Anhang VI 32012D0374

I. HINTERGRUND UND BEGRÜNDUNG Die Zuverlässigkeit und Glaubwürdigkeit der in der RCA ausgestellten FLEGT-Genehmigungen soll gegenüber allen beteiligten Akteuren durch eine unabhängige Überwachung des Legalitätsprüfungssystems sichergestellt werden. II. AUFGABEN Die unabhängige Überwachungsinstanz hat folgende allgemeine Aufgaben: 1. Regelmäßiges Bewerten des einwandfreien Funktionierens aller Aspekte des Legalitätsprüfungssystems, darunter insbesondere: — die Beachtung der Grundsätze und Kriterien der Legalitätstabelle; — die Effizienz der Überprüfung der Lieferkette; — die Effizienz der Überprüfungen und der Kontrollen der Überprüfung; — die Zuverlässigkeit des FLEGT-Genehmigungssystems; — das Beschwerdeverfahren (Erfassung der Beschwerden der beteiligten Akteure im Zusammenhang mit i) der Umsetzung des Legalitätsprüfungssystems und ii) den Tätigkeiten der unabhängigen Überwachungsinstanz); — die Synergie zwischen allen Bestandteilen des Legalitätsprüfungssystems; — die Synergie zwischen allen beteiligten Akteuren (Kommunikationsfluss, Archivierung, Verfahren usw.); · 2. Bewerten der Eignung der Datenverwaltungssysteme, auf die sich das Legalitätsprüfungssystem stützt; 3. Ermitteln von Schwachstellen und Mängeln des Systems (für das Vorschlagen von Korrekturmaßnahmen ist der Gemeinsame Ausschuss zuständig); 4. Überprüfen der Umsetzung von Korrekturmaßnahmen, die infolge ermittelter Schwachstellen und Mängel vom Gemeinsamen Ausschuss beschlossen werden, und Bewerten der Effizienz dieser Maßnahmen; 5. Überprüfen der Verwendung der FLEGT-Genehmigungen bei der Überlassung von Holzprodukten aus der RCA zum zollrechtlich freien Verkehr in der Union; 6. Ausarbeiten eines Berichts über jede Überwachung und Vorlage dieses Berichts beim Gemeinsamen Ausschuss. III. ERFORDERLICHE QUALIFIKATION Die unabhängige Überwachungsinstanz ist von der zentralafrikanischen Verwaltung, von der zentralafrikanischen Privatwirtschaft, von lokalen Nichtregierungsorganisationen (NGO) und von der Union unabhängig. Die unabhängige Überwachungsinstanz kann ein Ingenieurbüro, ein Zusammenschluss von Ingenieurbüros, eine Gesellschaft, eine Kanzlei oder eine aufgrund ihrer Erfahrung und Glaubwürdigkeit in Bereich von Überwachungsaufgaben international anerkannte Organisation sein. Die Einrichtung muss über ein multidisziplinäres Team aus Fachleuten mit Erfahrung im Prüfbereich verfügen und umfassende Kenntnisse der Arbeitsweise von Forstbetrieben und Holzeinschlagsunternehmen und der Ausfuhrverfahren für Holz aus Ländern der zentralafrikanischen Subregion besitzen. Darüber hinaus muss sie über ein leistungsfähiges internes Prüfsystem verfügen. Dienstleistungsunternehmen, die von der zentralafrikanischen Regierung Aufträge über die Erbringung anderer Leistungen zur Verwaltung und Kontrolle von Waldressourcen oder Tätigkeiten erhalten und dadurch in einen Interessenkonflikt geraten könnten, kommen als Überwachungsinstanz nicht infrage. Die unabhängige Überwachungsinstanz wird anhand folgender Kriterien ausgewählt: — nachgewiesene Erfahrung im Bereich der Forst- und Holzwirtschaft der Subregion Zentralafrika; — umfassende Kenntnis des Forst-, Steuer-, Umwelt-, Sozial- und Handelsrechts der Länder der Subregion Zentralafrika. Kenntnisse des Forstrechts der RCA sind von Vorteil; — mindestens zehn Jahre Erfahrung im Bereich der Bewertung der Forst- und Holzwirtschaft und des Produktkettennachweises in Ländern der Subregion Zentralafrika; — das Vermögen, Überwachungsberichte nach internationalen Standards zu erstellen; — Unabhängigkeit und internationale Glaubwürdigkeit. IV. METHODIK Die unabhängige Überwachungsinstanz muss anhand eines Verfahrensleitfadens, der innerhalb von drei Monaten nach Auswahl der Überwachungsinstanz zur Genehmigung auszuarbeiten und dem Gemeinsamen Ausschuss vorzulegen ist, den gesamten FLEGT-Genehmigungsprozess abdecken. Durch die Methodik der unabhängigen Überwachungsinstanz müssen alle in Abschnitt II bezüglich der Aufgaben genannten Punkte erfasst werden. Die unabhängige Überwachung muss nach einem schriftlich dargelegten und nachweisgestützten Verfahren durchgeführt werden. Dazu müssen alle zur Erteilung einer FLEGT-Genehmigung erforderlichen Dokumente anhand mehrerer Quellen vergleichend überprüft werden, und dies möglichst anhand von Stichproben und Vor-Ort-Kontrollen, um die bei der Dokumentenprüfung erhaltenen Informationen zu ergänzen und abzugleichen. Die unabhängige Überwachungsinstanz kann Beschwerden oder Hinweisen nachgehen, die beim Gemeinsamen Ausschuss für die Umsetzung des Abkommens eingegangen sind. Zu Beginn der Umsetzung dieses Abkommens finden die unabhängigen Überwachungen im ersten Jahr drei Mal und im zweiten und dritten Jahr zwei Mal und anschließend vom vierten Jahr an einmal jährlich statt. Auf Verlangen des Gemeinsamen Ausschusses können von der unabhängigen Überwachungsinstanz zusätzliche Prüfungen durchgeführt werden. Die unabhängige Überwachungsinstanz übermittelt vor der Aufnahme ihrer Tätigkeit einen ausführlichen Zeitplan mit den Zeitpunkten für die Überwachungen und die Vorlage der entsprechenden Berichte, der vom Gemeinsamen Ausschuss gebilligt werden muss. V. INFORMATIONSQUELLEN Die unabhängige Überwachungsinstanz muss ungehinderten Zugang zu allen als relevant erachteten Informationen und Informationsquellen erhalten. Die Parteien erleichtern den Zugang zu diesen Informationen. Die wichtigsten Informationsquellen der unabhängigen Überwachungsinstanz bei den am FLEGT-Genehmigungsprozess beteiligten Akteuren sind: — die Genehmigungsstelle (Ministerium für Gewässer und Forsten); — die Zentralinspektion für Gewässer und Forsten, bei der die letzten Kontrollen vor der Erteilung der FLEGT-Genehmigung erfolgen; — die Zentrale Forstdatenverwaltung, bei der die FLEGT-Genehmigungen und die Ausfuhrdaten jedes Holzunternehmens archiviert werden; — die für die Vorversandkontrolle zuständige Prüfstelle (derzeit BIVAC); — die in die Überprüfung der Einhaltung der Legalitätsindikatoren einbezogenen Strukturen der Verwaltung: — Ministerium für Gewässer und Forsten; — Handelsministerium; — Finanzministerium; — Ministerium für den öffentlichen Dienst, soziale Sicherheit und Arbeit; — Justizministerium; — Ministerium für Umwelt und Ökologie; — Gesundheitsministerium; — Landwirtschaftsministerium; — Verkehrsministerium; · — Holzunternehmen, Inhaber von Einschlagsgenehmigungen zur handwerklichen Nutzung, Inhaber von Einschlagsgenehmigungen für Gemeinschaftswald und Holzeinschlagsunternehmen oder Eigentümer von Forstplantagen; — alle an den verschiedenen Kontrollen beteiligten Dienste: die Generaldirektion Gewässer und Forsten, die Direktion Forstwirtschaft und Holzindustrie, die Direktion Forstinventuren und Forsteinrichtung, die Regionaldirektion Gewässer und Forsten, die Mobile Einsatz– und Kontrollbrigade, der zentralafrikanische Zoll, die Finanzämter, die Direktion Umwelt, Lebensrahmen und Umweltplanung beim Umweltministerium, das Gewerbeaufsichtsamt, die Pflanzengesundheitsdienste, das Bureau d’affrètement routier centrafricain (BARC), die Dienststellen des Handelsministeriums, die Dienststellen des Justizministeriums; — die zuständigen Behörden der Union; — die Betreibergesellschaft der Holzlager Kameruns (Douala); — die Mitglieder der Zivilgesellschaft (NGO); — die Anwohner der PEA und anderer forstlicher Konzessionen; — die Mitarbeiter von Entwicklungsprojekten oder Unterstützungsprojekten im Zusammenhang mit der Forstentwicklung; — alle anderen als zweckdienlich erachteten Quellen. Beschwerden der beteiligten Akteure des FLEGT-Genehmigungssystems können an den Gemeinsamen Ausschuss gerichtet werden. Dieser kann sie der unabhängigen Überwachungsinstanz zur Verfügung stellen. Auch diese Beschwerden können somit eine Informationsquelle der unabhängigen Überwachungsinstanz bilden. Zunächst erhält die unabhängige Überwachungsinstanz Zugriff auf die Informationen, indem ihr Kontrollberichte, Prüfprotokolle und Berichte über die Überprüfung der Einhaltung der Legalitätsindikatoren zur Verfügung gestellt werden. Die unabhängige Überwachungsinstanz begibt sich gegebenenfalls vor Ort, um die für zweckdienlich erachteten Informationen einzuholen. Die unabhängige Überwachungsinstanz muss auch die wichtigsten Datenbanken wie die des CDF und des zentralafrikanischen Zolls hinzuziehen. VI. BERICHTE Die Berichte der unabhängigen Überwachungsinstanz enthalten alle relevanten Informationen, die die Aufmerksamkeit der Überwachungsinstanz auf sich gelenkt haben. Ein Muster eines Überwachungsberichts wird von der unabhängigen Überwachungsinstanz im Rahmen der schriftlich dargelegten und vom Gemeinsamen Ausschuss genehmigten Verfahren vorgelegt. Innerhalb von drei Wochen nach jeder Überwachung erstellt die unabhängige Überwachungsinstanz einen vorläufigen Bericht in französischer Sprache in acht Ausfertigungen: vier Ausfertigungen gehen an das Forstministerium und vier an die Union; darüber hinaus erhalten beide Vertragsparteien eine elektronische Fassung. In dem Bericht muss anhand von Analysen aller Bestandteile des Legalitätsprüfungssystems dargelegt werden, ob alle Anforderungen im Zusammenhang mit dem Legalitätsprüfungssystem von allen Beteiligten erfüllt werden. Die Stellungnahmen der beiden Vertragsparteien zum vorläufigen Bericht sowie Beschwerden zur Art und Weise, wie die Überwachungsinstanz ihren Auftrag ausgeführt hat, werden im Gemeinsamen Ausschuss geprüft und zur Erstellung der endgültigen Berichtsfassung an die Überwachungsinstanz weitergeleitet. Im endgültigen Bericht geht die unabhängige Überwachungsinstanz auf die Stellungnahmen des Gemeinsamen Ausschusses ein. Die unabhängige Überwachungsinstanz legt systematisch eine Kurzfassung des Berichts vor, die öffentlich zugänglich ist. Diese enthält eine Zusammenfassung des endgültigen Berichts mit den ermittelten Schwachstellen und Mängel und den Bedenken der beteiligten Akteure. Auf Verlangen des Gemeinsamen Ausschusses legt die unabhängige Überwachungsinstanz bei der Ermittlung schwerwiegender Verstöße oder Mängel des Legalitätsprüfungssystems gegebenenfalls einen ergänzenden spezifischen Bericht vor. VII. AUSWAHLVERFAHREN UND INSTITUTIONELLER AUFBAU Die unabhängige Überwachungsinstanz wird im Wege eines Wettbewerbs unter nationalen und/oder internationalen Bewerbern oder nach einer Ausschreibung des Forstministeriums für einen Zeitraum von drei Jahren ausgewählt, der vorbehaltlich der förmlichen Zustimmung des Gemeinsamen Ausschusses ein Mal verlängert werden kann. Die Ausschreibung zur Auswahl der unabhängigen Überwachungsinstanz muss in nationalen und internationalen Veröffentlichungen und im Internet bekannt gegeben werden. Im Dienstleistungsvertrag zwischen der unabhängigen Überwachungsinstanz und dem Forstministerium werden folgende Aspekte geregelt: Für die Regierung: — Nichteinmischung in die Arbeit der unabhängigen Überwachungsinstanz; — Zugang zu öffentlichen und privaten Informationen in Verbindung mit dem Legalitätsprüfungssystem unter Einhaltung der nationalen Rechtsvorschriften; — Zugang zum Waldgebiet und zu den Transport-, Lager-, Verarbeitungs- und Ausfuhranlagen für Holz, der für das Legalitätsprüfungssystem erforderlich ist; — Bezahlung der Rechnungen über die Leistungen der unabhängigen Überwachungsinstanz unabhängig von den Ergebnissen der Überwachung. Die zentralafrikanische Regierung wird die Reisen der unabhängigen Überwachungsinstanz in ihrem Hoheitsgebiet administrativ erleichtern und bei diesen Reisen für die Sicherheit der Überwachungsinstanz sorgen. Für den Leistungserbringer: — eine qualitativ hochwertige Dienstleistung entsprechend dem Mandat; — Sicherheiten für den Schutz und die Verwendung vertraulicher Geschäfts- oder Handelsinformationen. In diesem Vertrag werden zudem die von der unabhängigen Überwachungsinstanz auszuführenden Tätigkeiten, die Zahlungsmodalitäten und die jeweiligen Verantwortlichkeiten der Unterzeichner ausgeführt.