Anhang VII 32012D0374

Das Freiwillige FLEGT-Partnerschaftsabkommen zwischen der Union und der RCA sieht die Entwicklung und Anwendung eines Legalitätsprüfungssystems vor, mit dem gewährleistet werden soll, dass alle im Abkommen genannten und aus der RCA in die Union eingeführten Holzprodukte legal erzeugt wurden. Das Legalitätsprüfungssystem soll u. a. Folgendes umfassen: eine Definition des Begriffs „legal erzeugtes Holz“, in der auch alle Rechtsvorschriften genannt werden, die eingehalten werden müssen, damit eine Genehmigung erteilt werden kann; Kontrollen der Lieferkette, die die Rückverfolgbarkeit des Holzes vom Einschlag bis zur Ausfuhr gewährleisten; die Überprüfung der Einhaltung aller Elemente der Legalitätsdefinition und der Lieferkettenkontrolle, die Genehmigungsverfahren und die Erteilung von FLEGT-Genehmigungen sowie eine unabhängige Überwachung zur Gewährleistung des ordnungsgemäßen Funktionierens des Systems. Die Erwartungen der Union an das Legalitätsprüfungssystem sind in einer Reihe von Informationsschriften zusammengefasst, die von einer von der Europäischen Kommission eingesetzten Expertengruppe erstellt wurden . BEWERTUNGSKRITERIEN Vor dem Vollbetrieb wird das Legalitätsprüfungssystem einer unabhängigen technischen Bewertung unterzogen. Das Mandat wird von den Vertragsparteien und vom Gemeinsamen Ausschuss für die Umsetzung des Abkommens gemeinsam festgelegt. Die nachstehenden Kriterien legen fest, was das Legalitätsprüfungssystem in der Praxis leisten soll und bilden die Grundlage für das Mandat der Bewertung. Zweck der Bewertung ist es, i) die Beschreibung des Systems mit besonderem Schwerpunkt auf etwaige, nach Unterzeichung des FLEGT-Partnerschaftsabkommens vorgenommene Änderungen zu überprüfen und ii) das Funktionieren des Systems in der Praxis zu prüfen. ABSCHNITT 1: LEGALITÄTSDEFINITION Der Begriff „legal erzeugtes Holz“ muss auf der Grundlage der in der RCA geltenden Rechtsvorschriften definiert werden. Die Definition muss unzweideutig, objektiv überprüfbar und praktisch anwendbar sein. Sie muss sich zumindest auf die Rechtsvorschriften stützen, die Folgendes regeln: Ernterechte: Erteilung gesetzlich verbürgter Ernterechte in gesetzlich festgelegten Gebieten. Forstwirtschaftliche Tätigkeiten: Einhaltung der Rechtvorschriften im Bereich der Forstwirtschaft, insbesondere Erfüllung der einschlägigen umwelt- und arbeitsrechtlichen Bestimmungen. Steuern und Abgaben: Einhaltung der Rechtsvorschriften in Bezug auf Steuern und mit der Holzernte und den Ernterechten in direktem Zusammenhang stehende Abgaben. Sonstige Nutzer: gegebenenfalls Achtung der Eigentums- und Nutzungsrechte anderer Parteien in Bezug auf Land und sonstige Ressourcen, die möglicherweise von den Einschlagsrechten berührt werden. Handel und Zoll: Einhaltung der Handels- und Zollvorschriften. a) Sind die Verweise auf die Rechts- und Verwaltungsvorschriften, die jedem Bestandteil der Definition zugrunde liegen, eindeutig benannt? b) Wurden Kriterien und Indikatoren festgelegt, anhand deren die Einhaltung der einzelnen Elemente oder Grundsätze der Definition überprüft werden kann? c) Sind diese Kriterien und Indikatoren eindeutig, objektiv und in der Praxis anwendbar? d) Weisen die Kriterien und Indikatoren den verschiedenen Akteuren klar definierte Rollen und Zuständigkeiten zu und wird im Rahmen der Überprüfung die Leistung aller beteiligten Akteure bewertet? e) Stützt sich die Legalitätsdefinition auf das geltende Recht in den wichtigsten oben genannten Bereichen? Falls nicht: Warum wurden bestimmte Bereiche des geltenden Rechts nicht berücksichtigt? f) Haben die beteiligten Akteure die wichtigsten Aspekte des im Land geltenden Rechts berücksichtigt (in den oben genannten Bereichen enthalten oder nicht)? g) Berücksichtigt das Legalitätsprüfungssystem die wichtigsten im Rahmen der Konsultationen mit den beteiligten Akteuren ermittelten Rechtsvorschriften, insbesondere die in Anhang IX genannten Vorschriften? h) Wurden die Legalitätsdefinition und die Legalitätsmatrix oder -tabelle seit Abschluss des FLEGT-Partnerschaftsabkommens geändert? Wurden Indikatoren und Kriterien entwickelt, um die Überprüfung dieser Änderungen zu ermöglichen? · ABSCHNITT 2: KONTROLLE DER LIEFERKETTE Die Systeme zur Kontrolle der Lieferkette müssen in glaubwürdiger Weise die Rückverfolgbarkeit der Holzprodukte entlang der gesamten Lieferkette vom Einschlag bzw. von der Einfuhr bis hin zur Ausfuhr gewährleisten. Es wird nicht immer notwendig sein, die physische Rückverfolgbarkeit eines einzelnen Baumstammes, einer einzelnen Holzladung oder eines einzelnen Holzprodukts von der Ausfuhr bis zurück zum Einschlag zu gewährleisten; jederzeit gewährleistet sein muss dagegen die Nachverfolgbarkeit vom Einschlag bis zum ersten Mischpunkt (z. B. Holzterminal oder Verarbeitungsbetrieb). 2.1. Nutzungsrechte: Die Gebiete, für die Holznutzungsrechte vergeben wurden, und die Inhaber dieser Rechte sind klar identifiziert. a) Bietet das Kontrollsystem die Gewähr dafür, dass nur Holz aus Waldgebieten, für die gültige und anerkannte Nutzungsrechte erteilt wurden, in die Lieferkette gelangt? b) Bietet das Kontrollsystem die Gewähr dafür, dass den Unternehmen, die die Holzernte durchführen, Nutzungsrechte für das betreffende Waldgebiet erteilt wurden? c) Sind die Verfahren für die Erteilung von Nutzungsrechten und Informationen über die erteilten Rechte und deren Inhaber öffentlich zugänglich? 2.2. Systeme zur Kontrolle der Lieferkette: Es bestehen wirksame Mechanismen zur Rückverfolgung des Holzes entlang der gesamten Lieferkette vom Einschlag bis zur Ausfuhr. Die Methoden zur Kennzeichnung des Holzes können unterschiedlich sein und werden wahrscheinlich von der Etikettierung einzelner Stücke bis hin zur Ausstellung von Begleitdokumenten für Ladungen oder Partien reichen. Bei der Auswahl der Methode sollte dem Typ und dem Wert des jeweiligen Holzprodukts sowie dem Risiko einer Vermengung mit illegalen oder ungeprüften Produkten Rechnung getragen werden. a) Sind alle alternativen Methoden zur Kontrolle der Lieferkette in den Leitfäden des Kontrollsystems genannt und beschrieben? b) Sind alle Phasen der Lieferkette in den Leitfäden des Kontrollsystems genannt und beschrieben? c) Wurden Methoden festgelegt und dokumentiert, mit denen zum einen der Ursprung eines Produkts festgestellt und zum anderen die Vermengung mit Produkten aus unbekannten Quellen an nachfolgenden Stellen der Lieferkette verhindert werden kann? — Einschlag — Transport — Zwischenlagerung — Eingang beim Erstverarbeiter — Verarbeitungsbetriebe — Zwischenlagerung — Transport — Ankunft am Ausfuhrort · d) Welche Organisationen sind für die Kontrolle der Holzflüsse zuständig? Verfügen sie über ausreichende personelle und sonstige Ressourcen, um ihre Kontrollaufgaben wahrzunehmen? 2.3. Mengen: Es bestehen solide und wirksame Mechanismen zur Erfassung der Mengen an Holzprodukten an jeder Stelle der Lieferkette, einschließlich möglichst genauer Schätzungen des Volumens des stehenden Holzes vor dem Einschlag für jede Hiebfläche. Ergeben sich aus dem Kontrollsystem quantitative Daten zu den Inputs und Outputs an den folgenden Stellen der Lieferkette? — Stehendes Holz — Rundholz im Wald — Beförderung und Lagerung des Holzes — Eingang des Holzes im Werk — Eintritt in den Produktionsprozess/die Verarbeitungsbetriebe — Verlassen des Produktionsprozesses/der Verarbeitungsbetriebe — Verlassen des Werks — Ankunft des Holzes am Ausfuhrort a) Welche Organisationen sind für die Eingabe der quantitativen Daten in das Kontrollsystem zuständig? Werden die entsprechenden Verfahren dokumentiert? Wie stichhaltig sind die geprüften Daten? b) Ermöglicht das Kontrollsystem das zeitnahe Erfassen und Abgleichen der quantitativen Daten mit den an vor- und nachgelagerten Stellen der Lieferkette erhobenen Daten? c) Wurden die für die Verwaltung des Kontrollsystems zuständigen Personen angemessen geschult? d) Welche Informationen über die Lieferkettenkontrolle werden öffentlich zugänglich gemacht? Wie erlangen die beteiligten Akteure Zugang zu diesen Informationen? · 2.4. Vermischen von nachweislich legal erzeugten Holzprodukten mit anderen genehmigten Holzprodukten: Wird die Vermischung von Stämmen oder Holzprodukten aus nachweislich legalen Quellen mit Stämmen oder Holzprodukten aus anderen Quellen gestattet, so wird durch ausreichende Kontrollen gewährleistet, dass Holz, das aus unbekannten Quellen stammt oder ohne Einschlagsgenehmigung geerntet wurde, von der Vermischung ausgeschlossen wird. a) Ermöglicht das Kontrollsystem die Vermischung von überprüftem Holz mit anderem aufgrund von Genehmigungen geschlagenen Holz (z. B. Holz, das aus einem anderen Land eingeführt wurde, oder Holz aus einem Waldgebiet, für das rechtmäßige Ernterechte vergeben wurde, das aber noch nicht in vollem Umfang in das in diesem Abkommen beschriebene Legalitätsprüfungsverfahren einbezogen wurde)? b) Welche Kontrollmaßnahmen werden in solchen Fällen ergriffen? Gewährleisten die Kontrollen z. B., dass an jeder Stelle der Lieferkette der angegebene geprüfte und bestätigte Output den geprüften und bestätigten Input nicht übersteigt? c) Ermöglicht das Kontrollsystem eine strikte Trennung von überprüftem Holz und anderem Holz aus illegalem Ursprung oder Holz, das ohne Einschlagsgenehmigung geerntet wurde? 2.5. Eingeführte Holzprodukte: Es bestehen ausreichende Kontrollen, um zu gewährleisten, dass eingeführte Holzprodukte legal eingeführt wurden. a) Wie wird die legale Einfuhr von Holzprodukten nachgewiesen? (Stellt das System sicher, dass das Holz legal eingeführt wurde?) b) Wie wird die Rückverfolgbarkeit von eingeführten Holzprodukten sichergestellt? Werden diese Holzprodukte entlang der gesamten Lieferkette identifiziert? c) Welche Nachweise müssen vorgelegt werden, um zu belegen, dass die eingeführten Holzprodukte von einem in einem Drittland legal geschlagenen Baum stammen? d) Wenn zur Herstellung von Holzprodukten, einschließlich von Verbundprodukten, eingeführtes Holz verwendet wird, enthält die FLEGT-Genehmigung eine Angabe zum jeweiligen Ursprungsland? ABSCHNITT 3: ÜBERPRÜFUNG Im Rahmen der Überprüfung werden ausreichende Kontrollen durchgeführt, um die Legalität von Holzprodukten zu gewährleisten. Es werden solide und wirksame Überprüfungsmethoden angewandt, um sicherzustellen, dass jede Nichteinhaltung der rechtlichen Anforderungen, ob beim Einschlag oder entlang der Lieferkette, festgestellt wird und rechtzeitig Korrekturmaßnahmen ergriffen werden können. 3.1. Organisation Die Überprüfung wird von einer staatlichen Stelle oder einer privaten bzw. gemischt öffentlich-privaten Organisation durchgeführt, die über ausreichende Ressourcen, Managementsysteme und qualifizierte Mitarbeiter sowie über solide und wirksame Mechanismen zur Verhinderung von Interessenkonflikten verfügt. a) Hat die Regierung eine oder mehrere Stellen benannt, die diese Überprüfungsaufgaben wahrnehmen? Sind das entsprechende Mandat und die damit verbundenen Zuständigkeiten klar definiert und wurden sie öffentlich bekannt gegeben? b) Verfügt die Überprüfungsstelle über ausreichende Ressourcen, um die Anwendung der Legalitätsdefinition und der Systeme zur Kontrolle der Lieferkette für Holz zu überprüfen? c) Verfügt die Überprüfungsstelle über ein dokumentiertes Managementsystem, das: — über ausreichende Mittel verfügt, um Überprüfungen vor Ort in Zeitabständen zu gewährleisten, die die Glaubwürdigkeit des Systems sicherstellen? — den Einsatz von ausreichend qualifizierten, erfahrenen Prüfern gewährleistet? — eine interne Kontrolle/Aufsicht umfasst? — über Mechanismen zur Verhinderung von Interessenskonflikten verfügt? — die Transparenz des Überprüfungssystems sicherstellt? — eine klar definierte Überprüfungsmethodik anwendet? · 3.2. Überprüfung anhand der Legalitätsdefinition Der Überprüfungsumfang ist klar festgelegt. Durch eine dokumentierte Überprüfungsmethodik wird sichergestellt, dass eine systematische, transparente und nachweisgestützte Überprüfung in regelmäßigen Abständen durchgeführt wird und alle Elemente der Legalitätsdefinition erfasst werden. a) Erfasst die Überprüfungsmethodik alle Elemente der Legalitätsdefinition und schließt sie auch Tests der Übereinstimmung mit allen angegebenen Indikatoren ein? b) Erfordert die Überprüfung — Kontrollen von Dokumenten, Holzeinschlagsregistern und Arbeiten vor Ort (auch unangekündigt)? — die Einholung von Informationen von externen interessierten Kreisen? — das Führen von Aufzeichnungen über die Prüfungen, so dass Innenrevisoren und die unabhängige Überwachungsinstanz Kontrollen durchführen können? · c) Besteht eine klar definierte institutionelle Rollen- und Kompetenzverteilung und wird sie beachtet? d) Werden die Ergebnisse der Überprüfung anhand der Legalitätsdefinition veröffentlicht? Wie erlangen die beteiligten Akteure Zugang zu diesen Informationen? 3.3. Überprüfung der Systeme zur Kontrolle der Lieferkette Der Überprüfungsumfang wurde festgelegt und deckt die gesamte Lieferkette vom Einschlag bis zur Ausfuhr ab. Durch eine dokumentierte Überprüfungsmethodik wird sichergestellt, dass eine systematische, transparente und nachweisgestützte Überprüfung in regelmäßigen Abständen durchgeführt wird, die alle Elemente der Legalitätsdefinition erfasst und den regelmäßigen und zeitnahen Datenabgleich an den einzelnen Stellen der Lieferkette vorsieht. a) Besteht eine klar definierte institutionelle Rollen- und Kompetenzverteilung und wird sie beachtet? b) Sieht die Überprüfungsmethodik eine vollständige Überprüfung der Lieferkettenkontrollen vor? Ist dies in der Überprüfungsmethodik klar festgelegt? c) Wird im Legalitätsprüfungssystem eindeutig zwischen Produkten aus Quellen (Nutzungsrechten), die in die Legalitätsdefinition einbezogen sind, und Produkten aus nicht einbezogenen Quellen unterschieden? d) Womit wird nachgewiesen, dass die Lieferkettenkontrollen tatsächlich überprüft wurden? e) Abgleich der Daten: Welche Organisation ist für den Datenabgleich zuständig? Verfügt sie über ausreichende personelle und sonstige Ressourcen, um ihre Datenverwaltungsaufgaben wahrzunehmen? Wurden Methoden entwickelt, um die Übereinstimmung zwischen dem ungeschlagenen Holz und dem Holz bei Eingang im Werk oder am Ausfuhrort zu überprüfen? Wurden Methoden entwickelt, um die Übereinstimmung zwischen dem Input an Rohmaterial und dem Output an verarbeiteten Erzeugnissen in den Sägewerken oder anderen Anlagen zu überprüfen? Ist entlang der gesamten Lieferkette ein zuverlässiger Datenabgleich für Einzelstücke oder Partien möglich? Welche Informationssysteme und -technologien werden zur Datenspeicherung, zum Datenabgleich und zur Datenerfassung eingesetzt? Wurden wirksame Systeme zur Gewährleistung der Datensicherheit eingerichtet? Werden die Ergebnisse der Überprüfung der Lieferkettenkontrolle veröffentlicht? Wie erlangen die beteiligten Akteure Zugang zu diesen Informationen? · 3.4. Nichteinhaltung Es besteht ein wirksamer Mechanismus, mit dem bei Verstößen Korrekturmaßnahmen gefordert und durchgesetzt werden können. a) Ist im Rahmen des Überprüfungssystems festgelegt, wie solche Maßnahmen gefordert werden? b) Liegt eine Dokumentation mit Richtlinien für die Behandlung von Nichteinhaltungen der Anforderungen vor? c) Sind Mechanismen zum Umgang mit der Nichteinhaltung der Legalitätsanforderungen entwickelt worden? Werden sie in die Praxis umgesetzt? d) Werden in ausreichendem Maße Aufzeichnungen über die festgestellten Verstöße und die entsprechenden Korrekturmaßnahmen geführt? Wird die Wirksamkeit der Korrekturmaßnahmen bewertet? Ist die Nachverfolgung der Korrekturmaßnahmen sichergestellt? e) Welche Informationen über festgestellte Verstöße werden veröffentlicht? ABSCHNITT 4: GENEHMIGUNGEN Für jede Ladung wird eine FLEGT-Genehmigung ausgestellt. Die RCA ist für die Ausstellung der Genehmigungen zuständig. 4.1. Organisation a) Welche Stelle ist für die Ausstellung von FLEGT-Genehmigungen zuständig? b) Verfügen die Genehmigungsstelle und ihr Personal über klar definierte und veröffentlichte Vorgaben? c) Wurden ein Anforderungsprofil und interne Kontrollen für das Personal der Genehmigungsstelle festgelegt? d) Verfügt die Genehmigungsstelle über ausreichende Ressourcen, um ihre Aufgaben wahrnehmen zu können? 4.2. Ausstellung von Genehmigungen a) Verfügt die Genehmigungsstelle über schriftlich dargelegte Verfahrensanweisungen für die Ausstellung der Genehmigungen? Werden diese Verfahrensanweisungen sowie Informationen über etwaige zu entrichtende Gebühren veröffentlicht? b) Gibt es Belege dafür, dass diese Verfahren ordnungsgemäß umgesetzt werden? c) Stehen geeignete Aufzeichnungen über erteilte Genehmigungen und abgelehnte Anträge zur Verfügung? Umfassen diese Aufzeichnungen auch die Nachweise, auf deren Grundlage die Genehmigungen erteilt wurden? 4.3. Erteilte Genehmigungen a) Werden Genehmigungen für einzelne Ladungen erteilt? b) Erbringen die staatlichen Überprüfungs- und Rückverfolgbarkeitssysteme den für die Ausfuhr der Ladungen notwendigen Legalitätsnachweis? c) Sind die Voraussetzungen für die Erteilung von Genehmigungen klar festgelegt und den Ausführern und den übrigen Beteiligten bekannt? d) Welche Informationen über erteilte Genehmigungen sind öffentlich zugänglich? ABSCHNITT 5: UNABHÄNGIGE SYSTEMÜBERWACHUNG Die unabhängige Überwachung des Systems ist von der Tätigkeit der für den Forstsektor zuständigen Aufsichtsbehörden der RCA funktional getrennt. Zweck der unabhängigen Überwachung ist es, das ordnungsgemäße Funktionieren des zentralafrikanischen Legalitätsprüfungssystems zu überprüfen und damit die Glaubwürdigkeit des FLEGT-Genehmigungssystems zu gewährleisten. 5.1. Institutionelle Regelungen 5.1.1. Benennung der unabhängigen Überwachungsinstanz Die RCA hat der unabhängigen Überwachungsinstanz förmlich ihre Aufgaben zugewiesen, die diese in wirksamer und transparenter Weise wahrnimmt. 5.1.2. Unabhängigkeit von anderen Akteuren des Legalitätsprüfungssystems Zwischen den Stellen und Personen, die an der Waldbewirtschaftung oder Forstaufsicht beteiligt sind, und denjenigen, die für die unabhängige Überwachung zuständig sind, besteht eine klare Kompetenzabgrenzung. a) Hat die Regierung Anforderungen hinsichtlich der Unabhängigkeit der Überwachungsinstanz entwickelt und dokumentiert? b) Sind Organisationen und Einzelpersonen mit einem kommerziellen Interesse am bzw. einer institutionellen Rolle im zentralafrikanischen Forstsektor von der Tätigkeit als unabhängige Überwachungsinstanz ausgeschlossen? 5.1.3. Benennung der unabhängigen Überwachungsinstanz Die unabhängige Überwachungsinstanz wurde in einem transparenten Verfahren benannt und arbeitet nach klaren veröffentlichten Regeln. a) Hat die Regierung das Mandat für die unabhängige Überwachungsinstanz veröffentlicht? b) Hat die Regierung die Verfahren zur Benennung der unabhängigen Überwachungsinstanz dokumentiert und diese Dokumente veröffentlicht? 5.1.4. Einrichtung eines Beschwerdeverfahrens Es besteht ein Verfahren zur Behandlung von Beschwerden und Streitigkeiten, die aus der unabhängigen Überwachung resultieren. Das Verfahren reicht aus, um jede Art von Beschwerde über das Genehmigungssystem zu behandeln. a) Besteht ein dokumentiertes Beschwerdeverfahren, das allen Beteiligten offensteht? b) Ist klar geregelt, wie Beschwerden einzureichen, zu erfassen und gegebenenfalls an eine übergeordnete Instanz zu übermitteln sind und welche weitere Behandlung sich daraus ergibt? 5.2. Die unabhängige Überwachungsinstanz 5.2.1. Organisatorische und technische Anforderungen Die unabhängige Überwachungsinstanz arbeitet unabhängig von den anderen Akteuren des Legalitätsprüfungssystems und verfügt über dokumentierte Managementstrukturen und Überwachungskonzepte und -verfahren, die internationalem Standard entsprechen. Beruht die Arbeit der unabhängigen Überwachungsinstanz auf einem dokumentierten Managementsystem, das den Anforderungen der ISO-Leitfäden 62 und 65 oder einem ähnlichen Standard entspricht? 5.2.2. Überwachungsmethodik Die unabhängige Überwachungsinstanz wendet eine nachweisgestützte Methodik an und führt ihre Prüfungen in festgelegten Mindestabständen durch. a) Ist in der Methodik der unabhängigen Überwachungsinstanz festgelegt, dass sich die Überprüfungsergebnisse auf objektive Nachweise für das Funktionieren des Legalitätsprüfungssystems stützen müssen? b) Sind in der Methodik die maximalen Zeitabstände festgelegt, in denen die einzelnen Elemente des Legalitätsprüfungssystems überprüft werden? 5.2.3. Umfang der Überwachung Bei ihrer Arbeit stützt sich die unabhängige Überwachungsinstanz auf ein Mandat, das alle vereinbarten Bedingungen für die Erteilung von FLEGT-Genehmigungen abdeckt und den Überwachungsumfang festlegt. Deckt die Methodik der unabhängigen Überwachungsinstanz alle Elemente des Legalitätsprüfungssystems ab und legt sie die wichtigsten Wirksamkeitskontrollen fest? 5.2.4. Berichtspflichten Die unabhängige Überwachungsinstanz berichtet dem Gemeinsamen Ausschuss für die Umsetzung des Abkommens regelmäßig über das Funktionieren des Legalitätsprüfungssystems und dabei auch über Nichteinhaltungen von Anforderungen und die Bewertung der ergriffenen Korrekturmaßnahmen. Sind in dem Mandat für die unabhängige Überwachungsinstanz auch die Berichtspflichten und -abstände festgelegt?