme und -technologien werden zur Datenspeicherung, zum Datenabgleich und zur Berichterstattung eingesetzt? Wurden wirksame Systeme zur Gewährleistung der Datensicherheit eingerichtet? Werden die Ergebnisse der Überprüfung der Lieferkettenkontrolle veröffentlicht? Wie erlangen die beteiligten Akteure Zugang zu diesen Informationen? 3.4. Nichteinhaltung Es besteht ein wirksamer Mechanismus, mit dem bei Nichteinhaltung der Legalitätsanforderungen Korrekturmaßnahmen gefordert und durchgesetzt werden können. Ist im Rahmen des Überprüfungssystems festgelegt, wie solche Maßnahmen gefordert werden? Sind Mechanismen zum Umgang mit der Nichteinhaltung der Legalitätsanforderungen entwickelt worden? Werden sie in der Praxis umgesetzt? Werden in ausreichendem Maße Aufzeichnungen über die festgestellten Fälle der Nichteinhaltung und die entsprechende Korrekturmaßnahmen geführt? Wird die Wirksamkeit der Korrekturmaßnahmen bewertet? Welche Informationen über die Nichteinhaltung der Legalitätsanforderungen werden veröffentlicht? Abschnitt 4: Genehmigungen Kongo hat eine Genehmigungsstelle benannt, die für die Erteilung von FLEGT-Genehmigungen zuständig ist. FLEGT-Genehmigungen werden entweder für einzelne Ladungen oder für einzelne zugelassene Marktteilnehmer erteilt. 4.1. Organisation Welche Stelle ist für die Erteilung von FLEGT-Genehmigungen zuständig? Verfügen die Genehmigungsstelle und ihr Personal über klar definierte Vorgaben für die Erteilung von FLEGT-Genehmigungen, die auch veröffentlicht wurden? Wurden ein Anforderungsprofil und interne Kontrollen für das Personal der Genehmigungsstelle festgelegt? Verfügt die Genehmigungsstelle über ausreichende Ressourcen, um ihre Aufgaben wahrnehmen zu können? 4.2. Erteilung von Genehmigungen Verfügt die Genehmigungsstelle über dokumentierte Verfahren für die Erteilung von Genehmigungen? Wurden diese Verfahren und Informationen über etwaige zu entrichtende Gebühren veröffentlicht? Welche Belege gibt es dafür, dass diese Verfahren in der Praxis ordnungsgemäß angewandt werden? Stehen ausreichende Aufzeichnungen über die erteilten Genehmigungen und die abgelehnten Anträge zur Verfügung? Umfassen diese Aufzeichnungen auch die Nachweise, auf deren Grundlage die Genehmigungen erteilt werden? 4.3. Genehmigungen für einzelne Ladungen Werden Genehmigungen für einzelne Ladungen erteilt? Erbringen die staatlichen Überprüfungs- und Rückverfolgbarkeitssysteme den für die Ausfuhr der Ladungen notwendigen Legalitätsnachweis? Sind die Voraussetzungen für die Erteilung von Genehmigungen klar festgelegt und den Ausführern und den übrigen Beteiligten bekannt? Welche Informationen über die erteilen Genehmigungen werden veröffentlicht? Abschnitt 5: Grundsätze der unabhängigen Überwachung Die unabhängige Überwachung des Systems (audit indépendant du système — AIS) ist funktional getrennt von der Tätigkeit der für den Forstsektor zuständigen Aufsichtsbehörden Kongos. Zweck der unabhängigen Überwachung ist es, das ordnungsgemäße Funktionieren des kongolesischen Legalitätsprüfungssystems zu überprüfen und damit die Glaubwürdigkeit des Systems zur Erteilung von FLEGT-Genehmigungen zu gewährleisten. 5.1. Institutionelle Regelungen 5.1.1. Benennung der unabhängigen Überwachungsinstanz Kongo hat der unabhängigen Überwachungsinstanz förmlich ihre Aufgaben zugewiesen, die sie in wirksamer und transparenter Weise wahrnimmt. 5.1.2. Unabhängigkeit von anderen Akteuren des SVL Zwischen den Stellen und Personen, die an der Waldbewirtschaftung oder Forstaufsicht beteiligt sind, und denjenigen, die für die unabhängige Überwachung zuständig sind, besteht eine klare Kompetenzabgrenzung. Hat die Regierung Anforderungen hinsichtlich der Unabhängigkeit der Überwachungsinstanz entwickelt und dokumentiert? Sind Organisationen und Einzelpersonen mit einem kommerziellen Interesse am bzw. einer institutionellen Rolle im kongolesischen Forstsektor von der Tätigkeit als unabhängige Überwachungsinstanz ausgeschlossen? 5.1.3. Benennung der unabhängigen Überwachungsinstanz Die unabhängige Überwachungsinstanz wurde in einem transparenten Verfahren benannt und ihre Tätigkeit unterliegt klaren veröffentlichten Regeln. Hat die Regierung die Leistungsbeschreibung für die unabhängige Überwachungsinstanz veröffentlicht? Hat die Regierung die Verfahren zur Benennung der unabhängigen Überwachungsinstanz dokumentiert und diese Dokumente veröffentlicht? 5.1.4. Einrichtung eines Beschwerdeverfahrens Es besteht ein Verfahren zur Behandlung von Beschwerden und Streitigkeiten, die aus der unabhängigen Überwachung resultieren. Das Verfahren reicht aus, um jede Art von Beschwerde über das Genehmigungssystem zu behandeln. Besteht ein dokumentiertes Beschwerdeverfahren, das allen Beteiligten offensteht? Ist klar geregelt, wie Beschwerden einzureichen, zu erfassen und gegebenenfalls an eine übergeordnete Instanz zu übermitteln sind und welche weitere Behandlung sich daraus ergibt? 5.2. Die unabhängige Überwachungsinstanz 5.2.1. Organisatorische und technische Anforderungen Die unabhängige Überwachungsinstanz arbeitet unabhängig von den anderen Akteuren des Legalitätssicherungssystems und verfügt über dokumentierte Managementstrukturen und Überwachungskonzepte und -verfahren, die dem internationalen Standard entsprechen. Beruht die Arbeit der unabhängigen Überwachungsinstanz auf einem dokumentierten Managementsystem, das den Anforderungen nach ISO-Leitfaden 62 und 65 oder einem ähnlichen Standard entsprechen? 5.2.2. Überwachungsmethodik Die unabhängige Überwachungsinstanz wendet eine nachweisgestützte Methodik an und führt ihre Prüfungen in festgelegten Mindestabständen durch. Ist in der Methodik der unabhängigen Überwachungsinstanz festgelegt, dass sich die Überprüfungsergebnisse auf objektive Nachweise über das Funktionieren des SVL stützen müssen? Sind in der Methodik die Höchstabstände festgelegt, in denen die einzelnen Elemente des SVL überprüft werden? 5.2.3. Umfang der Überwachung Bei ihrer Arbeit stützt sich die unabhängige Überwachungsinstanz auf eine Leistungsbeschreibung, die alle vereinbarten Bedingungen für die Erteilung von FLEGT-Genehmigungen abdeckt und den Überwachungsumfang festlegt. Deckt die Methodik der unabhängigen Überwachungsinstanz alle Elemente des SVL ab und legt sie die wichtigsten Wirksamkeitskontrollen fest? 5.2.4. Berichtspflichten Die unabhängige Überwachungsinstanz berichtet dem gemeinsamen Ausschuss regelmäßig über das Funktionieren des Legalitätssicherungssystems, einschließlich Fälle von Nichteinhaltung der rechtlichen Anforderungen, und über ihre Bewertung der ergriffenen Korrekturmaßnahmen. Sind in der Leistungsbeschreibung der unabhängigen Überwachungsinstanz auch die Berichtspflichten und -abstände festgelegt?