Anhang V 32012D0374

I. EINLEITUNG 1.1. Hintergrund a) Die zentralafrikanische Forstwirtschaft Das Hoheitsgebiet der RCA hat eine Gesamtfläche von 623 000 km2, die mit diversifizierten Ökosystemen bedeckt ist, darunter 54 000 km2 geschlossener Wald, der sich auf zwei Blöcke verteilt: das Waldgebiet im Südwesten mit einer Größe von 3 800 000 ha und das Waldgebiet im Südosten mit einer Größe von 1 600 000 ha. Industriell genutzt wird derzeit nur das Waldgebiet im Südwesten. Gegenwärtig arbeiten dort elf Holzunternehmen; die durchschnittliche Jahresproduktion beträgt rund 600 000 m3 Rundholz und 200 000 m3 Schnittholz (Quellen: Statistische Jahrbücher des Ministeriums für Gewässer, Forsten, Jagd und Fischerei, MEFCP). Die Hauptabsatzgebiete für zentralafrikanisches Holz sind Europa, Asien, Amerika und Afrika. b) Derzeit für die Kontrolle zuständige Strukturen Im Folgenden werden die Kontrollstrukturen genannt, die in den einzelnen Ressorts der Ministerien auf zentraler Ebene und in dezentralen Dienststellen tatsächlich mit der Kontrolle befasst sind. — Ministerium für Gewässer, Forsten, Jagd und Fischerei Auf zentraler Ebene: Dokumentenprüfungen finden täglich statt, Vor-Ort-Kontrollen dagegen unterschiedlich häufig (dreimonatlich oder halbjährlich): — Generaldirektion Gewässer, Forsten, Jagd und Fischerei (DGEFCP) über zwei Direktionen: Direktion Forstwirtschaft und Holzindustrie (DEIF) und Direktion Forstinventuren und Forsteinrichtung (DIAF); — Zentralinspektion für Gewässer und Forsten (ICEF); — Zentrale Forstdatenverwaltung (CDF); — Mobile Einsatz- und Kontrollbrigade (BMIV), bestehend aus Einheiten der folgenden Ministerien: — Ministerium für Gewässer, Forsten, Jagd und Fischerei — Ministerium für Finanzen und Haushalt — Ministerium für Landesverteidigung (Gendarmerie); · — Rechtsabteilung (DAJC). Auf Ebene der dezentralen Dienststellen: Die Häufigkeit der Kontrollen auf dezentraler Ebene ist weniger stark reglementiert. Sie können dreimonatlich oder halbjährlich durchgeführt werden. An den Grenzen wird dagegen jeder durchfahrende beladene Lkw kontrolliert. Beteiligt sind folgende Stellen: — die Generaldirektion für regionale Dienste über die Regionaldirektionen für Gewässer und Forsten, die Inspektionen der Präfekturen und die Grenzinspektionen; — Ministerium für Umwelt und Ökologie: — die Generaldirektion Umwelt; — die Zentralinspektion für Umwelt und Ökologie. · — Ministerium für Finanzen und Haushalt: — Generalinspektion Finanzen; — Generaldirektion Zoll; — Generaldirektion Steuern. · — Ministerium für Handel und Industrie: — Zentralinspektion für Handelsangelegenheiten; — Generaldirektion Handel und Wettbewerb; — dezentrale Dienststelle des Handelsministeriums bei der zentralen Anlaufstelle. · — Ministerium für den öffentlichen Dienst, soziale Sicherheit und berufliche Eingliederung Jugendlicher: — Zentralinspektion für Arbeitsangelegenheiten; — gebietszuständiges Gewerbeaufsichtsamt; — Einziehungs- und Rechtsabteilung der Caisse nationale de la sécurité sociale (nationale Sozialversicherungskasse); — Generaldirektion der ACFPE. · — Ministerium für Landwirtschaft und Entwicklung des ländlichen Raums — Justizministerium: — Justizaufsichtsbehörde; — Präsident des Handelsgerichts; — Geschäftsstelle des Handelsgerichts. · — Ministerium für öffentliche Sicherheit und Verwaltung des Hoheitsgebiets: — Verkehrspolizei. · c) Ermittlung der zu verbessernden Bereiche Zur Umsetzung des Legalitätsprüfungssystems sind Verbesserungen in den folgenden Bereichen erforderlich: — Rechtsrahmen: Die Politikgestaltung der RCA im Forstsektor kann über mehrere bestehende Regelwerke, insbesondere das Umweltgesetz von Dezember 2007 und das Forstgesetz von 2008, verbessert werden. Bei den Arbeiten zur Analyse und Vorbereitung des Abkommens hat sich jedoch gezeigt, dass die zentralafrikanischen Rechtsvorschriften über die Forstwirtschaft ergänzt werden sollten. — Institutioneller Rahmen: Das Ministerium für Gewässer und Forsten als hauptverantwortliche Stelle für die Verwaltung des Abkommens stößt bei der Umsetzung seiner Politik auf gewisse Schwierigkeiten. Diese erklären die Unregelmäßigkeit der Kontrollen: — die Personalausstattung ist derzeit unzureichend, und die Mitarbeiter sind gering qualifiziert; — materielle Ressourcen: Es mangelt an geeignetem Material für die Kontrollen und logistischen Mitteln für die Erhebung, Verarbeitung und Verwaltung der Daten sowie an einem geeigneten Arbeitsumfeld; — finanzielle Ressourcen: die RCA hat aufgrund des enormen Bedarfs finanzielle Schwierigkeiten. Das CAS-DF (zweckgebundenes Konto für die Forstentwicklung), eines der Finanzinstrumente zur Stützung des Sektors, ist zwar hilfreich, aber nicht ausreichend, um den Bedarf zu decken und die Herausforderungen der Politikgestaltung im Forstsektor zu bewältigen. Zudem wird es bisweilen zur Deckung von außerplanmäßigem Bedarf in anderen Bereichen als der Forstwirtschaft verwendet. · Unabhängige Beobachtung Die Zivilgesellschaft hat sich eine Plattform gegeben, jedoch ermöglichen die derzeit begrenzten Kompetenzen und Mittel ihr keine unabhängige Beobachtung. Unabhängige Überwachung Die RCA verfügt derzeit über keine externe Überwachung oder einen „neutralen Blick“ auf ihr Forstsystem. In Anhang IX werden ergänzende Maßnahmen vorgeschlagen, die hier Abhilfe schaffen sollen. 1.2. Geltungsbereich des Legalitätsprüfungssystems Das Legalitätsprüfungssystem gilt für die in Anhang I aufgeführten Produkte. Es gilt für alle derzeitigen Quellen von Holzprodukten, für die kein Ausfuhrverbot besteht. Im Jahr 2010 handelte es sich um folgende Quellen: — die Einschlags- und Forsteinrichtungsgenehmigungen (PEA); — die Einschlagsgenehmigungen für Plantagen (auch „Aufforstungsgebiete“ genannt). Holz, das im Transit verbracht wird, und eingeführtes Holz wird vom Legalitätsprüfungssystem nicht erfasst. Zum Einsatz kommt es auch bei Holzprodukten, die auf Märkte außerhalb der Union ausgeführt werden. Das Legalitätsprüfungssystem gilt dagegen nicht für Holz aus: — Einschlagsgenehmigungen für Gemeinschaftswald und — Einschlagsgenehmigungen zur handwerklichen Nutzung. Denn obwohl das Forstgesetz einschlägige Bestimmungen dazu enthält, wurden in der RCA bislang keine Einschlagsgenehmigungen für Gemeinschaftswald und zur handwerklichen Nutzung vergeben. Diese Quellen werden daher im Legalitätsprüfungssystem nicht berücksichtigt. Es ist jedoch durchaus möglich, dass in Zukunft Holz aus Einschlagsgenehmigungen für Gemeinschaftswald und zur handwerklichen Nutzung in die Union ausgeführt werden soll. Diese Nutzungsrechte müssen dann im Legalitätsprüfungssystem berücksichtigt werden. Der nationale Holzmarkt wird von dem in diesem Abkommen beschriebenen Legalitätsprüfungssystem nicht erfasst. Örtliche Holzerntetätigkeiten für den Inlandsverbrauch an Holzprodukten werden regelmäßig nach Bestimmungen kontrolliert, die nicht Bestandteil dieses Abkommens sind. Mit dem in diesem Abkommen beschriebenen Legalitätsprüfungssystem wird sichergestellt, dass sich unter den ausgeführten Produkten keine vom nationalen Markt stammenden Produkte befinden. 2. LEGALITÄTSDEFINITION UND ÜBERPRÜFUNG DER LEGALITÄT VON HOLZ 2.1. Legalitätstabellen Die einschlägigen Rechtsvorschriften der RCA für den Forstsektor (Forstgesetz, Umweltgesetz, Zollkodex der CEMAC, Allgemeine Abgabenordnung, Arbeitsgesetz, Sozialgesetze usw.) mit den jeweiligen Durchführungsbestimmungen werden in den beiden Legalitätstabellen (für PEA und Plantagen) in Anhang II in Grundsätze, Kriterien und Indikatoren aufgegliedert. Für einige Indikatoren dieser Tabellen liegt zum Zeitpunkt der Paraphierung dieses Abkommens kein Verweis auf eine Rechtsvorschrift vor. Geeignete Verweise auf Rechts- oder Verwaltungsvorschriften (insbesondere die in Anhang IX genannten) werden in der Phase der Umsetzung dieses Abkommens und vor Erteilung der ersten FLEGT-Genehmigung von der RCA erstellt. Die Tabellen und das Legalitätsprüfungssystem ganz allgemein werden später entsprechend der inhaltlichen Weiterentwicklung der Rechtsvorschriften aktualisiert. Die Anhänge dieses Abkommens werden daraufhin auf Beschluss des Gemeinsamen Ausschusses für die Umsetzung des Abkommens gemäß Artikel 26 dieses Abkommens geändert. In der RCA wurden bislang keine Einschlagsgenehmigungen für Gemeinschaftswald oder Einschlagsgenehmigungen zur handwerklichen Nutzung vergeben. Die Legalitätstabellen für diese Arten von Nutzungsrechten werden bei der Umsetzung dieses Abkommens ausgearbeitet, bevor diese Nutzungsrechte erstmals vergeben werden. 2.2. Überprüfung der Legalitätstabellen An der Legalitätsprüfung sind mehrere zentrale und dezentrale Stellen der Ministerien beteiligt, die von einer unabhängigen Beobachtungsstelle der Zivilgesellschaft unterstützt werden können. Beteiligt sind folgende Stellen der Ministerien: — die Generaldirektion Gewässer, Forsten, Jagd und Fischerei (Direction générale des eaux, forêts, chasse et pêche, DGEFCP) stellt über zwei Direktionen, die Direktion Forstwirtschaft und Holzindustrie (Direction des exploitations et industries forestières, DEIF) und die Direktion Forstinventuren und Forsteinrichtung (Direction des inventaires et aménagement forestier, DIAF), die verschiedenen Überprüfungen auf zentraler Ebene sicher; — die Generaldirektion für regionale Dienste (Direction générale des services régionaux, DGSR) gewährleistet über die Regionaldirektionen (DR), die Inspektionen der Präfekturen und die Grenzinspektionen die verschiedenen Überprüfungen auf regionaler Ebene; — die Zentrale Forstdatenverwaltung (Centre de données forestières, CDF) erfasst, zentralisiert und verarbeitet die Daten in einem Datenbankmanagementsystem (DBMS); — die Zentralinspektion für Gewässer und Forsten (Inspection centrale des eaux et forêts, ICEF) überwacht und gewährleistet das einwandfreie Funktionieren der Legalitätsprüfung; — die Mobile Einsatz- und Kontrollbrigade (Brigade mobile d’intervention et de vérification, BMIV) übernimmt spontane Vor-Ort-Überprüfungen; — die Rechtsabteilung des Ministeriums für Gewässer und Forsten überprüft das Register der Verstöße und die Einziehungen bei Vergleichen; — die regionalen Arbeitsdirektionen überprüfen die Erfüllung der arbeits- und sozialversicherungsrechtlichen Bestimmungen; — die Generaldirektion Steuern stellt die steuerliche Anmeldung (NIF) und die ordnungsgemäße Zahlung der Steuern sicher; — die Generaldirektion Stadtplanung und Wohnungswesen ist an der Ausstellung von Eigentumsurkunden beteiligt (betrifft die Plantagen); — der Präsident des Handelsgerichts überprüft, dass gegen das Unternehmen keine Gerichtsurteile vorliegen; — die Geschäftsstellen des Handelsgerichts überprüfen, dass das Unternehmen ordnungsgemäß angemeldet ist; — die Einziehungs-, Prüfungs- und Rechtsabteilung der Nationalen Sozialversicherungskasse (Caisse nationale de sécurité sociale, CNSS) überprüft die Einziehung der Sozialversicherungsbeträge; — die Direktion Untersuchungen, Planung und Beschäftigung überprüft den aktuellen Stand der Akten der Arbeitgeber. Unabhängige Beobachtungsstelle der Zivilgesellschaft: Sie besteht aus mehreren zentralafrikanischen Nichtregierungsorganisationen (NGO), die die Plattform der Zivilgesellschaft im Bereich der Politikgestaltung im Forstsektor bilden. Sie unterstützt die an der Überprüfung beteiligten Ressorts der Ministerien. In der nachstehenden Tabelle werden die Modalitäten der Legalitätsprüfung für Ladungen von Holzprodukten beschrieben. Erläuterungen zu den Tabellenspalten: 1. Spalte: Indikatoren der Legalitätstabelle, die erfüllt sein müssen, damit eine Ladung als legal angesehen und eine Genehmigung erteilt werden kann. 2. Spalte: Verifikatoren, anhand deren nachgewiesen werden kann, dass der Indikator wirklich erfüllt ist. 3. und 4. Spalte: Ressorts und Strukturen, die mit der Überprüfung des Indikators befasst sind. 5. Spalte: Überprüfungsmethodik, die in der Phase der Umsetzung dieses Abkommens bestätigt wird. 6. Spalte: Für das Kontrollieren der Überprüfung zuständige Stellen und Kontrollmethodik. IND Indikatoren (1) Verifikatoren (2) Ressorts (3) Prüfende Strukturen (4) Überprüfungsmethodik (5) Für das Kontrollieren der Überprüfung zuständige Stellen und Kontrollmethodik (6) 1.1.1 Anmeldung bei den Wirtschaftsbehörden: Ministerium für Handel und Industrie 1.1.1.1: Beschluss des Ministeriums über die Zulassung des Holzunternehmens · Ministerium für Handel und Industrie Generaldirektion Handel, Wettbewerb und Verbraucher (DGCCC)/ Direktion Wettbewerb/Dienststelle Wettbewerb und Betrugsbekämpfung Methodik: Verantwortliche Stelle: 1 - Kontrolle der Gewerbeerlaubnis · Zentralinspektion des Ministeriums für Handel Dezentrale Dienststelle des Ministeriums für Handel bei der zentralen Anlaufstelle Die Gewerbeerlaubnis wird einmalig erteilt, in der Regel wird sie bei der Überprüfung des Handelsgewerbescheins überprüft. Zentralinspektion des Forstministeriums (ICEF) Direktion Binnenhandel Methodik: 2 - Kontrolle der Verlängerung des Handelsgewerbescheins · Zentralinspektion des Handelsministeriums 1 - Der Handelsgewerbeschein muss im ersten Halbjahr jedes Jahres verlängert werden (in der Zeit vom 1. Januar bis zum 30. Juni) · 1 - Eingang des Kurzberichts der Direktion Handel und Dokumentenprüfung · 2 - Die Überprüfung der Verlängerung erfolgt somit jedes Jahr systematisch durch Besuche in allen Handelsbetrieben nach dem 1. Juli. · 2 - Stichprobenkontrolle der Überprüfung und Erstellung eines Protokolls · 3 - Versand der Informationen über die kontrollierten Stichproben über ICEF an CDF · 1.1.1.2: Handelsgewerbeschein · 3 - Bei unterbliebener Verlängerung sendet DGCCC eine Vorladung an den Kaufmann · ICEF 4 - Fertigt nach Anhörung des Kaufmanns ein Protokoll und · 5 - Erstellt einen Bußgeldbescheid (unterzeichnet vom Minister für Handel) · 1 - Kontrolle der Erfassung der Information im Datenbankmanagementsystem durch CDF · Häufigkeit: Häufigkeit: 1.1.1.1: einmalig · 1.1.1.1: einmalig · 1.1.1.2: jährlich · 1.1.1.2: jährlich · Aufbewahrung des Ergebnisses: Aufbewahrung des Ergebnisses: 1.1.1.1: Zentralinspektion des Handelsministeriums 1 - Eingabe in die Datenbank der dezentralen Dienststelle des Ministeriums für Handels bei der zentralen Anlaufstelle · 1 - Erstellung eines Protokolls · 2 - Eingabe in das DBMS durch CDF · ICEF: 1.1.1.2: 1 - Eingabe des Ergebnisses der Kontrolle in das DBMS · 1 - Erstellung und Archivierung eines Protokolls (in Papierform) bei der Generaldirektion Handel · 2 - Eingabe in das DBMS durch CDF · Datenfluss: Datenfluss: Fluss 1: Anmeldung (Gewerbeerlaubnis) · 1 - Von der Zentralinspektion für Handel über die Zentralinspektion des Ministeriums für Gewässer und Forsten zum CDF · 1 - Dreimonatlicher Versand der Liste (elektronisch und in Papierform) der neu angemeldeten Unternehmen oder Tätigkeiten, die mit den Forst-/Holzsektor betreffen, durch die Direktion Binnenhandel (zentrale Anlaufstelle für Unternehmensformalitäten) an CDF · 2 - Von ICEF zur FLEGT-Genehmigungsstelle (das Formular zur Übermittlung des Ergebnisses der Prüfung muss noch festgelegt werden) · 2 - Eingabe in das DBMS durch CDF · 3 - Versand der Liste in Papierform an ICEF · Fluss 2: Verlängerung der Anmeldung · DGCCC: Jährlicher Versand eines Berichts über die Lage aller Unternehmen der Forst-/Holzwirtschaft über ICEF an die Zentralinspektion für Handel mit einer Kopie an CDF (das Formular für den Informationsaustausch muss noch erarbeitet werden) CDF: 1 - Eingang des Kurzberichts · 2 - Eingabe in das DBMS · 1.1.2 Registrierung bei der Steuerbehörde (Ministerium für Finanzen und Haushalt, Generaldirektion Steuern) 1.1.2.1: Gültige Steuerkarte · Ministerium für Gewässer, Forsten, Jagd und Fischerei Zentrale Forstdatenverwaltung (CDF) Methodik: Verantwortliche Stelle: Zentralinspektion für Gewässer und Forsten (ICEF) Ministerium für Finanzen und Haushalt Dienststelle für steuerliche Anmeldung (Direktion Untersuchungen, Steuerrecht, Anmeldung und Rechtsfragen) 1 - Dreimonatlicher Versand der Liste (elektronisch und in Papierform) der neu registrierten Unternehmen oder Tätigkeiten, die die Forst-/Holzwirtschaft betreffen, durch die Dienststelle für steuerliche Anmeldung und Rechtsfragen über ICEF an CDF. Die Liste enthält folgende Angaben: Name des Unternehmens oder der natürlichen Person, Steuernummer (NIF) und Anmeldedatum (das Formular für den Informationsaustausch muss noch erarbeitet werden) · Methodik: 1.1.2.2: Mitteilung der Steuernummer (NIF) · 2 - Eingang der Liste bei CDF · 1 - Eingang der von CDF versandten Liste · 3 - Eingabe in das DBMS · 2 - Überprüfung der Einhaltung der Vorschriften durch die Unternehmen · 3 - Eingabe des Ergebnisses für jedes Unternehmen in das DBMS · Häufigkeit: einmalig für jedes einzelne Unternehmen Häufigkeit: einmalig für jedes einzelne Unternehmen Aufbewahrung des Ergebnisses: Aufbewahrung des Ergebnisses: 1 - Eingabe in das DBMS durch CDF · 1 - Eingabe des Ergebnisses der Kontrolle der Überprüfung in das DBMS · 2 - Archivierung der Liste (in Papierform) · Datenfluss: 3 - Versand eines Exemplars der Liste in Papierform an ICEF Datenfluss: ICEF zu FLEGT-Genehmigungsstelle 1.1.3 Anmeldung bei der Caisse nationale de sécurité sociale (CNSS, Nationale Sozialversicherungskasse) 1.1.3.1: Nachweis der Mitgliedschaft in der CNSS · Arbeitsministerium Einziehungs-, Prüfungs- und Rechtsabteilung/Dienststelle Einziehung Methodik: Verantwortliche Stelle: ICEF 1 - Bei der zentralen Anlaufstelle eingereichter Aufnahmeantrag (Einziehungs-, Prüfungs- und Rechtsabteilung/Dienststelle Anmeldung) · Methodik: 1 - Eingang der von CDF versandten Liste · 2 - Versand der Akte an die CNSS zur Prüfung früherer Anmeldungen und zur Zuteilung der Mitgliedsnummer · 2 - Überprüfung der Einhaltung der Vorschriften durch die Unternehmen 3 - Eingabe des Ergebnisses für jedes Unternehmen in das DBMS · 3 - Besuch in den Räumen des Unternehmens, um die Wahrheitsmäßigkeit der Erklärung festzustellen: Datum der tatsächlichen Betriebsaufnahme, Zahl der Beschäftigten und Lohnsumme · 4 - Bei falschen Angaben Ausfertigung eines Berichtigungsprotokolls · Anm.: Derzeit legt die CNSS innerhalb von 48 Stunden nach der Anmeldung bei der Steuerbehörde automatisch eine Arbeitgeberakte an und holt die Informationen direkt bei den Steuerbehörden ein Häufigkeit: bei jeder Anmeldung Häufigkeit: einmalig für jedes einzelne Unternehmen Aufbewahrung des Ergebnisses: Aufbewahrung des Ergebnisses: Arbeitsministerium 1 - Erfassung in der Datenbank der zentralen Anlaufstelle (elektronisch) · 2 - Anlegen einer Arbeitgeberakte (in Papierform) · 3 - Aufnahme in die Arbeitgeberkartei (in Papierform) · 4 - Aufbewahrung auf Lochkarte bei der CNSS (elektronisch) · Eingabe in das DBMS Bei falschen Angaben: 1 - Berichtigungsprotokoll (in Papierform) · 2 - Kontrollbericht der Einziehungsabteilung · Forstministerium/CDF 1 - Archivierung der Liste der Unternehmen und ihrer Situation in Papierform · 2 - Eingabe in das DBMS · Datenfluss: Datenfluss: 1 - Dreimonatlicher Versand einer Liste der angemeldeten Arbeitgeber mit ihrer Mitgliedsnummer (elektronisch und in Papierform) über ICEF an CDF zur Eingabe in das DBMS (die Verfahren für den Informationsaustausch müssen noch erarbeitet werden) · ICEF zu FLEGT-Genehmigungsstelle 2 - Versand eines Exemplars der Liste und der Situation jedes Unternehmens durch CDF an ICEF · 1.1.4 Registrierung bei der Forstbehörde im Anschluss an ein gültiges Vergabeverfahren 1.1.4.1: Bericht des Ausschusses für die Vergabe der PEA unter der Verantwortung des Forstministeriums · Forstministerium Generaldirektion Gewässer, Forsten, Jagd und Fischerei (DGEFCP) Methodik: Verantwortliche Stelle: Zentralinspektion für Gewässer, Forsten, Jagd und Fischerei Methodik: Bei 2010 bereits bestehenden Unternehmen 1 - Überprüfung im Forstregister für jede PEA · 1 - Eingang des von der DGEF versandten Berichts · 2 - Ausarbeitung eines Berichts mit den Eckdaten (Nr. der PEA, Datum der Vergabe, ausgewählter Inhaber des Nutzungsrechts) · 2 - Kontrolle der Gültigkeit der Informationen für alle PEA · 1.1.4.2: Bericht der unabhängigen Beobachtungsstelle unter der Verantwortung des Forstministeriums · 3 - Übermittlung des Berichts mit Papierexemplaren der Vergabedekrete (das Formular muss noch erarbeitet werden) über ICEF an CDF · 3 - Eingabe der Ergebnisses der Kontrolle der Überprüfung in das DBMS · Bei neuen Unternehmen 1.1.4.3: Dekret über die Vergabe der Einschlags- und Forsteinrichtungs-genehmigung · 1 - Zusendung der Eckdaten sowie eines Papierexemplars des Dekrets an ICEF und über ICEF an CDF · Häufigkeit: einmalig für jedes einzelne Unternehmen Häufigkeit: einmalig für jedes einzelne Unternehmen Aufbewahrung des Ergebnisses: Aufbewahrung des Ergebnisses: 1 - Erfassung der Eckdaten im DBMS · Eingabe in das DBMS 2 - Digitalisieren und Eingeben des Dekrets in das DBMS · 3 - Archivierung in Papierform · 4 - Aktualisierung der Informationen · Datenfluss: DGEF zu CDF und ICEF Datenfluss: ICEF zu FLEGT-Genehmigungsstelle 1.1.5 Registrierung bei den Justizbehörden (Justizministerium, Handelsgericht) 1.1.5.1: Handels- und Mobiliarkreditregister (RCCM) · Justizministerium Geschäftsstelle des Handelsgerichts und Präsident des Handelsgerichts Verantwortliche Stelle: Geschäftsstelle des Handelsgerichts und Präsident des Handelsgerichts/ICEF Methodik: Methodik: 1.1.5.2: Notarielles Gründungsprotokoll · 1 - Regelmäßige Kontrolle des Registers und der Eintragungsunterlagen durch Ladung des Betroffenen vor das Handelsgericht im Fall der Aussetzung · 1 - Regelmäßige Kontrolle des Registers und der Eintragungsunterlagen durch Ladung des Betroffenen vor das Handelsgericht im Fall der Aussetzung · 2 - Überprüfung des Dokuments · 2 - Überprüfung des Dokuments · 1.1.5.3: Mitteilung der Nummer des Eintrags durch die Geschäftsstelle des Handelsgerichts · Häufigkeit: bei Bedarf: Änderung des Kapitals, Aufspaltung, Wechsel des Geschäftsführers, zusätzliche Geschäftstätigkeiten usw. Häufigkeit: bei Bedarf: Änderung des Kapitals, Aufspaltung, Wechsel des Geschäftsführers, zusätzliche Geschäftstätigkeiten usw. Aufbewahrung des Ergebnisses: Aufbewahrung des Ergebnisses: Eintragung in die „nationale Kartei“ Eintragung in die „nationale Kartei“ Eingabe in das DBMS Eingabe des Ergebnisses der Kontrolle der Überprüfung in das DBMS Datenfluss: Datenfluss: 1 - Dreimonatlicher Versand der Liste der angemeldeten Unternehmen und der Ergebnisse der im Laufe des Jahres durchgeführten Überprüfungen (das Verfahren für den Informationsaustausch muss noch erarbeitet werden) · ICEF zu FLEGT-Genehmigungsstelle 2 - Eingabe durch CDF in das DBMS · 1.1.6 Registrierung bei den Arbeits- und Beschäftigungsbehörden 1.1.6.1: Vom gebietszuständigen Gewerbeaufsichtsamt nummeriertes und paraphiertes Verzeichnis des Arbeitgebers · Arbeitsministerium Gebietszuständiges Gewerbeaufsichtsamt Methodik: Verantwortliche Stelle: Direktion Arbeit und Sozialversicherung/Forstministerium (Ministerium für Arbeit und Beschäftigung, Gewerbeaufsichtsamt) Generaldirektion Arbeit und Sozialversicherung Jährliche Paraphierung des Verzeichnisses des Arbeitgebers Methodik: Arbeitsministerium 1 - Prüfung der Tätigkeitsberichte des regionalen Inspektors für Arbeit und Sozialversicherung · 2 - Zusammenfassung der allgemeinen Lage jedes Unternehmens für das zurückliegende Jahr und Versand über ICEF an CDF nach einem noch zu erarbeitenden Verfahren · Forstministerium 1 - Eingang der Dokumente beim CDF · 2 - Eingabe in das DBMS · 3 - Versand eins Papierexemplars an ICEF · 4 - Überprüfung der Erfassung durch ICEF · Häufigkeit: einmalig für jedes Unternehmen, aber jährliche Aktualisierung Häufigkeit: einmalig für jedes Unternehmen, aber jährliche Aktualisierung Aufbewahrung des Ergebnisses: Aufbewahrung des Ergebnisses: Arbeitsministerium Jährlicher Bericht, der an die Direktion Arbeit und Sozialversicherung (DTPS) übermittelt wird Jährlicher Bericht, der an die Generaldirektion Arbeit und Sozialversicherung (DGTPS) übermittelt wird Forstministerium 1 - Eingabe in das DMBS durch CDF · 2 - Archivierung in Papierform durch CDF · 3 - Eingabe der Ergebnisse der Erfassung des CDF durch ICEF in das DBMS · Datenfluss: Datenfluss: Aufsichtstelle zu DTPS DTPS zu DGTPS und zu CDF/ICEF ICEF zu FLEGT-Genehmigungsstelle 1.1.7 Anmeldung bei den Kammern: Industrie- und Handelskammer 1.1.7.1: Bescheinigung der Kammer · Forstministerium Zentrale Forstdatenverwaltung (CDF) Verantwortliche Stelle: Zentralinspektion für Gewässer und Forsten (ICEF) Methodik: Methodik: Handelsministerium Dienststelle für die Anmeldung von Unternehmen (Handelskammer) bei der zentralen Anlaufstelle 1 - Dreimonatlicher Versand einer Kopie der Kammerbescheinigungen und der Liste der angemeldeten durch die Dienststelle für die Anmeldung von Unternehmen (Handelskammer) bei der zentralen Anlaufstelle über ICEF an CDF · Eingabe des Ergebnisses der Kontrolle der Überprüfung in das DBMS 2 - Eingang beim CDF · 3 - Eingabe in das DBMS · 4 - Überprüfung der Einhaltung der Vorschriften durch die Unternehmen · 5 - Eingabe des Ergebnisses für jedes Unternehmen in das DBMS · 6 - Dreimonatliche Aktualisierung des DBMS · Häufigkeit: einmalig für jedes einzelne Unternehmen Häufigkeit: einmalig für jedes einzelne Unternehmen Aufbewahrung des Ergebnisses: Aufbewahrung des Ergebnisses: Eingabe in das DBMS durch CDF Eingabe in das DBMS Archivierung (in Papierform) Datenfluss: Datenfluss: Versand einer Kopie der Kammerbescheinigung an ICEF ICEF zu FLEGT-Genehmigungsstelle 1.1.8 Anmeldung bei der Agence centrafricaine de la formation professionnelle et de l'emploi (zentralafrikanische Agentur für Berufsausbildung und Beschäftigung, ACFPE) 1.1.8.1: Nummerierter und mit Sichtvermerk versehener Aufnahmeantrag des Arbeitgebers · Arbeitsministerium Generaldirektion der ACFPE: Direktion Finanzangelegenheiten (Rechtsabteilung) Methodik: Verantwortliche Stelle: Regionales Gewerbeaufsichtsamt Die regelmäßige Überprüfung durch ACPFE findet zeitgleich mit den Überprüfungen des gebietszuständigen Gewerbeaufsichtsamts und nach den gleichen Verfahren statt Direktion Arbeit und Sozialversicherung/ Generaldirektion der ACFPE Vorgeschlagen wird Folgendes: Methodik 1 - Dreimonatlicher Versand der Liste (elektronisch und in Papierform) der neu angemeldeten Unternehmen oder Tätigkeiten, die den Forstsektor betreffen, an CDF · Arbeitsministerium 2 - Eingang der Liste bei CDF · 1 - Prüfung der Tätigkeitsberichte des regionalen Inspektors für Arbeit und Sozialversicherung · 3 - Eingabe in das DBMS · 2 - Zusammenfassung der allgemeinen Lage jedes Unternehmens für das zurückliegende Jahr und Versand über ICEF an CDF nach einem noch zu erarbeitenden Verfahren · Forstministerium 1 - Eingang der Dokumente bei CDF · 2 - Eingabe in das DBMS · 3 - Versand eins Papierexemplars an ICEF · 4 - Überprüfung der Erfassung durch ICEF · Häufigkeit: einmalig für jedes einzelne Unternehmen Häufigkeit: einmalig für jedes einzelne Unternehmen Aufbewahrung des Ergebnisses: Aufbewahrung des Ergebnisses: Eingabe in das DBMS durch CDF Eingabe des Ergebnisses der Kontrolle der Überprüfung in das DBMS Archivierung (in Papierform) Datenfluss: Datenfluss: Versand eines Papierexemplars der Liste an ICEF ICEF zu FLEGT-Genehmigungsstelle 1.2.1 Zahlung der Beiträge an die CNSS 1.2.1.1: Bescheinigung der CNSS oder Quittung · Arbeitsministerium Einziehungsstelle der Einziehungs-, Prüfungs- und Rechtsabteilung (DRCC) Methodik: Verantwortliche Stelle: Einziehungs-, Prüfungs- und Rechtsabteilung/Zentralinspektion für Gewässer und Forsten 1 - Aktualisierung der Arbeitgeberakte im Nachhinein · Bestimmungen: Große Arbeitgeber (20 und mehr Beschäftigte) zahlen die Beiträge monatlich und haben einen Monat Zeit, die Meldung für den Vormonat abzugeben Methodik: Kleine Arbeitgeber (weniger als 20 Beschäftigte) zahlen die Beiträge dreimonatlich und haben 15 Tage Zeit für die Zahlung Einziehungs-, Prüfungs- und Rechtsabteilung 2 - Versand eines Mahnschreibens an Zuwiderhandelnde unter Angabe des zu zahlenden Bußgelds (10 % des Gesamtbetrags) · Regelmäßige Überprüfung im Verdachtsfall oder bei Anzeige Erstellung eines Kontrollprotokolls 3 - Bei Nichtzahlung Auslösen eines Gerichtsverfahrens 10 Tage nach der Mahnung · ICEF 1 - Eingang der von CDF versandten Liste · 4 - Erstellen eines dreimonatlichen Berichts · 2 - Überprüfung der ordnungsgemäßen Erfassung durch CDF und des Zahlungsstandes jedes Arbeitgebers · 3 - Eingabe des Ergebnisses in das DBMS · Häufigkeit: dreimonatlich Häufigkeit: dreimonatlich DRCC: bei Bedarf ICEF: monatlich Aufbewahrung des Ergebnisses: Aufbewahrung des Ergebnisses: Protokoll der Mahnung (in Papierform) DRCC: Kontrollbericht Archivierung durch CDF ICEF: Eingabe in das DBMS Datenfluss: Datenfluss: Dreimonatlicher Versand der Liste der Unternehmen mit ihrem Zahlungsstand über ICEF an CDF (in Papierform auf einem noch zu erarbeitenden Formular) zur Eingabe in das DBMS; CDF gibt die Daten in das DBMS ein, sendet ein Papierexemplar an ICEF und archiviert das Dokument (in Papierform) DRCC sendet die Kontrollberichte an ICEF, die sie zur Erfassung an CDF weiterleitet ICEF legt der Genehmigungsstelle den Stand jedes Unternehmens vor 1.2.2 Zahlung der Beiträge an die ACFPE 1.2.2.1: Dreimonatliche Lohnzahlungserklärung · Arbeitsministerium Direktion Untersuchungen, Planung und Beschäftigung (DEPE) Methodik: Verantwortliche Stelle: ACFPE 1 - Kontrolle der Arbeitsverträge und des Sichtvermerks der ACFPE zur Überprüfung der Einhaltung der Vorschriften für den Mindestlohn je Berufsgruppe · Direktion Arbeit und Sozialversicherung Verwaltungs- und Finanzdirektion (DAF) 2 - Überprüfung der Personalkartei · ICEF 3 - Dreimonatliche Überprüfung der Zahlungsbestätigungen · Methodik: Regionales Gewerbeaufsichtsamt 4 - Erstellen eines Kontrollberichts · Arbeitsministerium 5 - Erstellen eines dreimonatlichen Berichts mit der Lage jedes Unternehmens nach einem noch zu erarbeitenden Verfahren · 1 - Eingang der Informationen der DAF zur Personalstandsmeldung 2 - Überprüfung des Sichtvermerks · 6 - Übermittlung des dreimonatlichen Berichts über ICEF an CDF · 3 - Anfrage bei DAF über die Einziehungsdienststelle bezüglich der Zahlung des Arbeitgeberanteils · 4 - Jahresbericht über ICEF mit Kopie an CDF · 1.2.1.2: Zahlungsnachweise für den Arbeitgeberbeitrag · Häufigkeit: Häufigkeit: — jährlich für die 4 letzten Quartale (Arbeitsministerium) · dreimonatlich — dreimonatlich – Forstministerium (ICEF) · Aufbewahrung des Ergebnisses: Aufbewahrung des Ergebnisses: Kontrollberichte Jährliche Berichte Dreimonatliche Berichte Eingabe in das DBMS Datenfluss: Datenfluss: DEPE/DAF über ICEF zu CDF DGTPS zu ICEF ICEF zu FLEGT-Genehmigungsstelle 1.3.1 Die Geschäftstätigkeit des Unternehmens wurde nicht durch ein Gerichtsurteil ausgesetzt 1.3.1.1: Urteile der Gerichte · Justizministerium Gerichtsgeschäftsstellen Methodik: Verantwortliche Stelle: Gerichtsgeschäftsstellen: Justizministerium: Tribunal de grande instance (TGI) Forstministerium Direktion Rechtsangelegenheiten des Forstministeriums (DAJC) 1 - Eintragung der begangenen Verstöße in das Register jedes Gerichts des Bezirks · MEFCP: Generaldirektion für unterstützende Dienste (DGSA) 2 - Ausarbeitung eines Berichts (in Papierform auf einem noch auszuarbeitenden Formular) für jeden Verstoß und eines Jahresberichts · Methodik: Regionaldirektion Gewässer und Forsten (DR) 3 - Übermittlung des Berichts bzw. der Berichte und einer Kopie des Urteils an die zuständige Regionaldirektion Gewässer und Forsten für die Gerichte der Präfekturen nach einem zu erarbeitenden Verfahren · TGI: 1 - Kontrolle der ordnungsgemäßen Führung des Urteilsregisters 2 - Erarbeiten eines Jahresberichts, von dem ein Exemplar über ICEF an CDF gesandt wird · 4 - Übermittlung des Berichts und einer Kopie des Urteils an DAFC durch DREF oder durch die Gerichtsgeschäftsstellen in Bangui mit einer Kopie über ICEF an CDF · DAJC: DGSA: 1 - Eintragung in das Register der Verstöße (muss noch eingerichtet werden, da derzeit kein Register geführt wird) · Kontrolle der ordnungsgemäßen Führung des Registers der Verstöße CDF: ICEF: 1 - Eingabe in die Datenbank · Kontrolle der Eingabe in das DBMS durch CDF Archivierung des Berichts Häufigkeit: Häufigkeit: bei jeder Aussetzung jährlich 1.3.1.2: Register der Verstöße des Forstministeriums · Forstministerium Aufbewahrung des Ergebnisses: Aufbewahrung des Ergebnisses: Gerichtsgeschäftsstellen: ICEF: Eintragung in das Urteilsregister des gebietszuständigen Gerichts Eingabe des Ergebnisses der Kontrolle in das DBMS Ausarbeiten eines Berichts, der in Papierform archiviert wird DAJC: Führen des Registers der Verstöße CDF: Eingabe in das DBMS Archivierung des Berichts und des Urteils in Papierform Datenfluss: Datenfluss: Gerichte der Präfekturen: 1 - Bericht der Geschäftsstellen an DREF · ICEF zu FLEGT-Genehmigungsstelle 2 - Übermittlung des Berichts an DAJC mit Kopie an CDF über ICEF · Gerichte in Bangui: 1 - Bericht der Geschäftsstellen an DAJC mit Kopie an CDF über ICEF · 1.3.2 Die Geschäftstätigkeit des Unternehmens wurde nicht aufgrund einer verwaltungsrechtlichen Sanktion ausgesetzt 1.3.2.1: Register der Verstöße des Forstministeriums · Forstministerium Direktion Rechtsangelegenheiten des Forstministeriums (DAJC) Methodik: 1.3.2.1: siehe 1.3.1 · Verantwortliche Stelle: ICEF Methodik: 1.3.2.2: 1.3.2.2: Aussetzungsbeschlusses des Umweltministers · 1 - Eintragung in das Register der Verstöße durch DAJC 2 - Ausarbeitung eines Berichts · DGSA: Kontrolle der ordnungsgemäßen Führung des Registers der Verstöße 3 - Übermittlung des Berichts und des Beschlusses über ICEF an CDF · ICEF: Kontrolle der Eingabe in das DBMS durch CDF Häufigkeit: bei jeder Aussetzung Häufigkeit: jährlich Aufbewahrung des Ergebnisses: Aufbewahrung des Ergebnisses: DAJC: ICEF: Führen des Registers der Verstöße Eingabe des Ergebnisses der Kontrolle in das DBMS CDF: Eingabe in das DBMS Archivieren des Berichts und des Aussetzungsbeschlusses in Papierform Datenfluss: Datenfluss: DAJC über ICEF zu CDF ICEF zu FLEGT-Genehmigungsstelle 1.4.1 Das Unternehmen hat Bußgelder und Geldstrafen für festgestellte Verstöße ordnungsgemäß bezahlt 1.4.1.1: Quittung über die Zahlung des Betrags des Vergleichs oder der Bußgelder und Geldstrafen · Forstministerium Generaldirektion Gewässer und Forsten (DGEF), Mobile Einsatz- und Kontrollbrigade (BMIV) Methodik: 1 - Überprüfung des Registers der Verstöße vor jeder regelmäßigen Kontrolle durch BMIV und DGEF · Verantwortliche Stelle: Zentralinspektion für Gewässer, Forsten, Jagd und Fischerei 2 - Besuch der Buchhaltungsabteilungen · 3 - Ausarbeitung eines Berichts · Methodik: 4 - Übermittlung des Berichts in 2 Ausfertigungen an ICEF, von denen eine direkt an CDF weitergeleitet wird · Überprüfung der Eingabe in das DBMS durch CDF und Eingabe des Ergebnisses der Kontrolle in das DBMS Häufigkeit: dreimonatlich Häufigkeit: halbjährlich Aufbewahrung des Ergebnisses: Aufbewahrung des Ergebnisses: Kontrollbericht elektronisch und in Papierform bei CDF und DGEF archiviert Eingabe in das DBMS Eingabe in das DBMS Datenfluss: Datenfluss: DGEF zu ICEF und über ICEF zu CDF ICEF zu FLEGT-Genehmigungsstelle 2.1.1 Alle Phasen (Unterrichtung der Bevölkerung, Ausschreibung, Beantragung des Nutzungsrechts, Vergabeausschuss einschließlich der unabhängigen Beobachtungsstelle), die zur Vergabe von Einschlagsgenehmigungen führen, wurden vom Unternehmen ordnungsgemäß unter Einhaltung der in den Rechts- undVerwaltungsvorschriften der RCA vorgesehenen Fristen vor und nach der Verkündung des Forstgesetzes Nr. 08.022 befolgt 2.1.1.1: Bericht des Ausschusses für die Vergabe der PEA unter der Verantwortung des Forstministeriums 2.1.1.2: Bericht der unabhängigen Beobachtungsstelle unter der Verantwortung des Forstministeriums · Forstministerium Generaldirektion Gewässer und Forsten (DGEFCP) Methodik: 1 - Überprüfung des Vorliegens des Vergabedekrets in den Archiven des MEFCP für alle bereits erteilten Genehmigungen und des Datums der Vergabe 2 - Überprüfung des Vorliegens des Vertrags (endgültiger und/oder vorläufiger Vertrag in Abhängigkeit vom Datum der Vergabe) 3 - Ausarbeitung eines Berichts mit den Eckdaten (Nr. der PEA, Datum der Vergabe, ausgewählter Inhaber des Nutzungsrechts, Art des Vertrags und Datum der Unterzeichnung) · Verantwortliche Stelle: Zentralinspektion für Gewässer, Forsten, Jagd und Fischerei 2.1.1.3: Dekret zur Vergabe der PEA · 4 - Übermittlung des Berichts über ICEF an ICEF und CDF mit Kopien des Vergabedekrets und des Vertrags oder der Verträge in Papierform · Methodik: 1 - Eingang des von DGEF versandten Berichts · 2.1.1.4: Vorläufiger Vertrag innerhalb von drei Monaten nach Unterzeichnung des Dekrets · 2 - Kontrolle der Gültigkeit der Informationen für alle PEA 3 - Eingabe der Ergebnisses der Kontrolle der Überprüfung in das DBMS · 2.1.1.5: Endgültiger Vertrag innerhalb von drei Jahren nach Unterzeichnung des vorläufigen Vertrags · Häufigkeit: einmalig für eine bestimmte PEA Häufigkeit: einmalig für eine bestimmte PEA Aufbewahrung des Ergebnisses: Aufbewahrung des Ergebnisses: Erfassung der Eckdaten im DBMS Eingabe in das DBMS Digitalisieren und Eingeben des Dekrets in das DBMS Archivierung in Papierform Aktualisierung der Informationen bei jeder neuen Vergabe oder Rückgabe einer Einschlagsgenehmigung an den Staat Datenfluss: DGEF zu ICEF Datenfluss: ICEF zu FLEGT-Genehmigungsstelle 2.1.2 Das Unternehmen hat in allen Phasen des Vergabeverfahrens alle Kosten bezahlt 2.1.2.1: Nachweise für die Zahlung der Bearbeitungskosten · Forstministerium Generaldirektion Gewässer und Forsten (DGEFCP) Methodik: Verantwortliche Stelle: Zentralinspektion für Gewässer, Forsten, Jagd und Fischerei 2.1.2.2: Nachweise für die Zahlung der Vorinventur-Gebühr · 1 - Überprüfung des Vorliegens der Quittungen über die Zahlung der Bearbeitungskosten, der Vorinventur-Gebühr und der Pacht für 3 Jahre (nach 2003 gegründete Unternehmen) in den Archiven des MEFCP · Methodik: 2 - Ausarbeitung eines Berichts mit den Eckdaten (Nr. der PEA, Datum der Vergabe, ausgewählter Inhaber des Nutzungsrechts, Nr. der Quittungen und gezahlte Beträge) · 1 - Eingang des von der DGEF versandten Berichts · 2.1.2.3: Quittung über die Zahlung der Pacht für 3 Jahre spätestens 15 Tage nach Mitteilung der Vergabe (bei den nach 2003 vergebenen Einschlagsgenehmigungen) · 3 - Übermittlung des Berichts an ICEF und über ICEF an CDF mit Kopien der Quittungen in Papierform · 2 - Kontrolle der Gültigkeit der Informationen für alle PEA · 3 - Eingabe der Ergebnisses der Kontrolle der Überprüfung in das DBMS · Häufigkeit: einmalig für eine bestimmte Vergabe Häufigkeit: einmalig für eine bestimmte Vergabe Aufbewahrung des Ergebnisses: Aufbewahrung des Ergebnisses: Erfassung im DBMS Eingabe in das DBMS Digitalisieren und Eingeben des Dekrets in das DBMS Archivierung in Papierform Aktualisierung der Informationen bei jeder neuen Vergabe oder Rückgabe einer Genehmigung Datenfluss: DGEF zu ICEF Datenfluss: ICEF zu FLEGT-Genehmigungsstelle 2.1.3 Im Fall von Plantagen, die Privatpersonen oder einer Gemeinschaft gehören, besitzt die Privatperson oder die Gemeinschaft einen Eigentumsnachweis 2.1.3.1: Eigentumsurkunde auf den Namen der Privatperson oder der Gemeinschaft · Ministerium für Städtebau (Kataster) Ministerium für Finanzen und Haushalt Generaldirektion Städtebau Generaldirektion Steuern und Liegenschaften (DGID) Methodik: Überprüfung des Vorliegens der Eigentumsurkunden Häufigkeit: einmalig Aufbewahrung des Ergebnisses: Erfassung im DBMS Verantwortliche Stelle: Zentralinspektion für Städtebau Eingabe in das DBMS Datenfluss: Generaldirektion Städtebau zu Generaldirektion Steuern und Liegenschaften Datenfluss: Zentralinspektion für Städtebau zu ICEF und ICEF zu FLEGT-Genehmigungsstelle Generaldirektion Steuern zu DGEF DGEF zu ICEF 2.2.1 Das Unternehmen weist eine von der Forstverwaltung ordnungsmäßig erteilte jährliche Holzschlagbewilligung vor 2.2.1.1: Genehmigung des Wirtschaftsplans (PG) bei PEA mit endgültigem Vertrag · Forstministerium Generaldirektion Gewässer und Forsten (DGEFCP) Methodik: Verantwortliche Stelle: ICEF 2.2.1.2: Genehmigung des Jahreseinschlagsplans (PAO) bei PEA mit endgültigem Vertrag · PEA mit endgültigem Vertrag 1 - Dokumentenprüfung des vom Unternehmen vorgelegten PG und PAO durch einen hierzu eingerichteten Ausschuss im Rahmen des Bewertungssystems des MEFCP · Methodik: 2.2.1.3: Von der zuständigen Behörde unterzeichneter vorläufiger Nutzungsvertrag · 2 - Schreiben zur Genehmigung des PAO, wenn Vorlage zufriedenstellend PEA mit vorläufigem Vertrag Überprüfung des Vorliegens des Schreibens zur Genehmigung des PG und PAO und des Protokolls der Sitzung Die Überprüfung erfolgte bereits unter 2.1.1 Häufigkeit: Häufigkeit: jährlich bei PAO und alle fünf Jahre bei PG jährlich bei PAO und alle fünf Jahre bei PG Aufbewahrung des Ergebnisses: Aufbewahrung des Ergebnisses: Archivierung des Schreibens zur Genehmigung des PAO durch DGEF im DBMS und in Papierform in den Archiven Eingabe in das DBMS, dass der Punkt überprüft wurde Datenfluss: Datenfluss: 1 - Versand eines Genehmigungsschreibens durch DGEF an das Unternehmen, ICEF, PARPAF (Projekt zur Unterstützung der Realisierung von Forsteinrichtungsplänen) und DGSR sowie des Protokolls der Sitzung mit Bewertung an ICEF und über ICEF an CDF · ICEF zu FLEGT-Genehmigungsstelle 2.2.2 Im Fall von Plantagen in Staatsbesitz weist das Holzunternehmen eine Genehmigung des Forstministeriums für die Nutzung der Plantage vor 2.2.2.1: Zustimmung des Forstministeriums 2.2.2.2: Explorationsgenehmigung 2.2.2.3: Explorationsbericht 2.2.2.4: Vereinfachter Wirtschaftsplan bei Plantagen mit einer Fläche von 50 ha oder mehr nach den Vorgaben des Lastenhefts · Forstministerium Generaldirektion Gewässer und Forsten (DGEFCP) Methodik 2.2.2.1 bis 2.2.2.3: Antrag an das Forstministerium Erteilung der Explorationsgenehmigung durch DGEF Durchführen der Exploration durch das Unternehmen oder die Privatperson und Einreichung des Berichts bei DGEF Dokumentenprüfung und Vor-Ort-Prüfung durch DGEF und Erteilung der ministeriellen Zustimmung Verantwortliche Stelle: ICEF Methodik: Überprüfung des Vorliegens des Explorationsberichts und der Genehmigung des Ministeriums Häufigkeit: bei jedem Antrag Häufigkeit: dreimonatlich Aufbewahrung des Ergebnisses: Aufbewahrung des Ergebnisses: Archivierung des Antrags, der Explorationsgenehmigung und der ministeriellen Genehmigung in Papierform (DGEF und CDF) und in elektronischer Form (CDF) Eingabe in das DBMS, dass der Punkt überprüft wurde Datenfluss: Antragsteller zu DGEF Datenfluss: ICEF zu FLEGT-Genehmigungsstelle DGEF zu Antragsteller und zu ICEF (CDF) 2.2.3 Im Fall von Plantagen, die einer Privatperson oder einer Gemeinschaft gehören, besitzt das Holzunternehmen Einschlagsgenehmigungen 2.2.3.1: Dem Holzunternehmen (Eigentümer oder Holzunternehmen unter Vertrag) vom Ministerium erteilte Holzschlagbewilligung 2.2.3.2: Vereinfachter Wirtschaftsplan bei Plantagen mit einer Fläche von 50 ha oder mehr nach den Vorgaben des Lastenhefts 2.2.3.3: Gegebenenfalls Vertrag zwischen der Privatperson oder Gemeinschaft und dem Holzunternehmen. · Forstministerium Generaldirektion Gewässer und Forsten (DGEFCP) Methodik 2.2.3.1: Antrag an das Forstministerium Erteilung der Explorationsgenehmigung durch DGEF Durchführen der Exploration durch das Unternehmen oder die Privatperson und Einreichung des Berichts bei DGEF Dokumentenprüfung und Vor-Ort-Überprüfung durch DGEF und Erteilung der Holzschlagbewilligung Verantwortliche Stelle: ICEF Methodik: Überprüfung des Vorliegens des Explorationsberichts und der Holzschlagbewilligung Häufigkeit: bei jedem Antrag Häufigkeit: dreimonatlich Aufbewahrung des Ergebnisses: Aufbewahrung des Ergebnisses: Archivierung des Antrags, der Explorationsgenehmigung und der Holzschlagbewilligung in Papierform (DGEF und CDF) und in elektronischer Form (CDF) Eingabe in das DBMS, dass der Punkt überprüft wurde Datenfluss: Antragsteller zu DGEF Datenfluss: DGEF zu Antragsteller und zu ICEF (CDF) ICEF zu FLEGT-Genehmigungsstelle 2.3.1 Das Unternehmen informiert die lokalen und indigenen Bevölkerungsgruppen, die Gebietskörperschaften und alle Beteiligten über die Unterzeichnung des vorläufigen Vertrags und die Einrichtung der vorläufigen Hiebfläche 2.3.1.1: Vom Holzunternehmen verfasstes und von den Beteiligten gemeinsam bestätigtes Protokoll über die Informationsbesprechungen. · Forstministerium Generaldirektion für regionale Dienste (DGSR)/Regionaldirektion (DR) Methodik: Regelmäßige Überprüfung des Vorliegens der Protokolle durch die gebietzuständigen Regionaldirektionen Verantwortliche Stelle: Generaldirektion für regionale Dienste (DGSR) Methodik: Überprüfung des Vorliegens des Berichts Häufigkeit: jährlich Häufigkeit: jährlich Aufbewahrung des Ergebnisses: Aufbewahrung des Ergebnisses: Erstellen eines Kontrollberichts Eingabe in das DBMS Übermittlung des Berichts an DGSR Übermittlung des Berichts durch DGSR an DGEF und CDF Datenfluss: Datenfluss: Regionaldirektionen zu DGSR ICEF zu FLEGT-Genehmigungsstelle DGSR zu DGEF und zu CDF (ICEF) 3.1.1 Die Umweltverträglichkeitsstudien wurden durchgeführt 3.1.1.1: Genehmigter Bericht über Umweltverträglichkeitsstudien für jeden Produktionsstandort (PEA + Sägewerk einschließlich Unterkünfte) 3.1.1.2: Von der zuständigen Behörde ausgestellte Umweltkonformitätsbescheinigung · Ministerium für Umwelt und Ökologie Forstministerium Generaldirektion Umwelt (DGE) Methodik: 1 - Kontrolle der vom Unternehmen vorgelegten Umweltverträglichkeitsstudie (UVS) 2 - Vor-Ort-Überprüfung 3 - Schreiben zur Genehmigung der UVS, wenn die Überprüfung zufriedenstellend verläuft · Verantwortliche Stelle: Direktion Umweltüberwachung (DSE) /ICEF Methodik: DSE: 1 - Nachprüfung einiger Punkte der Dokumentenprüfung und der Vor-Ort-Überprüfung im Verdachtsfall · 2 - Ausarbeitung und Übermittlung eines Berichts mit Kopie an ICEF · ICEF: Überprüfen des Vorliegens des Schreibens zur Genehmigung der UVS Häufigkeit: alle fünf Jahre Häufigkeit: alle fünf Jahre Aufbewahrung des Ergebnisses: Aufbewahrung des Ergebnisses: Archivierung des Schreibens zur Genehmigung der UVS durch DGE im DBMS und in Papierform in den Archiven DSE: Archivierung des Kontrollberichts ICEF: Eingabe des Ergebnisses der Kontrolle der Überprüfung in die Datenbank Datenfluss: Versand eines Genehmigungsschreibens an das Unternehmen mit Kopie an CDF und ICEF Datenfluss: ICEF zu FLEGT-Genehmigungsstelle 3.2.1 Die in den genehmigten Verträglichkeitsstudien enthaltenen Maßnahmen zum Artenschutz werden umgesetzt 3.2.1.1: Bericht über Kontrollen der Umweltbehörde · Ministerium für Umwelt und Ökologie Direktion Umweltüberwachung (DSE) Methodik: 1 - Vor-Ort-Evaluierung der Umsetzung der in der UVS enthaltenen Maßnahmen · Verantwortliche Stelle: ICEF 2 - Evaluierungsbericht und Bestätigungsschreiben, wenn Evaluierung zufriedenstellend · Methodik: 3 - Eingabe des Ergebnisses der Überprüfung in das DBMS · Überprüfung des Vorliegens des Berichts und des Schreibens Häufigkeit: ständig (abhängig von der Art der in der UVS enthaltenen Maßnahmen) Häufigkeit: ständig (abhängig von der Art der in der UVS enthaltenen Maßnahmen) Aufbewahrung des Ergebnisses: Aufbewahrung des Ergebnisses: Archivierung des Evaluierungsbericht und des Schreibens in den Archiven der DSE Eingabe des Ergebnisses der Kontrolle der Überprüfung in die Datenbank Datenfluss: Datenfluss: Versand eines Genehmigungsschreibens an das Unternehmen mit Kopie an ICEF und CDF ICEF zu FLEGT-Genehmigungsstelle 3.3.1 Die Abfälle (im Sinne von Art. 3 des Umweltgesetzes der Zentralafrikanischen Republik und der Durchführungsbestimmungen), die bei den Tätigkeiten des Unternehmens anfallen, werden nach den gesetzlichen Vorschriften behandelt 3.3.1.1: Bericht über Kontrollen der Umweltbehörde · Ministerium für Umwelt und Ökologie (DGE) Direktion Umweltüberwachung (DSE) Methodik: 1 - Vor-Ort-Evaluierung des Bestehens eines Abfallbehandlungssystems 2 - Evaluierungsbericht und Bestätigungsschreiben, wenn Evaluierung zufriedenstellend 3 - Eingabe des Ergebnisses der Überprüfung in das DBMS · Verantwortliche Stelle: DGE Methodik: Überprüfung des Vorliegens des Berichts und des Schreibens Häufigkeit: halbjährlich Häufigkeit: halbjährlich Aufbewahrung des Ergebnisses: Aufbewahrung des Ergebnisses: Archivierung des Berichts und des Schreibens in den Archiven der DSE Eingabe des Ergebnisses der Kontrolle der Überprüfung in die Datenbank Datenfluss: Datenfluss: Versand eines Genehmigungsschreibens an das Unternehmen mit Kopie an ICEF und CDF ICEF zu FLEGT-Genehmigungsstelle 3.3.2 Die gesetzlichen Bestimmungen zum Schutz vor Gewässer- und Luftverschmutzung werden eingehalten 3.3.2.1: Prüfbericht der Umweltbehörde · Ministerium für Umwelt und Ökologie Direktion Umweltüberwachung (DSE) Methodik: Verantwortliche Stelle: DGE 1 - Vor-Ort-Evaluierung des Bestehens eines Systems zum Schutz vor Gewässer- und Luftverschmutzung · Methodik: 2 - Evaluierungsbericht und Bestätigungsschreiben, wenn Evaluierung zufriedenstellend · Überprüfung des Vorliegens des Berichts und des Schreibens 3 - Eingabe des Ergebnisses der Überprüfung in das DBMS · Häufigkeit: jährlich Häufigkeit: jährlich Aufbewahrung des Ergebnisses: Aufbewahrung des Ergebnisses: Archivierung des Berichts und des Schreibens in den Archiven der DSE Eingabe des Ergebnisses der Kontrolle der Überprüfung in die Datenbank Datenfluss: Datenfluss: 1 – Versand eines Genehmigungsschreibens an das Unternehmen mit Kopie an ICEF und CDF · ICEF zu FLEGT-Genehmigungsstelle 4.1.1 Die freie gewerkschaftliche Betätigung innerhalb des Unternehmens ist gewährleistet 4.1.1.1: Aushang der Mitteilung über die Gewährleistung der freien gewerkschaftlichen Betätigung mit dem Sichtvermerk der zuständigen Behörde · Arbeitsministerium Gebietszuständiges Gewerbeaufsichtsamt Methodik: Verantwortliche Stelle: Direktion Arbeit und Beschäftigung (DTE) Forstministerium BMIV 1 - Regelmäßige Überprüfung vor Ort mindestens einmal jährlich oder im Verdachtsfall oder bei Anzeige · Zentralinspektion für Gewässer und Forsten 2 - Kontrolle des Arbeitnehmerregisters · Methodik: 3 - Gespräch mit den Arbeitnehmern und dem Arbeitgeber · DTE: 4.1.1.2: Protokolle der Gewerkschaftssitzungen (wenn Mitarbeiter Gewerkschaftsmitglieder sind) · 4 - Sichtvermerk und/oder Vermerk im Register · Erhält die Jahresberichte von den regionalen Gewerbeaufsichtsämtern 5 - Ausarbeitung eines Berichts · Prüft die Berichte und sendet eine Zusammenfassung an die Generaldirektion Arbeit und Beschäftigung Sendet eine Zusammenfassung für die Unternehmen der Forst-/Holzwirtschaft über ICEF an CDF (zu erarbeiten) Anm.: Die Mobile Kontrollbrigade (BMIV) kann die gleichen Kontrollen vornehmen und sendet das Ergebnis direkt an ICEF (dies gilt für 4.1 und 4.2) Kann die Überprüfung durch die Aufsichtsämter unangekündigt kontrollieren und einen Bericht erstellen, der in Kopie über ICEF an CDF gesandt wird ICEF Überprüft, dass CDF die Daten jährlich in das DBMS eingibt Häufigkeit: jährlich Überprüft die Einhaltung der Vorschriften durch die Unternehmen Häufigkeit: jährlich Aufbewahrung des Ergebnisses: Aufbewahrung des Ergebnisses: Kontrollbericht beim gebietszuständigen Gewerbeaufsichtsamt archiviert CDF gibt das Ergebnis der Überprüfungen in DBMS ein Jährlicher Bericht beim gebietszuständigen Gewerbeaufsichtsamt archiviert ICEF gibt die Kontrolle der Überprüfung in das DBMS ein Datenfluss: Datenfluss: Versand des Kontrollberichts an das Unternehmen DTE zu CDF Versand der jährlichen Berichte an die Direktion für Arbeit ICEF zu FLEGT-Genehmigungsstelle 4.1.2 Die nach geltendem Recht gewählten Personalvertreter besitzen das zur Ausübung ihres Amts erforderliche Wissen 4.1.2.1: Protokoll der Versammlung zur Wahl der Personalvertreter mit dem Sichtvermerk des Gewerbeaufsichtsamts · Arbeitsministerium Gebietszuständiges Gewerbeaufsichtsamt Methodik: Verantwortliche Stelle: Direktion Arbeit und Beschäftigung ICEF 4.1.2.2: Fortbildungsbescheinigungen mit dem Sichtvermerk des Gewerbeaufsichtsamts · 1 - Regelmäßige Überprüfung vor Ort mindestens einmal jährlich oder im Verdachtsfall oder bei Anzeige · Methodik: DTE 2 - Gespräch mit den Personalvertretern · Erhält die Jahresberichte von den regionalen Gewerbeaufsichtsämtern 3 - Ausarbeitung eines Berichts · Prüft die Berichte und sendet eine Zusammenfassung an die Generaldirektion Arbeit und Beschäftigung Sendet eine Zusammenfassung für die Unternehmen der Forst-/Holzwirtschaft über ICEF an CDF Kann die Überprüfung durch die Aufsichtsämter unangekündigt kontrollieren und einen Bericht erstellen, der in Kopie über ICEF an CDF gesandt wird ICEF Überprüft, dass CDF die Daten jährlich in das DBMS eingibt Überprüft die Einhaltung der Vorschriften durch die Unternehmen Häufigkeit: jährlich Häufigkeit: jährlich Aufbewahrung des Ergebnisses: Aufbewahrung des Ergebnisses: Kontrollbericht beim gebietszuständigen Gewerbeaufsichtsamt archiviert CDF gibt das Ergebnis der Überprüfungen in das DBMS ein Jährlicher Bericht beim gebietszuständigen Gewerbeaufsichtsamt archiviert ICEF gibt die Kontrolle der Überprüfung in das DBMS ein Datenfluss: Datenfluss: Versand des Kontrollberichts an das Unternehmen DTE zu CDF Versand der jährlichen Berichte an die Direktion für Arbeit ICEF zu FLEGT-Genehmigungsstelle 4.1.3 Die Arbeitnehmer des Unternehmens sind über arbeitsrechtliche Dokumente informiert 4.1.3.1: Aushang von Mitteilungen · Arbeitsministerium Gebietszuständiges Gewerbeaufsichtsamt Methodik: Verantwortliche Stelle: Direktion Arbeit und Beschäftigung (DTE) 1 - Regelmäßige Überprüfung vor Ort mindestens einmal jährlich · ICEF 4.1.3.2: Protokoll der Besprechungen zwischen Personalvertretern und Beschäftigten · 2 - Überprüfung des Aushangs der gesetzlich vorgeschriebenen Informationen · Methodik: DTE: 3 - Ausarbeitung eines Berichts · Erhält die Jahresberichte von den regionalen Gewerbeaufsichtsämtern 4.1.3.3: Aushang der Betriebsordnung · Prüft die Berichte und sendet eine Zusammenfassung an die Generaldirektion Arbeit und Beschäftigung Sendet eine Zusammenfassung für die Unternehmen der Forst-/Holzwirtschaft über ICEF an CDF Kann die Überprüfung durch die Aufsichtsämter unangekündigt kontrollieren und einen Bericht erstellen, der in Kopie über ICEF an CDF gesandt wird ICEF Überprüft, dass CDF die Daten jährlich in das DBMS eingibt Überprüft die Einhaltung der Vorschriften durch die Unternehmen Häufigkeit: jährlich Häufigkeit: jährlich Aufbewahrung des Ergebnisses: Aufbewahrung des Ergebnisses: Kontrollbericht beim gebietszuständigen Gewerbeaufsichtsamt archiviert CDF gibt das Ergebnis der Überprüfungen in DBMS ein Jährlicher Bericht beim gebietszuständigen Gewerbeaufsichtsamt archiviert ICEF gibt die Kontrolle der Überprüfung in das DBMS ein Datenfluss: Datenfluss: Versand des Kontrollberichts an das Unternehmen DTE zu CDF Versand der jährlichen Berichte an die Direktion für Arbeit ICEF zu FLEGT-Genehmigungsstelle 4.2.1 Die Beziehungen zwischen dem Unternehmen und seinen Beschäftigten sind nach den gesetzlichen Bestimmungen formalisiert 4.2.1.1: Exemplar des Tarifvertrags, das dem Holzunternehmen und den Personalvertretern vorliegt · Arbeitsministerium Gebietszuständiges Gewerbeaufsichtsamt Methodik: Verantwortliche Stelle: Direktion Arbeit und Beschäftigung ICEF 1 - Regelmäßige Überprüfung vor Ort mindestens einmal jährlich · Methodik: 2 - Überprüfung des Verzeichnisses des Arbeitgebers und der Personalakte jedes Beschäftigten · DTE 3 - Ausarbeitung eines Berichts · Erhält die Jahresberichte von den regionalen Gewerbeaufsichtsämtern Prüft die Berichte und sendet eine Zusammenfassung an die Generaldirektion Arbeit und Beschäftigung Sendet eine Zusammenfassung für die Unternehmen der Holzwirtschaft über ICEF an CDF 4.2.1.2: Vom gebietszuständigen Gewerbeaufsichtsamt nummeriertes und paraphiertes Verzeichnis des Arbeitgebers · Kann die Überprüfung durch die Aufsichtsämter unangekündigt kontrollieren und einen Bericht erstellen, der in Kopie über ICEF an CDF gesandt wird ICEF Überprüft, dass CDF die Daten jährlich in das DBMS eingibt Überprüft die Einhaltung der Vorschriften durch die Unternehmen Häufigkeit: jährlich Häufigkeit: jährlich Aufbewahrung des Ergebnisses: Aufbewahrung des Ergebnisses: Kontrollbericht beim gebietszuständigen Gewerbeaufsichtsamt archiviert CDF gibt das Ergebnis der Überprüfungen in das DBMS ein Jährlicher Bericht beim gebietszuständigen Gewerbeaufsichtsamt archiviert ICEF gibt die Kontrolle der Überprüfung in das DBMS ein Datenfluss: Datenfluss: Versand des Kontrollberichts an das Unternehmen DTE zu CDF Versand der jährlichen Berichte an die Direktion für Arbeit ICEF zu FLEGT-Genehmigungsstelle 4.2.2 Die Arbeitnehmer des Holzunternehmens werden branchenüblich und diskriminierungsfrei entlohnt 4.2.2.1: Lohnzettel und Gehaltsliste · Arbeitsministerium Gebietszuständiges Gewerbeaufsichtsamt Methodik: Verantwortliche Stelle: Direktion Arbeit und Beschäftigung (DTE) 1 - Regelmäßige Überprüfung vor Ort mindestens einmal jährlich · ICEF 4.2.2.2: Von allen Parteien unterzeichneter Arbeitsvertrag · 2 - Vergleichen der Arbeitsverträge und Lohnzettel mit den Tarifverträgen für die Holzwirtschaft · Methodik: DTE 3 - Ausarbeitung eines Berichts · Erhält die Jahresberichte von den regionalen Gewerbeaufsichtsämtern Prüft die Berichte und sendet eine Zusammenfassung an die Generaldirektion Arbeit und Beschäftigung Sendet eine Zusammenfassung für die Unternehmen der Forst-/Holzwirtschaft über ICEF an CDF Kann die Überprüfung durch die Aufsichtsämter unangekündigt kontrollieren und einen Bericht erstellen, der in Kopie über ICEF an CDF gesandt wird ICEF: Überprüft, dass CDF die Daten jährlich in das DBMS eingibt Überprüft die Einhaltung der Vorschriften durch die Unternehmen Häufigkeit: jährlich Häufigkeit: jährlich Aufbewahrung des Ergebnisses: Aufbewahrung des Ergebnisses: Kontrollbericht beim gebietszuständigen Gewerbeaufsichtsamt archiviert CDF gibt das Ergebnis der Überprüfungen in das DBMS ein Jährlicher Bericht beim gebietszuständigen Gewerbeaufsichtsamt archiviert ICEF gibt die Kontrolle der Überprüfung in das DBMS ein Datenfluss: Datenfluss: Versand des Kontrollberichts an das Unternehmen DTE zu CDF Versand der jährlichen Berichte an die Direktion für Arbeit ICEF zu FLEGT-Genehmigungsstelle 4.2.3 Die Arbeitsschutz- und Arbeitssicherheitsbedingungen für die Arbeitnehmer entsprechen den geltenden Rechtsvorschriften 4.2.3.1: Protokolle der Sitzungen des Ausschusses für Arbeitsschutz und Sicherheit · Arbeitsministerium Gebietszuständiges Gewerbeaufsichtsamt Methodik: Verantwortliche Stelle: Direktion Arbeit und Beschäftigung/ICEF Methodik: DTE 1 - Regelmäßige Überprüfung vor Ort mindestens einmal jährlich · Erhält die Jahresberichte von den regionalen Gewerbeaufsichtsämtern 2 - Überprüfung der Ausrüstungen und Sicherheits- und Gesundheitsschutzmaßnahmen vor Ort in den Betrieben und im Wald · Prüft die Berichte und sendet eine Zusammenfassung an die Generaldirektion Arbeit und Beschäftigung 3 - Ausarbeitung eines Berichts · Sendet eine Zusammenfassung für die Unternehmen der Holzwirtschaft über ICEF an CDF 4.2.3.2: Verzeichnis der Ausstattung der Mitarbeiter mit Sicherheits- und Schutzausrüstungen · Kann die Überprüfung durch die Aufsichtsämter unangekündigt kontrollieren und einen Bericht erstellen, der in Kopie über ICEF an CDF gesandt wird ICEF Überprüft, dass CDF die Daten jährlich in das DBMS eingibt Überprüft die Einhaltung der Vorschriften durch die Unternehmen Häufigkeit: jährlich Häufigkeit: jährlich Aufbewahrung des Ergebnisses: Aufbewahrung des Ergebnisses: Kontrollbericht beim gebietszuständigen Gewerbeaufsichtsamt archiviert CDF gibt das Ergebnis der Überprüfungen in das DBMS ein Jährlicher Bericht beim gebietszuständigen Gewerbeaufsichtsamt archiviert ICEF gibt die Kontrolle der Überprüfung in das DBMS ein Datenfluss: Datenfluss: Versand des Kontrollberichts an das Unternehmen DTE zu CDF Versand der jährlichen Berichte an die Direktion für Arbeit ICEF zu FLEGT-Genehmigungsstelle 4.2.4 Die Arbeitszeiten des Holzunternehmens entsprechen den gesetzlichen Bestimmungen 4.2.4.1: System zur Arbeitszeiterfassung · Arbeitsministerium Gebietszuständiges Gewerbeaufsichtsamt Methodik: Verantwortliche Stelle: Direktion Arbeit und Beschäftigung ICEF Methodik: DTE 4.2.4.2: Stechkarten der Arbeitnehmer · 1 - Regelmäßige Überprüfung vor Ort mindestens einmal jährlich · Erhält die Jahresberichte von den regionalen Gewerbeaufsichtsämtern 4.2.4.3: Aushang mit Dienstanweisungen des Unternehmens · 2 - Überprüfung des Inhalts und des Aushangs der Betriebsordnung des Unternehmens sowie seines Systems · Prüft die Berichte und sendet eine Zusammenfassung an die Generaldirektion Arbeit und Beschäftigung 3 - Ausarbeitung eines Berichts · Sendet eine Zusammenfassung für die Unternehmen der Holzwirtschaft über ICEF an CDF 4.2.4.4: Lohnzettel · Kann die Überprüfung durch die Aufsichtsämter unangekündigt kontrollieren und einen Bericht erstellen, der in Kopie über ICEF an CDF gesandt wird ICEF: Überprüft, dass CDF die Daten jährlich in das DBMS eingibt Überprüft die Einhaltung der Vorschriften durch die Unternehmen Häufigkeit: jährlich Häufigkeit: jährlich Aufbewahrung des Ergebnisses: Aufbewahrung des Ergebnisses: Kontrollbericht beim gebietszuständigen Gewerbeaufsichtsamt archiviert CDF gibt das Ergebnis der Überprüfungen in das DBMS ein Jährlicher Bericht beim gebietszuständigen Gewerbeaufsichtsamt archiviert ICEF gibt die Kontrolle der Überprüfung in das DBMS ein Datenfluss: Datenfluss: Versand des Kontrollberichts an das Unternehmen DTE zu CDF Versand der jährlichen Berichte an die Direktion für Arbeit ICEF zu FLEGT-Genehmigungsstelle 4.2.5 Bei der Einstellung der Arbeitnehmer werden die Altersgrenzen der nationalen Gesetzgebung und der Internationalen Arbeitsorganisation (ILO) beachtet 4.2.5.1: Von allen Parteien unterzeichnete Arbeitsverträge · Arbeitsministerium Gebietszuständiges Gewerbeaufsichtsamt Methodik: Verantwortliche Stelle: Direktion Arbeit und Beschäftigung ICEF Methodik: 1 - Regelmäßige Überprüfung vor Ort mindestens einmal jährlich · DTE: 2 - Überprüfung der Personalakten · Erhält die Jahresberichte von den regionalen Gewerbeaufsichtsämtern 3 - Ausarbeitung eines Berichts · Prüft die Berichte und sendet eine Zusammenfassung an die Generaldirektion Arbeit und Beschäftigung Sendet eine Zusammenfassung für die Unternehmen der Holzwirtschaft über ICEF an CDF Kann die Überprüfung durch die Aufsichtsämter unangekündigt kontrollieren und einen Bericht erstellen, der in Kopie über ICEF an CDF gesandt wird ICEF Überprüft, dass CDF die Daten jährlich in das DBMS eingibt Überprüft die Einhaltung der Vorschriften durch die Unternehmen Häufigkeit: jährlich Häufigkeit: jährlich Aufbewahrung des Ergebnisses: Aufbewahrung des Ergebnisses: Kontrollbericht beim gebietszuständigen Gewerbeaufsichtsamt archiviert CDF gibt das Ergebnis der Überprüfungen in das DBMS ein Jährlicher Bericht beim gebietszuständigen Gewerbeaufsichtsamt archiviert ICEF gibt die Kontrolle der Überprüfung in das DBMS ein Datenfluss: Datenfluss: Versand des Kontrollberichts an das Unternehmen DTE zu CDF Versand der jährlichen Berichte an die Direktion für Arbeit ICEF zu FLEGT-Genehmigungsstelle 4.3.1 Die Zugangs- und Nutzungsrechte lokaler und indigener Bevölkerungsgruppen nach den traditionellen Regeln und Gebräuchen werden vom Holzunternehmen in den konzessionierten Einschlagsgebieten anerkannt und beachtet 4.3.1.1: Von der zuständigen Behörde genehmigter Forsteinrichtungsplan (insbesondere der sozialwirtschaftliche Bericht) · Forstministerium Generaldirektion für regionale Dienste (DGSR) Regionaldirektionen Methodik: Verantwortliche Stelle: Generaldirektion für regionale Dienste ICEF und DGSR Methodik: DGSR 4.3.1.2: Von der zuständigen Behörde unterzeichneter vorläufiger Vertrag (bei PEA mit vorläufigem Vertrag) · 1 - Regelmäßige Überprüfung in den Büros des Unternehmens durch die für das Einschlagsgebiet zuständige Regionaldirektion · Erhält die Jahresberichte von den einzelnen Regionaldirektionen Prüft die Berichte und sendet eine Zusammenfassung über ICEF an CDF 4.3.1.3: Feststellungsbericht der Forstverwaltung mit dem Sichtvermerk der Parteien · 2 - Ausarbeitung eines dreimonatlichen Kontrollberichts, der an die Generaldirektion für regionale Dienste in Bangui übermittelt wird · Kann die Überprüfung durch die Regionaldirektionen unangekündigt kontrollieren und einen Bericht erstellen, der in Kopie über ICEF an CDF gesandt wird ICEF Überprüft, dass CDF die Daten jährlich in das DBMS eingibt Überprüft die Einhaltung der Vorschriften durch die Unternehmen Häufigkeit: mindestens einmal jährlich Häufigkeit: jährlich Aufbewahrung des Ergebnisses: Aufbewahrung des Ergebnisses: CDF gibt das Ergebnis der Überprüfungen in das DBMS ein Kontrollberichte bei der gebietszuständigen Regionaldirektion archiviert ICEF gibt die Kontrolle der Überprüfung in das DBMS ein Datenfluss: Datenfluss: Versand des Kontrollberichts an das Unternehmen DGSR zu CDF Versand der jährlichen Berichte an die Generaldirektion für regionale Dienste ICEF zu FLEGT-Genehmigungsstelle 4.3.2 Im Fall der Zerstörung von Gütern der lokalen und indigenen Bevölkerungsgruppen durch das Unternehmen entsprechen die Entschädigungen den geltenden Vorschriften 4.3.2.1: Von den Parteien gelesene und gebilligte Tatbestandsaufnahme · Forstministerium Regionaldirektion Methodik: Verantwortliche Stelle: Generaldirektion für regionale Dienste (DGSR) ICEF Methodik: DGSR 4.3.2.2: Entschädigungsnachweise · 1 - Regelmäßige Überprüfung in den Büros des Unternehmens durch die für das Einschlagsgebiet zuständige Regionaldirektion · Erhält die Jahresberichte von den einzelnen Regionaldirektionen Prüft die Berichte und sendet eine Zusammenfassung über ICEF an CDF 2 - Ausarbeitung eines dreimonatlichen Kontrollberichts, der an die Generaldirektion für regionale Dienste in Bangui übermittelt wird · Kann die Überprüfung durch die Regionaldirektionen unangekündigt kontrollieren und einen Bericht erstellen, der in Kopie über ICEF an CDF gesandt wird ICEF Überprüft, dass CDF die Daten jährlich in das DBMS eingibt Überprüft die Einhaltung der Vorschriften durch die Unternehmen Häufigkeit: mindestens einmal jährlich Häufigkeit: jährlich Aufbewahrung des Ergebnisses: Aufbewahrung des Ergebnisses: Kontrollberichte bei der gebietszuständigen Regionaldirektion archiviert CDF gibt das Ergebnis der Überprüfungen in das DBMS ein ICEF gibt die Kontrolle der Überprüfung in das DBMS ein Datenfluss: Datenfluss: Versand des Kontrollberichts an das Unternehmen DGSR zu CDF Versand der jährlichen Berichte an die Generaldirektion für regionale Dienste ICEF zu FLEGT-Genehmigungsstelle 5.1.1 Die lokalen Bevölkerungsgruppen, die Gebietskörperschaften, die NGO, die dezentralen Strukturen des Staats und sonstigen Entwicklungspartner, die an der Bewirtschaftung der Waldressourcen im betreffenden Einschlagsgebiet interessiert sind, werden über die Vergabe der PEA informiert 5.1.1.1: Vom Holzunternehmen verfasstes und von den Beteiligten gemeinsam bestätigtes Protokoll über Informationsveranstaltungen · Forstministerium DGEF Methodik: Übermittlung des von den beteiligten Akteuren, darunter ein Vertreter des Unternehmens, unterzeichneten Informationsberichts an CDF Eingabe in die Datenbank (digitalisierte Kopie) Verantwortliche Stelle: ICEF Methodik: Überprüfung der Eingabe in das DBMS Häufigkeit: einmalig für eine bestimmte vergebene PEA Häufigkeit: einmalig für eine bestimmte vergebene PEA Aufbewahrung des Ergebnisses: Eingabe in die Datenbank, Archivierung in Papierform Aufbewahrung des Ergebnisses: Eingeben des Ergebnisses der Kontrolle der Erfassung für dieses Dokument in das DBMS Datenfluss: Versand einer Kopie an ICEF und CDF Datenfluss: ICEF zu FLEGT-Genehmigungsstelle 5.2.1 Das Holzunternehmen beachtet während der Geltungsdauer (3 Jahre) die Bestimmungen des vorläufigen Vertrags 5.2.1.1: Kontrollbericht der Behörde · Forstministerium Gebietszuständige Regionaldirektion, DGEF, Mobile Einsatz- und Kontrollbrigade (BMIV) Methodik 1 - Regelmäßige Überprüfung der gebietszuständigen Regionaldirektion, der BMIV und der Generaldirektion Gewässer und Forsten · Verantwortliche Stelle: ICEF 2 - Besuch im Waldbüro und im Einschlagsgebiet · Methodik: 3 - Überprüfung der Einhaltung der Vorschriften bei den Arbeiten · Überprüfung der Eingabe in das DBMS durch CDF und Eingabe des Ergebnisses der Kontrolle in das DBMS 4 - Ausarbeitung eines Berichts · Stichprobenartige Kontrolle der Überprüfung der verschiedenen Einheiten Häufigkeit: dreimonatlich Häufigkeit: halbjährlich Aufbewahrung des Ergebnisses: Aufbewahrung des Ergebnisses: DR: Übermittlung des Kontrollberichts an DGSR mit Zweitschrift an ICEF Eingabe in das DBMS BMIV: Übermittlung des Kontrollberichts an die Kanzlei mit Zweitschrift an ICEF Protokoll über die Kontrolle DGEF: Übermittlung des Kontrollberichts an DG mit Zweitschrift an ICEF 5.3.1 Die vorbereiten Untersuchungen für die Forsteinrichtung wurden nach den Vorschriften der Forstverwaltung durchgeführt. 5.3.1.1: Bericht(e) über Forsteinrichtungsinventuren · Forstministerium DGEF Methodik: Überprüfung und Bestätigung durch DGEF anhand eines noch zu erarbeitenden Evaluierungsschemas Verantwortliche Stelle: ICEF 5.3.1.2: Berichte(e) über die sozialwirtschaftliche(n) Studie(n) · Protokoll der Evaluierungssitzung Methodik: Überprüfung des Vorliegens des Protokolls Häufigkeit: in jeder Forsteinrichtungsperiode oder bei jeder Änderung Häufigkeit: in jeder Forsteinrichtungsperiode oder bei jeder Änderung Aufbewahrung: im DBMS Aufbewahrung: Eingabe in DBMS Datenfluss: Datenfluss: Evaluierungsausschuss zu DGEF ICEF zu FLEGT-Genehmigungsstelle DGEF zu ICEF und CDF 5.3.2 Der Forsteinrichtungsplan wurde nach den Vorschriften der Forstverwaltung erstellt 5.3.2.1: Endgültiger Forsteinrichtungs- und Nutzungsvertrag · Forstministerium Direktion Forstinventuren und Forsteinrichtungen (DIAF) und BMIV, DR Methodik: Überprüfung und Bestätigung durch DGEF anhand eines noch zu erarbeitenden Evaluierungsschemas Verantwortliche Stelle: Generaldirektion Gewässer, Forsten, Jagd und Fischerei Protokoll der Evaluierungssitzung Methodik: Überprüfung des Vorliegens des Protokolls Häufigkeit: in jeder Forsteinrichtungsperiode oder bei jeder Änderung Häufigkeit: in jeder Forsteinrichtungsperiode oder bei jeder Änderung Aufbewahrung des Ergebnisses: Speicherung im DBMS Aufbewahrung des Ergebnisses: Eingabe in das DBMS Datenfluss: Evaluierungsausschuss zu DGEF Datenfluss: ICEF zu FLEGT-Genehmigungsstelle DGEF zu ICEF und CDF 5.3.3 Der Wirtschaftsplan (PG) entspricht den Vorschriften 5.3.3.1: Schreiben zur amtlichen Genehmigung des PG · Forstministerium DGEF Methodik: Verantwortliche Stelle: ICEF 1 - Prüfung des vom Unternehmen vorgelegten PG durch einen hierzu eingerichteten Ausschuss im Rahmen des Bewertungssystems des MEFCP (siehe Dokument im Anhang) · Methodik: Überprüfung des Vorliegens des Schreibens zur Genehmigung des PG und des Protokolls der Sitzung 2 - Schreiben zur Genehmigung des PG, wenn Vorlage zufriedenstellend · Häufigkeit: alle fünf Jahre Häufigkeit: alle fünf Jahre Aufbewahrung des Ergebnisses: Aufbewahrung des Ergebnisses: Archivierung des Schreibens zur Genehmigung des PG durch DGEF im DBMS und in Papierform in den Archiven Eingabe in das DBMS, dass der Punkt überprüft wurde Datenfluss: Datenfluss: 1 - Versand eines Genehmigungsschreibens durch DGEF an das Unternehmen, an ICEF/CDF, PARPAF und DGSR und Versand des Protokolls der Sitzung mit der Bewertung an ICEF · ICEF zu FLEGT-Genehmigungsstelle 5.3.4 Der Jahreseinschlagsplan (PAO) einschließlich der Karten entspricht den Vorschriften 5.3.4.1: Schreiben zur Hinterlegung des PAO in der Kanzlei des Forstministers · Forstministerium DGEF Methodik: Verantwortliche Stelle: ICEF 5.3.4.2: Schreiben zur amtlichen Genehmigung des PAO · 1 - Prüfung des vom Unternehmen vorgelegten PAO durch einen hierzu eingerichteten Ausschuss im Rahmen des Bewertungssystems des MEFCP · Methodik: Überprüfung des Vorliegens des Schreibens zur Genehmigung des PAO und des Protokolls der Sitzung 2 - Schreiben zur Genehmigung des PAO, wenn Vorlage zufriedenstellend · Häufigkeit: jährlich Häufigkeit: jährlich Aufbewahrung des Ergebnisses: Aufbewahrung des Ergebnisses: Archivierung des Schreibens zur Genehmigung des PAO durch DGEF im DBMS und in Papierform in den Archiven Eingabe in das DBMS, dass der Punkt überprüft wurde Datenfluss: Datenfluss: 1 - Versand eines Genehmigungsschreibens durch DGEF an das Unternehmen, ICEF/CDF, PARPAF und DGSR und Versand des Protokolls der Sitzung mit der Bewertung an ICEF · ICEF zu FLEGT-Genehmigungsstelle 5.3.5 Für Plantagen oder Aufforstungsgebiete mit einer Fläche von 50 ha oder mehr liegt ein vereinfachter Wirtschaftsplan nach den geltenden Rechtsvorschriften vor 5.3.5.1: Vereinfachter Wirtschaftsplan bei Plantagen mit einer Fläche von 50 ha oder mehr nach den Vorgaben des Lastenhefts 5.3.5.2: Schreiben zur Genehmigung des vereinfachten Wirtschaftsplans · Forstministerium Generaldirektion Gewässer und Forsten (DGEFCP) Methodik: Gegenwärtig gibt es keine nutzbaren Plantagen mit einer Fläche von 50 ha oder mehr, weshalb die Methodik zur Überprüfung in der Phase der Umsetzung dieses Abkommens ausgearbeitet wird. 5.4.1 Die Grenzen der jährlichen Hiebfläche (AAC) oder der vorläufigen Hiebflächen, die in den Karten vorgesehen sind, werden nach den Rechtsvorschriften gekennzeichnet und beachtet 5.4.1.1: Berichte über Kontrollbesuche der Forstbehörde · Forstministerium Regionaldirektion, DGEFCP, BMIV Methodik: 1 - Überprüfung, dass die Grenzmarkierungen die in Teil 3 der Forsteinrichtungsvorschriften genannten Bestimmungen erfüllen, durch die für das Einschlagsgebiet zuständige Regionaldirektion bei der Betriebsinventur · Verantwortliche Stelle: ICEF 2 - Überprüfung der Übereinstimmung der Grenzen mit den genehmigten Karten des PAO · Methodik: Überprüfung der Eingabe in das DBMS durch CDF und Eingabe des Ergebnisses der Kontrolle in das DBMS 3 - Überprüfung der Einhaltung der bei der Betriebsinventur gekennzeichneten Grenzen durch DR, DGEF und BMIV zum Zeitpunkt des Holzeinschlags · Stichprobenartige Kontrolle der Überprüfung der verschiedenen Einheiten 4 - Ausarbeitung von Prüfberichten · Häufigkeit: jährlich Häufigkeit: jährlich Aufbewahrung des Ergebnisses: Aufbewahrung des Ergebnisses: Verfasste Prüfberichte Eingabe in das DBMS Archivierung durch CDF in Papierform Datenfluss: Datenfluss: Versand einer Kopie des Berichts an ICEF und CDF ICEF zu CDF; ICEF zu FLEGT-Genehmigungsstelle 5.5.1 Das Wegenetz wird nach den geltenden Rechtsvorschriften geplant und ausgeführt 5.5.1.1: Von der Forstverwaltung genehmigter Jahreseinschlagsplan (PAO) · Forstministerium DGEF Methodik: Verantwortliche Stelle: ICEF 5.5.1.2: Vorläufiger Wegenetzplan für die Hiebfläche · 1 - Prüfung der Wegekarte und der behördlichen Genehmigung für die Anlegung von Zufahrtswegen im PAO, die vom Unternehmen vorgelegt werden, im Rahmen des Bewertungssystems des MEFCP · Methodik: Überprüfung des Vorliegens des Schreibens zur Genehmigung des PAO und des Protokolls der Sitzung 5.5.1.3: Behördliche Genehmigung für die Anlegung von Zufahrtswegen (bei Bedarf von Zufahrtswegen außerhalb der AAC) · 2 - Schreiben zur Genehmigung des PAO, wenn Vorlage zufriedenstellend · Häufigkeit: Häufigkeit: jährlich für jeden PAO jährlich für jeden PAO Aufbewahrung des Ergebnisses: Aufbewahrung des Ergebnisses: 5.5.1.4: Berichte über Kontrollbesuche der Forstverwaltung · Archivierung des Genehmigungsschreibens und des PAO durch DGEF im DBMS und in Papierform Eingabe in das DBMS, dass der Punkt überprüft wurde 5.5.1.5: Genehmigung zum Anlegen von Wegen für eine Hiebfläche · Datenfluss: 1 - Versand eines Genehmigungsschreibens durch DGEF an das Unternehmen, ICEF/CDF und DGSR und Versand des Protokolls der Sitzung mit der Bewertung an ICEF · Datenfluss: ICEF zu FLEGT-Genehmigungsstelle 5.6.1 Die Brusthöhendurchmesser (BHD) bei endgültigen Verträgen oder die Mindesthaubarkeitsdurchmesser (MHD) bei vorläufigen Verträgen werden bei den Fällarbeiten beachtet 5.6.1.1: Einschlagsbücher 5.6.1.2: Berichte über Kontrollbesuche · Forstministerium Regionaldirektion, DGEFCP, BMIV Methodik: Kontrolle der Einschlagsbücher und Besichtigung vor Ort Verantwortliche Stelle: ICEF DSGR Methodik: Überprüfung der Eingabe in das DBMS durch CDF und Eingabe des Ergebnisses der Kontrolle in das DBMS Stichprobenartige Kontrolle der Überprüfung der verschiedenen Einheiten Häufigkeit: dreimonatlich bei den DR und halbjährlich bei der BMIV Häufigkeit: halbjährlich Aufbewahrung des Ergebnisses: Berichte über regelmäßige Kontrollen Aufbewahrung des Ergebnisses: Eingabe in das DBMS Protokoll über die Kontrolle Datenfluss: Datenfluss: DR: Übermittlung des Kontrollberichts an DGSR mit Zweitschrift an ICEF ICEF zu FLEGT-Genehmigungsstelle BMIV: Übermittlung des Kontrollberichts an die Kanzlei mit Zweitschrift an ICEF Versand des Protokolls an CDF DGEF: Übermittlung des Kontrollberichts an DG mit Zweitschrift an ICEF 5.6.2 Die geschlagenen Baumarten dürfen nach dem Forsteinrichtungsplan, dem PAO und den Durchführungsbestimmungen zum Forstgesetz gefällt werden 5.6.2.1: Forsteinrichtungsplan 5.6.2.2: Einschlagsbücher · Forstministerium Regionaldirektion, DGEFCP, BMIV Methodik: 1 - Regelmäßige Überprüfung der für das Einschlagsgebiet zuständigen Regionaldirektion, der BMIV und der DGEFCP · Verantwortliche Stelle: ICEF 5.6.2.3: Formular „Holzbewegungen“ · 2 - Besuch im Waldbüro und im Einschlagsgebiet · Methodik: 5.6.2.4: Sondergenehmigung für geschützte Baumarten · 3 - Vergleichen der Liste der geschlagenen Baumarten mit der Liste der im Forsteinrichtungsplan und im PAO erlaubten Baumarten und der Liste der gemäß den Durchführungsbestimmungen zum Forstgesetz geschützten Baumarten · Überprüfung der Eingabe in das DBMS durch CDF und Eingabe des Ergebnisses der Kontrolle in das DBMS Stichprobenartige Kontrolle der Überprüfung der verschiedenen Einheiten 4 - Ausarbeitung eines Berichts · Häufigkeit: dreimonatlich Häufigkeit: halbjährlich Aufbewahrung des Ergebnisses: Aufbewahrung des Ergebnisses: DR: Übermittlung des Kontrollberichts an DGSR mit Zweitschrift an ICEF Eingabe in das DBMS BMIV: Übermittlung des Kontrollberichts an die Kanzlei mit Zweitschrift an ICEF Protokoll über die Kontrolle DGEF: Übermittlung des Kontrollberichts an DG mit Zweitschrift an ICEF ICEF: Kopie jedes Berichts und Versand des Originals an CDF zur Eingabe in das DBMS und Archivierung Datenfluss: Datenfluss: Eingang der Prüfberichte der drei vorangehenden Stellen ICEF zu FLEGT-Genehmigungsstelle Übermittlung an ICEF/CDF zur Eingabe in das DBMS Versand des Protokolls an CDF 5.7.1 Beim Zurücklassen von geschlagenem Holz im Wald werden die geltenden Rechtsvorschriften beachtet 5.7.1.1: Einschlagsbücher 5.7.1.2: Protokoll der Forstverwaltung zur Feststellung, das Holz zurückgelassen wurde · Forstministerium Gebietszuständige Regionaldirektion, DGEF, BMIV Methodik: 1 - Regelmäßige Überprüfung der gebietszuständigen Regionaldirektion, der BMIV und der Generaldirektion Gewässer und Forsten · Verantwortliche Stelle: ICEF 2 - Besuch im Waldbüro und im Einschlagsgebiet · Methodik: 5.7.1.3: Kontrollberichte der Forstverwaltung · 3 - Überprüfung anhand des Einschlagsbuchs, dass die geschlagenen Stämme innerhalb der gesetzlich vorgeschriebenen Fristen (6 Monate) abgefahren werden. · Überprüfung der Eingabe in das DBMS durch CDF und Eingabe des Ergebnisses der Kontrolle in das DBMS 4 - Besichtigung der Waldpolter bei Zweifel oder Verdacht. · Stichprobenartige Kontrolle der Überprüfung der verschiedenen Einheiten 5 - Ausarbeitung eines Berichts · Häufigkeit: dreimonatlich Häufigkeit: halbjährlich Aufbewahrung des Ergebnisses: Aufbewahrung des Ergebnisses: DR: Übermittlung des Kontrollberichts an DGSR mit Zweitschrift an ICEF Eingabe in das DBMS BMIV: Übermittlung des Kontrollberichts an die Kanzlei mit Zweitschrift an ICEF Protokoll über die Kontrolle DGEF: Übermittlung des Kontrollberichts an DG mit Zweitschrift an ICEF ICEF: Kopie jedes Berichts und Versand des Originals an CDF zur Eingabe in das DBMS und Archivierung Datenfluss: Datenfluss: Eingang der Prüfberichte der drei vorangehenden Stellen ICEF zu FLEGT-Genehmigungsstelle Übermittlung an ICEF/CDF zur Eingabe in das DBMS Versand des Protokolls an CDF 6.1.1 Das Unternehmen besitzt drei Jahre nach der Vergabe der PEA mindestens einen Verarbeitungsbetrieb gemäß den Rechtsvorschriften 6.1.1.1: Gewerbeschein des Verarbeitungsbetriebs · Forstministerium DGEFCP Methodik: 1 - Überprüfung des Vorliegens von mindestens drei Formularen „Holzbewegungen — Verarbeitungsbetrieb“ am Ende des vierten Monats für den zurückliegenden Zeitraum (spätestens drei Jahre nach der Vergabe der PEA) · Verantwortliche Stelle: ICEF Methodik: 2 - Ausarbeitung eines Berichts, der an ICEF und CDF gesandt wird · Untersuchung vor Ort Ausarbeiten eines Kontrollberichts mit Kopie an CDF zur Archivierung Eingabe in das DBMS Häufigkeit: einmalig für eine bestimmte PEA Häufigkeit: einmalig für eine bestimmte PEA Aufbewahrung des Ergebnisses: Aufbewahrung des Ergebnisses: 1 - Ausarbeitung eines Berichts, der an ICEF zu senden ist, mit Kopie an CDF · Kontrollbericht 2 - Eingabe durch CDF in das DBMS · Eingabe in das DBMS 3 - Archivierung des Berichts · Datenfluss: Datenfluss: DGEF zu CDF und ICEF ICEF zu CDF und FLEGT-Genehmigungsstelle 6.1.2 Das Unternehmen legt Nachweise für die Einhaltung des vom Staat festgelegten Mindestanteils des lokal verarbeiteten Holzes (70 %) vor 6.1.2.1: Formular „Holzbewegungen“ oder statistisches Jahrbuch · Forstministerium Zentrale Forstdatenverwaltung (CDF) Methodik: 1 - Fortlaufende Eingabe der geschlagenen und verarbeiteten Mengen durch CDF · Verantwortliche Stelle: Generaldirektion Gewässer, Forsten, Jagd und Fischerei 2 - Dieser Verifikator kann jährlich automatisch über das DBMS überprüft werden, indem für jedes Unternehmen die Menge der verarbeiteten Baumarten ins Verhältnis zur Menge der geschlagenen Mengen derselben Baumarten gesetzt wird · Methodik: 3 - Die Liste der Baumarten könnte sich im Laufe der Zeit ändern und müsste dann etwa alle 5 Jahre aktualisiert werden (der Zeitraum muss vom Forstministerium beschlossen werden) · Jährliche Überprüfung (spätestens am 30. Januar für das Vorjahr) der Einhaltung der Vorschriften durch die Unternehmen im DBMS nach Prüfung des Berichts des CDF 4 - Jährliche Überprüfung der Einhaltung der Vorschriften durch die Unternehmen und Ausarbeitung eines Berichts (spätestens am 30. Januar), der an ICEF/CDF zu senden ist, mit Archivierung in Papierform · Häufigkeit: jährlich Häufigkeit: jährlich Aufbewahrung des Ergebnisses: Aufbewahrung des Ergebnisses: 1 - Eingabe in das DBMS · Eingabe in das DBMS, dass die Überprüfung kontrolliert wurde 2 - Von CDF erstellter jährlicher Bericht mit dem Stand jeder PEA jedes Unternehmens · Datenfluss: Datenfluss: 1 - Übermittlung der Einschlagsdaten der Holzunternehmen an CDF in elektronischer Form · ICEF zu FLEGT-Genehmigungsstelle 2 - Übermittlung der Jahresberichte an ICEF · 6.2.1 Rundholz und Holzprodukte, die zur Verarbeitung eingeführt werden, werden nach den Rechtsvorschriften erfasst 6.2.1.1: Einfuhranmeldung · Hauptzollamt und das Unternehmen BARC (Bureau d’Affrètement Routier Centrafricain) Finanzministerium Methodik: 1 - Überprüfung der Holzprodukte am Einfuhrort durch den zentralafrikanischen Zoll und die Generaldirektion Gewässer und Forsten · Verantwortliche Stelle: Generaldirektion Zoll und indirekte Steuern (DGDDI) Generaldirektion Gewässer, Forsten, Jagd und Fischerei 6.2.1.2: Formular „Holzbewegungen“ · Direktion Forstwirtschaft und Holzindustrie (DEIF), mobile Einsatz- und Kontrollbrigade (BMIV) Forstministerium 2 - Zuweisung eines Codes und Eingabe in die Datenbank SYDONIA beim Zoll und in das DBMS bei der GD Gewässer und Forsten · Methodik: Monatliche Überprüfung der Einfuhrmengen und Abgleich der Daten unter Berücksichtigung der eigenen Produktion des ausführenden Unternehmens Ausarbeitung eines Kontrollberichts, der bei CDF zu archivieren ist Anfordern von Erläuterungen beim Unternehmen Häufigkeit: bei jeder Einfuhr Häufigkeit: monatlich Aufbewahrung des Ergebnisses: Aufbewahrung des Ergebnisses: Eingabe in das DBMS Eingabe in das DBMS Datenfluss: Grenzkontrollstelle über ICEF zu CDF Datenfluss: ICEF zu Unternehmen (Anfordern von Erläuterungen) ICEF zu CDF (Kontrollbericht) ICEF zu FLEGT-Genehmigungsstelle 6.2.2 Der Ursprung von Rundholz und Holzprodukten, die zur Verarbeitung zugekauft oder eingeführt werden, ist bekannt und legal 6.2.2.1: FLEGT-Genehmigung des Ursprungslandes, die den eingeführten Erzeugnissen beiliegt · Ministerium für Finanzen und Haushalt Generaldirektion Zoll und indirekte Steuern (DGDDI) Methodik: 1 - Überprüfung der Holzprodukte am Einfuhrort durch den zentralafrikanischen Zoll und die Generaldirektion Gewässer und Forsten · Verantwortliche Stelle: Generaldirektion Zoll und indirekte Steuern (DGDDI) Generaldirektion Gewässer, Forsten, Jagd und Fischerei · 6.2.2.2: Zertifikat für nachhaltige Bewirtschaftung oder Ursprungszeugnis · 2 - Zuweisung eines Codes und Eingabe in die Datenbank SYDONIA beim Zoll und in das DMBS bei der GD Gewässer und Forsten · Methodik: Monatliche Überprüfung der Einfuhrmengen und Abgleich der Daten unter Berücksichtigung der eigenen Produktion des ausführenden Unternehmens Ausarbeiten eines Kontrollberichts, der bei CDF zu archivieren ist Anfordern von Erläuterungen beim Unternehmens Häufigkeit: bei jeder Einfuhr Häufigkeit: monatlich Aufbewahrung des Ergebnisses: Aufbewahrung des Ergebnisses: Eingabe in das DBMS Eingabe in das DBMS Datenfluss: Datenfluss: Grenzkontrollstelle über ICEF zu CDF ICEF zu Unternehmen (Anfordern von Erläuterungen) ICEF zu CDF (Kontrollbericht) ICEF zu FLEGT-Genehmigungsstelle 7.1.1 Die Erklärung zur Holzerzeugung wird unter Beachtung der Rechtsvorschriften des Forstgesetzes abgegeben 7.1.1.1: Formular „Holzbewegungen“ · Forstministerium Zentrale Forstdatenverwaltung (CDF) Methodik: 1 - Eingang der Formulare mit den monatlichen Holzbewegungen, die von jedem Unternehmen zugesandt werden · Verantwortliche Stelle: Generaldirektion Gewässer, Forsten, Jagd und Fischerei 2 - Formale und inhaltliche Überprüfung · Methodik: 3 - Eingabe in das DBMS und automatischer Abgleich mit den Daten des DBMS, die vom Unternehmen in noch festzulegenden Zeitabständen zugesandt werden · 1 - Überprüfung der Erfassung der monatlichen Daten und der Übereinstimmung dieser Daten mit denen des DBMS · 4 - Informationsaustausch zur Klärung von Unstimmigkeiten · 2 - Eingabe des Ergebnisses der Kontrolle der Überprüfung dieses Punktes in das DBMS · Häufigkeit: monatlich Häufigkeit: monatlich Aufbewahrung des Ergebnisses: Aufbewahrung des Ergebnisses: Archivieren der Formulare „Holzbewegungen“ durch CDF Eingabe in das DBMS Eingabe in das DBMS Datenfluss: Datenfluss: Unternehmen zu CDF ICEF zu Kontrollstelle CDF Unternehmen 7.1.2 Die Erklärung zur Holzverarbeitung stimmt mit den Formularen „Holzbewegungen“ überein 7.1.2.1: Formular „Holzbewegungen“ · Forstministerium DGEFCP Methodik: Überprüfung der produktionsbezogenen Daten anhand der eingereichten Formulare „Holzbewegungen“ Verantwortliche Stelle: ICEF Methodik: Dokumentenprüfung anhand der Berichte der DGEF Häufigkeit: einmal jährlich für einen bestimmten Verarbeitungsbetrieb Ausarbeiten eines Kontrollberichts mit Kopie an CDF zur Archivierung Aufbewahrung des Ergebnisses: Eingabe in das DBMS 1 - Ausarbeiten eines Berichts, der an ICEF zu senden ist, mit Kopie an CDF · Häufigkeit: einmal jährlich für einen bestimmten Verarbeitungsbetrieb 2 - Eingabe durch CDF in das DBMS · Aufbewahrung des Ergebnisses: 3 - Archivierung des Berichts · Kontrollbericht Datenfluss: Eingabe in das DBMS DGEF zu ICEF und CDF Datenfluss: ICEF zu CDF und FLEGT-Genehmigungsstelle 7.1.3 Die Erklärungen zum Holzverkauf und zur Ausfuhr der Produkte werden gemäß den Rechtsvorschriften abgegeben 7.1.3.1: Formular „Holzbewegungen“ 7.1.3.2: Zollanmeldung · Ministerium für Finanzen und Haushalt Regionale Zolldirektion Methodik: 7.1.3.2: 1 - Überprüfung beim Zoll anhand der Zolldokumente (Zollanmeldung); Übernahme · Verantwortliche Stelle: Generaldirektion Zoll und indirekte Steuern (DGDDI)/ Direktion Fahndung, Strafverfolgung und Betrugsbekämpfung/ Dienststelle nachträgliche Kontrolle) 7.1.3.3: Ausfuhranmeldung (DEC) · Handelsministerium Generaldirektion Zoll 2 - Formale Prüfung zur Beurteilung der Zulässigkeit · Methodik: Generaldirektion Handel 3 - Wenn zulässig, Eingabe in die Datenbank · Nachträgliche Dokumentenprüfung im Hinblick auf Art und Inhalt der Dokumente Direktion Zollrecht/Dienststelle Zollbefreiungen und Freimengen 4 - Formale und inhaltliche Überprüfung der Dokumente (elementare, gründliche, vollständige Prüfung einschließlich des Fahrzeugs) · 5 - Erteilung der Freigabe für die Ausfuhr oder die Verbringung im Transit · 7.1.3.3: 1 - Vergleichen der Proforma-Rechnung der Ausfuhranmeldung mit der endgültigen Rechnung des Formulars E101 · 2 - In Zweifelsfällen Überprüfung bei der Generaldirektion Handel · Häufigkeit: bei jeder Anmeldung Häufigkeit: im Verdachtsfall Aufbewahrung des Ergebnisses: Aufbewahrung des Ergebnisses: Lokale Zolldatenbank (elektronisch und in Papierform) / SYDONIA (zentral), manuelle Archivierung Zoll: Ausfertigen von Protokollen (vor Ort, Feststellung des Verstoßes, Beschlagnahmung) Eintragung in das Register der Verstöße Eingabe in das DBMS Eingabe in das DBMS Datenfluss: Datenfluss: 1 - Unternehmen zu Zoll 2 - Zoll zu Unternehmen · 1 - Zoll zu Forstministerium (über ICEF zu CDF) nach einem Verfahren, das noch erarbeitet werden muss · 3 - Zoll zu Forstministerium nach einem Verfahren, das noch erarbeitet werden muss · 2 - ICEF zu FLEGT-Genehmigungsstelle · Versand der Zahlen an die Direktion Statistik 7.1.4 Die Steuer- und Zollerklärungen werden gemäß den Rechtsvorschriften abgegeben 7.1.4.1: Quittung über die Zahlung der Gewerbesteuer · Finanzministerium Direktion Stempelgebühren Methodik: 7.1.4.1: Verantwortliche Stelle: DGEFCP & DGID (Generaldirektion Steuern und Liegenschaften) Methodik: 7.1.4.2: Quittung über die Zahlung der IMF (pauschale Mindeststeuer) · 1 - Beachtung der Verfahren für die Zollabfertigung und die Eintragung der Steuernummer in das Register · Beachtung der Verfahren für die Zollabfertigung und die Eintragung der Steuernummer in das Register 2 - Besuch vor Ort · 7.1.4.3: Quittung über die Zahlung der IS/IR (Körperschaftsteuer/Einkommensteuer) · 3 - Erklärung (mündlich oder schriftlich) des Umsatzes durch die Buchhaltungsabteilung des Unternehmens gegenüber der Finanzdirektion für Unternehmen in Bangui · 7.1.4.4: Quittung über die Zahlung der Umsatzsteuer (TVA) · 4 - Kontrolle des Umsatzes in der Finanzdirektion für Unternehmen in Bangui · 5 - Zuweisung eines umsatzabhängigen oder –unabhängigen Kontingents · Häufigkeit: Häufigkeit: 7.1.4.1: in jedem Geschäftsjahr · Idem 7.1.4.2: jährlich · Aufbewahrung des Ergebnisses: Aufbewahrung des Ergebnisses: 1 - Eintragung in das Steueridentifikationssystem (SYSTEMIF) · 1 - Eintragung in das Steueridentifikationssystem (SYSTEMIF) · 2 - Manuelle Archivierung der Dokumente beim Zoll · 2 - Manuelle Archivierung beim Finanzamt · 3 - Eingabe in das DBMS · 3 - Eingabe in das DBMS · Datenfluss: Datenfluss: 1 - Unternehmen zu Finanzamt: Steuererklärung · 1 - Finanzamt über ICEF zu CDF · 2 - Finanzamt über ICEF zu CDF · 2 - ICEF zu FLEGT-Genehmigungsstelle · 7.2.1 Alle Forststeuern und -abgaben werden fristgerecht gezahlt 7.2.1.1: Quittung über die Zahlung der Pachtsteuer (taxe sur le loyer) · Finanzministerium DGEFCP DGID (Generaldirektion Steuern und Liegenschaften) Methodik: 1 - Dokumentenprüfung (Einschlag-, Pacht- und Aufforstungsteuer) durch das Forstministerium und Beschau (Aufforstungsteuer) durch die von der Verwaltung beauftragte Struktur (BIVAC) bei den ausgeführten Produkten · Verantwortliche Stelle: Zentralinspektion für Gewässer, Forsten, Jagd und Fischerei (ICEF) 7.2.1.2: Quittung über die Zahlung der Holzeinschlagsteuer · Forstministerium 2 - Erstellen von Einzahlungsanordnungen durch die Verwaltung für jeden Empfänger (Staat, Kommunen, CAS-DF) und jede Steuerart (Pacht, Einschlag, Aufforstung) nach der Erklärung des Unternehmens, außer für die Pachtsteuer · Zentrale Finanzinspektion 7.2.1.3: Quittungen über die Zahlung der Wiederaufforstungsteuer · Abgabefristen: Holzeinschlag- und Aufforstungsteuer: Derzeit: Erstellung und Versand der Formulare „Holzbewegungen“ monatlich (innerhalb von 21 Tagen für den Vormonat) Methodik: Zentrale Finanzinspektion 1 - Nachträgliche Dokumentenprüfung im Hinblick auf Art und Inhalt der Dokumente · 7.2.1.4: Mitteilung über außerordentliche Maßnahmen bezüglich der Zahlung der Steuern und Abgaben des Unternehmens · Im Rahmen des Nationalen Rückverfolgbarkeitssystems (SNT): ständiger Austausch der Einschlagsdaten zwischen den Unternehmen und der Forstverwaltung nach einem noch zu erarbeitenden Verfahren; dadurch Verkürzung dieser Frist. ICEF 1 - Regelmäßige Überprüfung der Erklärungen (halbjährlich) und Erstellung eines Berichts nach einem noch zu erarbeitenden Verfahren · Pacht: Zahlung im Januar jedes Jahres auf der Grundlage der Nutzfläche; die Höhe der Steuer je ha wird jedes Jahr im Haushaltsgesetz festgelegt 2 - Überprüfung der Erfassung der monatlichen Daten und der Übereinstimmung dieser Daten mit denen des DBMS · 3 - Eingabe des Ergebnisses der Kontrolle der Überprüfung dieses Punktes in das DBMS · 3 - Fristgerechte Zahlung durch das Unternehmen entweder an die Staatskasse (Staat) oder an die Banque des Etats d'Afrique centrale (BEAC) (Kommunen) oder an das Sonderkonto für die Forstentwicklung (CAS DF) · Häufigkeit: Häufigkeit: Pachtsteuer: jährlich Zentrale Finanzinspektion Aufforstung- und Einschlagsteuer: dreimonatlich Im Verdachtsfall ständig ICEF Pachtsteuer: jährlich Aufforstung- und Einschlagsteuer: dreimonatlich Aufbewahrung des Ergebnisses: Aufbewahrung des Ergebnisses: 1 - Einzahlungsanordnung bei DGEFCP archiviert · Eintragung in das Steueridentifikationssystem (SYSTEMIF) 2 - Eintragung in das Steueridentifikationssystem (SYSTEMIF) · Eingabe in das DBMS Manuelle Archivierung 3 - Eingabe in das DBMS · Datenfluss: Datenfluss: 1 - Unternehmen zu DGEFCP: Formular „Holzbewegung“ elektronisch und in Papierform · Zentrale Finanzinspektion über ICEF zu CDF 2 - DGEFCP zu DGID, Kommunen, CAS-DF: Einzahlungsanordnungen in Papierform · ICEF zu Kontrollstelle 3 - Staatskasse, BEAC und CAS-DF über ICEF zu CDF nach einem noch zu festzulegenden Verfahren · 7.2.2 Alle mit der Holzausfuhr verbundenen Zölle und Abgaben werden rechtzeitig bezahlt 7.2.2.1: Quittungen über die Zahlung der Ausfuhrzölle (DS) · Finanzministerium Regionale Zolldirektion Für die Vorversandkontrolle zuständige Prüfstelle Methodik: Verantwortliche Stelle: Generaldirektion Zoll und indirekte Steuern (DGDDI) 7.2.2.2: Quittung über die Zahlung der IMF (pauschale Mindeststeuer) · Forstministerium Generaldirektion Steuern und Liegenschaften (DGID) Überprüfung durch das Hauptzollamt des Umschlagplatzes für den Güterkraftverkehr in Bangui oder durch die regionalen Zolldirektionen in den Provinzen Zentralinspektion für Gewässer, Forsten, Jagd und Fischerei (ICEF) 1 - Warenbeschau vor Ort durch den Zoll (beauftragte Prüfstelle: BIVAC) nach jedem Eingang der Spezifikationen des Unternehmens · 7.2.2.3: Quittung über die Zahlung der REIF (Abgabe für die Ausstattung des Finanzministeriums mit Datenverarbeitungsgeräten) · 2 - Erstellen der Spezifikationen (beauftragte Prüfstelle: BIVAC), Ausstellung der sonstigen erforderlichen Dokumente: Inspektionszertifikat (attestation de vérification), Ausfuhranmeldung usw. · 3 - Zollanmeldung · Methodik: 4 - Prüfen und Anbringen des Sichtvermerks auf der Versandfreigabe (BAE) · DGDDI: Systematische nachträgliche Überprüfung der Zollanmeldung 5 - Austausch der Informationen mit ICEF/CDF nach einem noch festzulegenden Verfahren · ICEF: Kontrolle der Eingabe in das DBMS durch CDF 6 - Eingabe in das DBMS durch CDF · Häufigkeit: bei jeder Ausfuhr Häufigkeit: fortwährend Aufbewahrung des Ergebnisses: Aufbewahrung des Ergebnisses: Eingabe in die Datenbank SYDONIA Eingabe in die Datenbank SYDONIA Archivierung der Zollanmeldungsdokumente in Papierform Erstellen des Tätigkeitsberichts und von Protokollen Datenfluss: Datenfluss: Hauptzollamt und DR zu ICEF/CDF DGDDI zu ICEF/CDF nach einem zu vereinbarenden Verfahren ICEF zu FLEGT-Genehmigungsstelle 7.2.3 Alle Zölle und Abgaben, die mit der Einfuhr der vom Unternehmen eingesetzten Ausrüstungen (sonstige Produkte) verbunden sind, werden vor der Versandfreigabe entrichtet 7.2.3.1: Quittungen über die Zahlung der Einfuhrzölle · Finanzministerium Hauptzollamt des Umschlagplatzes für den Güterfrachtverkehr und Regionaldirektion Generaldirektion Steuern und Liegenschaften (DGID) Methodik: 1 - Zollanmeldung 2 - Prüfung der Unterlagen · Verantwortliche Stelle: DGDDI Zentralinspektion für Gewässer, Forsten, Jagd und Fischerei (ICEF) 7.2.3.2: Quittung über die Zahlung der Umsatzsteuer · Forstministerium DGEFCP 3 - Je nach Warenweg gegebenenfalls Warenbeschau · Methodik: 7.2.3.3: Quittung über die Zahlung der TCI (Steuer auf Einfuhren aus Ländern außerhalb der CEMAC) · 4 - Prüfung der Versandfreigabe (BAE) · Systematische nachträgliche Überprüfung der Zollanmeldung 7.2.3.4: Quittung über die Zahlung der CCI (Abgabe auf Einfuhren aus Ländern außerhalb der CEEAC) · 5 - Informationsaustausch mit ICEF/CDF nach einem noch festzulegenden Verfahren · 7.2.3.5: Quittung über die Zahlung der REIF · 6 - Eingabe in das DBMS durch CDF · Häufigkeit: bei jeder Anmeldung Häufigkeit: fortwährend Aufbewahrung des Ergebnisses: Aufbewahrung des Ergebnisses: Eingabe in die Datenbank SYDONIA Eingabe in die Datenbank SYDONIA Archivierung der Zollanmeldungsdokumente in Papierform Erstellen des Tätigkeitsberichts und von Protokollen 7.2.3.6: Quittung über die Zahlung der Abgaben an OHADA · 7.2.3.7: Quittung über die Zahlung der CMF (Abgabe an die zentralafrikanische Waldkommission COMIFAC) · Datenfluss: Hauptzollamt und DR zu ICEF/CDF Datenfluss: DGDDI zu ICEF/CDF nach einem zu vereinbarenden Verfahren ICEF zu FLEGT-Genehmigungsstelle 7.2.4 Das Unternehmen hat die FOT-Werte („free on truck“) für die zur Ausfuhr aus dem CEMAC-Raum angemeldeten Erzeugnisse innerhalb von 30 Tagen nach der im Vertrag vorgesehenen Fälligkeit an eine örtliche Bank repatriiert. 7.2.4.1: Bestätigung der Bankverbindung · Finanzministerium CCCRRE — Für die Kontrolle der Repatriierung der Ausfuhrerlöse zuständige Stelle Methodik: 1 - Übermittlung der Ausfuhrunterlagen (FOT-Werte) Nachweise für die Repatriierung an die CCCRRE (für die Kontrolle der Repatriierung der Ausfuhrerlöse zuständige Stelle) · Verantwortliche Stelle: ICEF 7.2.4.2: Geldtransferbeleg · Forstministerium ICEF/CDF 2 - Erhebung der Informationen in den Zollanmeldungen und Steuererklärungen · Methodik: 3 - Überprüfung des repatriierten Kapitals bei den Banken und Abgleich mit den Zoll- und Steuerdaten (die Repatriierung muss spätestens 30 Tagen nach Fälligkeit der Zahlung erfolgen) · Kontrolle der Eingabe in das DBMS durch CDF 4 - Ausarbeitung einer Jahresübersicht für jedes Unternehmen und Versand über ICEF an CDF mithilfe eines zu erarbeitenden Verfahrens · Häufigkeit: jährlich Häufigkeit: jährlich Aufbewahrung des Ergebnisses: Aufbewahrung des Ergebnisses: 1 - Kontrollberichte oder –protokolle über jede Kontrolle bei der gemischten Zoll- und Steuerstelle · Eingabe der Ergebnisse der Kontrolle in das DBMS 2 - Jährlicher Bericht über ICEF an CDF · 3 - Eingabe durch CDF in das DBMS · Datenfluss: Datenfluss: Unternehmen sendet Steuererklärung (DSF) an Steuer-/Zollstelle ICEF zu FLEGT-Genehmigungsstelle Steuer-/Zollstelle sendet Jahresbericht über ICEF an CDF 8.1.1 Die Lkws und sonstigen Transportfahrzeuge für Holzprodukte sind ordnungsgemäß angemeldet und zugelassen 8.1.1.1: Fahrzeugschein 8.1.1.2: Technisches Datenblatt · Verteidigungsministerium Ministerium für die Verwaltung des Hoheitsgebiets Gendarmerie/Grenzpolizei/Zoll Methodik: Vorlage der Papiere bei Verkehrskontrollen Verantwortliche Stelle: Gendarmerie/Grenzpolizei/Zoll Die Überprüfung wird von den gleichen Einheiten an anderen Orten (andere Kontrollpunkte) kontrolliert 8.1.1.3: Versicherung 8.1.1.4: Transportgewerbeschein · Ministerium für Finanzen und Haushalt Methodik: Idem 8.1.1.5: Im Fall des Transports von Holzprodukten, die zur Ausfuhr bestimmt sind: Verlader-Genehmigung · Häufigkeit: an jedem Kontrollpunkt für eine bestimmte Ladung (Lkw) Häufigkeit: an jedem Kontrollpunkt für eine bestimmte Ladung (Lkw) Aufbewahrung des Ergebnisses: Aufbewahrung des Ergebnisses: Bei Verstößen Protokoll in Papierform Bei Verstößen Protokoll in Papierform Berichte nach einem zu erarbeitenden Verfahren Berichte nach einem zu erarbeitenden Verfahren Datenfluss: Datenfluss: Verfahren für den Informationsaustausch muss nach Abstimmung der beteiligten Stellen erarbeitet werden Verfahren für den Informationsaustausch muss nach Abstimmung der beteiligten Stellen erarbeitet werden 8.1.2 Die Frachtpapiere für die zur Ausfuhr bestimmten Holzprodukte entsprechen den geltenden Rechtsvorschriften 8.1.2.1: Fahrtenblatt oder Frachtbrief · Verkehrsministerium Gendarmerie/Grenzpolizei/Zoll/BARC/EF Methodik: Verantwortliche Stelle: Gendarmerie/Grenzpolizei/Zoll/BARC/EF 8.1.2.2: Versandfreigabe mit: Spezifikationen, D15, Ausfuhranmeldung, Rechnung, Ursprungszeugnis · Forstministerium Ministerium für Handel Vorlage der Dokumente für die Forst- und Zollkontrollen vor der Abfahrt und für die Verkehrs- und Grenzkontrollen Methodik: Vorlage der Dokumente für die Forst- und Zollkontrollen vor der Abfahrt und für die Verkehrs- und Grenzkontrollen Finanzministerium Häufigkeit: bei der Abfahrt und an jedem Kontrollpunkt für eine bestimmte Ladung (Lkw) Häufigkeit: bei der Abfahrt und an jedem Kontrollpunkt für eine bestimmte Ladung (Lkw) Aufbewahrung des Ergebnisses: Bei Verstößen Protokoll in Papierform Aufbewahrung des Ergebnisses: Bei Verstößen Protokoll in Papierform Datenfluss: Datenfluss: Überprüfung durch Beamte des Ressorts Gewässer und Forsten: monatlicher Versand eines Berichts an ICEF Überprüfung durch Beamte des Ressorts Gewässer und Forsten: monatlicher Versand eines Berichts an ICEF Beamte anderer Ressorts: Verfahren für den Informationsaustausch muss nach Abstimmung der beteiligten Stellen erarbeitet werden Beamte anderer Ressorts: Verfahren für den Informationsaustausch muss nach Abstimmung der beteiligten Stellen erarbeitet werden 8.1.3 Das Holzunternehmen trifft Maßnahmen zur Durchsetzung des Verbots der Personenbeförderung 8.1.3.1: Betriebsordnung des Unternehmens · Forstministerium Gebietszuständige Regionaldirektion, DGEF, BMIV Methodik: 1 - Überprüfung der Aufnahme des Verbots der Personenbeförderung in die Betriebsordnung · Verantwortliche Stelle: ICEF 8.1.3.2: Dienstanweisung · 2 - Überprüfung des Aushangs einer Dienstanweisung zu diesem Verbot und Anbringung dieser Anweisung an den Holztransportfahrzeugen · Methodik: Kontrolle, dass die Überprüfung erfolgt ist 3 - Ausarbeitung eines Berichts · Eingabe in das DBMS 4 - Versand einer Kopie des Berichts an CDF zur Eingabe in das DBMS und Archivierung · Häufigkeit: jährlich Häufigkeit: jährlich Aufbewahrung des Ergebnisses: Aufbewahrung des Ergebnisses: Archivierung des Überprüfungsberichts und Eingabe in das DBMS Eingabe in das DBMS Datenfluss: Berichte an ICEF/CDF Datenfluss: ICEF zu FLEGT-Genehmigungsstelle 8.2.1 Die Stämme und Stümpfe der geschlagenen Bäume werden nach den gesetzlichen Anforderungen angezeichnet und gekennzeichnet 8.2.1.1: Bericht über Kontrollbesuche der Forstverwaltung · Forstministerium Regionaldirektion (DR), DGEFCP, BMIV Methodik: 1 - Regelmäßige Überprüfung der gebietszuständigen Regionaldirektion, der BMIV und der DGEFCP · Verantwortliche Stelle: ICEF 2 - Besuch im Büro am Einschlagsort und an den Poltern · Methodik: 3 - Überprüfung der Anzeichnung und Kennzeichnung der Stammabschnitte und Stümpfe · Überprüfung der Eingabe in das DBMS durch CDF und Eingabe des Ergebnisses der Kontrolle in das DBMS 4 - Ausarbeitung eines Berichts · Stichprobenartige Kontrolle der Überprüfung der verschiedenen Einheiten Häufigkeit: dreimonatlich Häufigkeit: dreimonatlich Aufbewahrung des Ergebnisses: DR: Übermittlung des Kontrollbericht an DGSR mit Zweitschrift an ICEF BMIV: Übermittlung des Kontrollberichts an die Kanzlei mit Zweitschrift an ICEF DGEF: Übermittlung des Kontrollberichts an DG mit Zweitschrift an ICEF Aufbewahrung des Ergebnisses: 8.2.2 Die Stammabschnitte werden am Waldpolter nach den geltenden Vorschriften angezeichnet und gekennzeichnet 8.2.2.1: Bericht über Kontrollbesuche der Forstverwaltung · Forstministerium Gebietszuständige Regionaldirektion Methodik: Verantwortliche Stelle: DGEFCP Überprüfung der Einhaltung der Anforderungen des nationalen Rückverfolgbarkeitssystems (SNT) BMIV 1 - Regelmäßige Überprüfung der gebietszuständigen Regionaldirektion, der BMIV und der DGEFCP · 2 - Besuch im Büro an den Poltern · Methodik: 3 - Überprüfung der Kennzeichnung der Stammabschnitte · Eingabe in das DBMS 4 - Ausarbeitung eines Berichts · Protokoll über die Kontrolle ICEF/CDF: Dokumentenprüfung, Eingabe in das DBMS und Archivierung Datenfluss: Datenfluss: Eingang der Prüfberichte der drei vorangehenden Stellen ICEF zu FLEGT-Genehmigungsstelle Versand Protokoll an ICEF/CDF Übermittlung an ICEF/CDF zur Eingabe in das DBMS 8.2.3 Die Frachtpapiere für das Rundholz werden vor dem Verlassen des Einschlagsortes ausgefüllt 8.2.3.1: Fahrtenblatt (auch Lieferschein oder Abfuhrschein (bordereau d’évacuation) genannt) · Forstministerium Regionaldirektion Methodik: Verantwortliche Stelle: Zentralinspektion für Gewässer, Forsten, Jagd und Fischerei (ICEF) Anm.: Im Jahr 2010 fand diese Kontrolle nicht systematisch bzw. fast gar nicht statt; die DGEF muss ein Verfahren hierfür erarbeiten Methodik Häufigkeit: Aufbewahrung des Ergebnisses: Aufbewahrung des Ergebnisses: Datenfluss: Datenfluss: 8.2.4 Die Frachtpapiere für Rundholz und Frachtstücke werden vor dem Verlassen des Rundholzpolters und des Werks ausgefüllt 8.2.4.1: Fahrtenblatt (auch Lieferschein oder Abfuhrschein genannt) · Forstministerium/ Finanzministerium Methodik: 1 - Warenbeschau vor Ort durch den Zoll (BIVAC) jeweils nach Eingang der Spezifikationen des Unternehmens · Verantwortliche Stelle: Generaldirektion Zoll und indirekte Steuern (DGDDI) ICEF 2 - Erstellung der Spezifikationen durch die beauftragte Prüfstelle (BIVAC), Ausstellung der sonstigen erforderlichen Dokumente: Inspektionszertifikat (attestation de vérification), Ausfuhranmeldung usw. · Methodik: DGDDI: Kontrolle der Überprüfung durch den Zoll nach der Zollanmeldung ICEF Häufigkeit: bei jeder Anmeldung Häufigkeit: bei jeder Anmeldung Aufbewahrung des Ergebnisses: Aufbewahrung des Ergebnisses: 1 - Eingabe der Spezifikationen in die Datenbank durch die beauftragte Prüfstelle (BIVAC) · 1 - Eingabe in die Datenbank SYDONIA 2 - Manuelle Archivierung · 2 - Manuelle Archivierung · 3 - Eingabe in das DBMS · 3 - Eingabe in das DBMS · Datenfluss: Datenfluss: 1 - Unternehmen zu beauftragter Prüfstelle (BIVAC) · 1 - DGDDI über ICEF zu CDF nach einem noch zu erarbeitenden Verfahren · 2 - Beauftragte Prüfstelle (BIVAC) über ICEF zu CDF nach einem zu erarbeitenden Verfahren · 2 - ICEF zu FLEGT-Genehmigungsstelle · 9.1.1 Die für die Gemeindehaushalte bestimmten Anteile werden vom Unternehmen regelmäßig abgeführt 9.1.1.1: Quittung über die Zahlung der Einzahlungsanordnungen · Forstministerium Zentralinspektion/Verwaltung und Finanzen (MEFCP) Methodik: Verantwortliche Stelle: ICEF Versand einer Kopie der Einzahlungsanordnungen durch DGEF an CDF Methodik: 9.1.1.2: Behördliche Genehmigung der Stundung · Systematischer Versand einer Kopie der Zahlungsquittungen über ICEF an CDF zur Archivierung und zur Eingabe in das DBMS Überprüfung, dass die Informationen vom CDF erfasst wurden Überprüfung der Übereinstimmung der Quittungen mit den entsprechenden Einzahlungsanordnungen Erfassen des Ergebnisses der Kontrolle Häufigkeit: monatlich Häufigkeit: monatlich Aufbewahrung des Ergebnisses: Aufbewahrung des Ergebnisses: Archivieren der Einzahlungsanordnungen und der Kopien der Quittungen durch CDF nach der Eingabe in das DBMS Eingabe in das DBMS Datenfluss: Datenfluss: DGEF zu CDF Unternehmen zu ICEF/CDF ICEF zu FLEGT-Genehmigungsstelle 9.1.2 Die vom Holzunternehmen geplanten und im PAO und PG oder in den vorläufigen Verträgen genannten sozialen Maßnahmen werden umgesetzt 9.1.2.1: Von der Forstverwaltung bestätigter PAO (jeder PAO enthält eine Beschreibung der im Vorjahr ausgeführten sozialen Maßnahmen) · Forstministerium Generaldirektion Gewässer und Forsten (DGEFCP) Methodik: 1 - Prüfung des vom Unternehmen vorgelegten PG und PAO durch einen hierzu eingerichteten Ausschuss im Rahmen des Bewertungssystems des MEFCP · Verantwortliche Stelle: Zentralinspektion für Gewässer, Forsten, Jagd und Fischerei (ICEF) 2 - Evaluierung der Sozialbilanz des Unternehmens · 9.1.2.2: Vom Unternehmen und vom Forstministerium unterzeichneter vorläufiger Vertrag. · 3 - Genehmigungsschreiben, wenn Vorlage zufriedenstellend · Methodik: Überprüfung des Vorliegens des Schreibens zur Genehmigung des PG und PAO und des Protokolls der Sitzung Häufigkeit: jährlich Häufigkeit: jährlich Aufbewahrung des Ergebnisses: Aufbewahrung des Ergebnisses: Archivierung des Schreibens zur Genehmigung des PAO durch DGEF im DBMS und in Papierform in den Archiven Eingabe in das DBMS, dass der Punkt überprüft wurde Datenfluss: Datenfluss: 1 - Versand eines Genehmigungsschreibens durch DGEF an das Unternehmen, an ICEF/CDF und an DGSR und Versand des Protokolls der Sitzung mit der Bewertung an ICEF · ICEF zu FLEGT-Genehmigungsstelle 9.2.1 Das Holzunternehmen erfüllt die im PG, im Lastenheft, im PAO oder im vorläufigen Vertrag eingegangenen Verpflichtungen, einen Beitrag zur Bekämpfung der Wilderei und des illegalen Holzeinschlags in seinem Einschlagsgebiet zu leisten 9.2.1.1: Berichte über die behördliche Kontrolle der Einschlagsorte · Forstministerium Generaldirektion Gewässer und Forsten (DGEFCP) Regionaldirektion Methodik: Dieser Punkt wurde 2010 nicht überprüft. Er muss daher unbedingt in einen Leitfaden für Überprüfungsverfahren aufgenommen werden, der von der DGEF zu erarbeiten ist Verantwortliche Stelle: Zentralinspektion für Gewässer, Forsten, Jagd und Fischerei (ICEF) 9.2.1.2: Berichte des Unternehmens über Informations- und Aufklärungskampagnen · Methodik: 9.2.1.3: Von der Forstverwaltung bestätigter PAO · Häufigkeit: Häufigkeit: Aufbewahrung des Ergebnisses: Aufbewahrung des Ergebnisses: 9.2.1.4: Betriebsordnung · Datenfluss: Datenfluss: 10.1.1 Das Unternehmen (bzw. im Fall privater Plantagen die Privatperson oder die Gemeinschaft) stellt sicher, dass alle Unterauftragnehmer über eine Erlaubnis zur Ausübung ihrer Tätigkeiten verfügen 10.1.1.1: Gültige Zulassung zum Gewerbe · Handelsministerium Zentrale Anlaufstelle für Unternehmensformalitäten Methodik: 1 - Versand einer Liste aller Unterauftragnehmer durch jedes Unternehmen an CDF 2 - Überprüfung ihrer Zulassungen beim Handelsministerium (zentrale Anlaufstelle) · Verantwortliche Stelle: ICEF 10.1.1.2: Registrierte Subunternehmerverträge · Forstministerium Zentrale Forstdatenverwaltung (CDF) Eingabe in das DBMS Methodik: Überprüfung der Erfassung der Daten Eingabe des Ergebnisses der Kontrolle zu diesem Punkt in das DBMS Häufigkeit: fortwährend, je nach Änderung der Liste eines Unternehmens Häufigkeit: nach jeder Aktualisierung durch CDF Aufbewahrung des Ergebnisses: Aufbewahrung des Ergebnisses: Eingabe in das DBMS Eingabe in das DBMS Datenfluss: Datenfluss: Unternehmen zu CDF CDF zu Handelsministerium (zentrale Anlaufstelle) ICEF zu FLEGT-Genehmigungsstelle Handelsministerium zu CDF 10.2.1 Das Holzunternehmen (bzw. im Fall privater Plantagen die Privatperson oder die Gemeinschaft) bezahlt die im Vertrag vorgesehene Leistung 10.2.1.1: Rechnungen · Forstministerium Direktion Rechtsangelegenheiten des Forstministeriums (DAJC) Methodik: 1 - Überprüfung bei der Gerichtsgeschäftsstelle, dass keine Rechtsstreitigkeiten im Zusammenhang mit der Bezahlung der Leistungen anhängig sind · Verantwortliche Stelle: ICEF 10.2.1.2: Überweisungsbelege oder Schecks oder Quittungen zum Nachweise der Bezahlung der Rechnungen · 2 - Ausarbeitung eines Berichts und gegebenenfalls Eintragung in das Register der Verstöße 3 - Versand des Berichts an ICEF/CDF · Methodik: Kontrolle der ordnungsgemäßen Führung des Registers der Verstöße Überprüfung der Eingabe in das DBMS Häufigkeit: jährlich Häufigkeit: jährlich Aufbewahrung des Ergebnisses: Aufbewahrung des Ergebnisses: Jährlicher Bericht Eingabe der Ergebnisse der Kontrolle zu diesem Punkt in das DBMS Eintragung in das Register der Verstöße des Forstministeriums Eingabe in das DBMS Datenfluss: Datenfluss: Gerichtsgeschäftsstellen zu DAJC DAJC zu ICEF/CDF ICEF zu FLEGT-Genehmigungsstelle 2.3. Anerkennung der Forstzertifizierungssysteme In der RCA hat sich bislang kein Unternehmen von einem privaten Zertifizierungssystem zertifizieren lassen. Das Legalitätsprüfungssystem muss das Zusammenspiel mit privaten Zertifizierungssystemen berücksichtigen und Synergien fördern, insbesondere, um Mehrfachkontrollen zu verhindern. In diesem Rahmen werden private Legalitätszertifikate und Zertifikate für nachhaltige Forstwirtschaft vom Forstministerium – vorbehaltlich der erfolgreichen Kontrolle der Überwachungsergebnisse des privaten Zertifizierungssystems durch ICEF – anerkannt. Die Überwachungsergebnisse des privaten Zertifizierungssystems müssen an ICEF übermittelt werden. Zur Klärung des Informationsflusses im Zusammenhang mit der Zertifizierung wird das Forstministerium eine Rechtsvorschrift erlassen. 2.4. Nichterfüllung der gesetzlichen Anforderungen Im Rahmen des Legalitätsprüfungssystems werden Nichterfüllungen von Anforderungen nach den in der RCA geltenden Rechtsvorschriften behandelt. Im Rahmen der Erteilung der FLEGT-Genehmigungen wird in der Phase der Umsetzung dieses Abkommens vor der Ausstellung der ersten FLEGT-Genehmigung durch die RCA ein Verfahrensleitfaden für die Handhabung und Ahndung von Nichterfüllungen der Legalitätsvorschriften erarbeitet, der das Kontrollsystem festigen soll. 3. RÜCKVERFOLGBARKEITSSYSTEM UND LIEFERKETTENKONTROLLE 3.1. Operationelle Anforderungen an die Rückverfolgbarkeit Ein nationales Rückverfolgbarkeitssystem (SNT) besteht derzeit nicht. Einige Holzunternehmen haben jedoch eigene Systeme aufgebaut. Die Transportdokumente für die Ausfuhr sind gesetzlich geregelt, aber für die Verbringung im Inland an den Einschlagsgebieten bestehen im Jahr 2010 keine geltenden Rechtsvorschriften. Infolgedessen muss während der Umsetzung des Abkommens und vor Erteilung der ersten Genehmigung eine Rechtsvorschrift mit Bestimmungen über das nationale Rückverfolgbarkeitssystem und den Transport von Holzprodukten erlassen werden. Der Produktkettennachweis erfolgt dabei über ein nationales Rückverfolgbarkeitssystem (SNT), dessen Daten von der Zentralen Forstdatenverwaltung CDF, die ICEF unterstellt ist, zentral in einem Datenbankmanagementsystem (DBMS) zusammengeführt werden. In dieses DBMS gehen die Daten der Holzunternehmen und der für die Vorversandkontrolle zuständigen Prüfstelle (derzeit BIVAC) ein. Zur Kodierung jedes Produkts wird ein nationales Nummerierungssystem eingesetzt. Am Rückverfolgbarkeitssystem sind mehrere Stellen beteiligt. Zu diesen gehören: — die Unternehmen, die für alle Tätigkeiten von der Betriebsinventur bis zur Ausfuhr des Rohholzes und des verarbeiteten Holzes verantwortlich sind; — das Ministerium für Gewässer und Forsten, das den Holzeinschlag und die Holzverarbeitung entlang der gesamten Lieferkette von seinen zentralen Diensten (DGEF, DGSR, ICEF und CDF und BMIV) überprüfen und die Überprüfung kontrollieren lässt; — die für die Vorversandkontrolle zuständige Prüfstelle (derzeit BIVAC), die die Spezifikationen, die angegebenen Baumarten und die ermittelten Volumina überprüft. Sie stellt auch die Einfuhranmeldung für das zur Verarbeitung eingeführte Holz aus; — das Handelsministerium, das die Einfuhranmeldung (DIC) für das zur Verarbeitung eingeführte Holz und die Ausfuhranmeldung (DEC) gegenzeichnet; — das Finanzministerium über seine zentralen und dezentralen Zolldienststellen, die die Zollabfertigung überprüfen, Quittungen über die erhobenen Zölle und Steuern ausstellen und Holz, das im Transit verbracht wird, registrieren; — die Grenzinspektoren des Ministeriums für Gewässer und Forsten, die die Frachtpapiere kontrollieren. 3.1.1. Holzprodukte aus PEA und aus Einschlagsgenehmigungen für Plantagen Die folgende Tabelle enthält die Grundsätze und Anforderungen des Produktkettennachweises für Holzprodukte aus PEA. Auf besondere Anforderungen für Holz aus Plantagen wird ebenfalls hingewiesen. Die Tabelle mit den Anforderungen des Produktkettennachweises ist folgendermaßen aufgebaut: Die 1. Spalte enthält die Stadien der Lieferkette; in der 2. Spalte werden die Verantwortungsbereiche und Tätigkeiten jedes beteiligten Akteurs angegeben; die 3. Spalte enthält die zweckdienlichen Daten und die Art ihrer Erhebung; in der 4. Spalte wird angegeben, welche Strukturen die Überprüfung durchführen und welche Methodik dabei zur Bestätigung oder zum Abgleich der Daten zum Einsatz kommt. Diese Grundsätze oder Anforderungen werden gegebenenfalls bei der Umsetzung dieses Abkommens angepasst, ohne dass dadurch die Qualität des Produktkettennachweises gemindert wird. INVENTUR Stadium oder Lieferkette Verantwortungsbereiche und Tätigkeiten Zweckdienliche Daten und Art der Erhebung Überprüfung Bestätigung Abgleich BETRIEBSINVENTUR Verantwortlich: UNTERNEHMEN Tätigkeiten: — Kennzeichnung der Hiebfläche — Unterteilung in Parzellen und Bezeichnung der Parzellen mit Linien — Messen der Bäume — Positionsbestimmung und Kartierung der Bäume — Nummerierung und Kennzeichnung der Bäume Anm.: Bei Plantagen: a) für Plantagen mit einer Fläche von 50 ha oder mehr ist ein vereinfachter Wirtschaftsplan auszuarbeiten; b) für Plantagen mit einer Fläche unter 50 ha müssen DIAF ein Explorationsbericht und eine vereinfachte Karte (Positionsbestimmung auf topographischer Karte) vorgelegt werden; c) die folgenden Informationen sind jedoch bei Plantagen mit einer Fläche von mehr als 50 ha zu übermitteln: i) Alter des Bestands, ii) mittlere Höhe des Bestands, iii) GPS-Daten, iv) Fläche, v) vereinfachte Karte mit vor Ort markierten Parzellen, vi) Anzahl der Stämme, vii) Umfangs- oder Durchmesserklasse; d) die systematische Kennzeichnung des stehenden Holzes ist nicht obligatorisch; e) DIAF stellt eine Einschlagsgenehmigung aus. · Einzureichendes Dokument: Jahreseinschlagsplan (PAO) Daten: — Nummer der Genehmigung — Nummer der Waldbewirtschaftungseinheit (UFG), d. h. der PEA oder Plantage — Nummer der jährlichen Hiebfläche (AAC) — Baumnummer bei der Inventur; — Name der Baumart — BHD (im Forsteinrichtungsplan festgelegter Mindestdurchmesser, Brusthöhendurchmesser) — Position im UTM-Koordinatensystem (Universal Transverse Mercator). Datenfluss: Eingabe in das DBMS (elektronisches Format, in Teil 3 der Forsteinrichtungsvorschriften aufzunehmen) Methodik: Die folgenden sechs Stellen werden von ICEF koordiniert: 1. Direktion Forstinventuren und Forsteinrichtung (DIAF): Übereinstimmung der aufgenommenen Daten mit dem vorangehenden PAO Überprüfung der Kartierung der AAC. · 2. Regionaldirektion: Überprüfung der Wegenetze und der Kartierung des Einschlagsgebiets Übermittlung der Berichte an DGSR. · 3. Generaldirektion für regionalen Dienste (DGSR): Überprüfung der Tätigkeiten der Regionaldirektionen Übermittlung der einschlagsbezogenen Informationen an DGEF. · 4. Direktion Forstwirtschaft und Holzindustrie (DEIF): Kontrolle der Überprüfung der Wegenetze und der Kartierung des Einschlagsgebiets Übermittlung der Daten an CDF. · 5. Generaldirektion Gewässer und Forsten (DGEF): Überprüfung und Bestätigung der Berichte von DGSR, DIAF und DEIF Übermittlung der Daten an CDF Übermittlung der Berichte an ICEF. · 6. Zentrale Forstdatenverwaltung (CDF): Zusammenstellen der Daten auf Ebene des MEFCP. · HOLZEINSCHLAG Stadium oder Lieferkette Verantwortungsbereiche und Tätigkeiten Zweckdienliche Daten und Art der Erhebung Überprüfung Bestätigung Abgleich EINSCHLAG Verantwortlich: UNTERNEHMEN Tätigkeiten: — Auswählen und Schlagen der Bäume — Anzeichnen der Fällnummer an Stumpf und Stamm — Übertragung der Baumnummern der Inventur auf die Stümpfe — Kennzeichnen der Stümpfe — Erfassen und Speichern der Daten. Anm.: Bei Plantagen mit mehr als 50 ha: Das Holz wird je Hiebfläche geschlagen. Alle Stämme werden gekennzeichnet. Verwenden des Einschlagsbuchs. · Einzureichendes Dokument: Einschlagsbuch (elektronisch und/oder in Papierform) Formular „Holzbewegungen“ Daten: — Nummer der Genehmigung — Nummer der UFG (PEA oder Plantage) — Nummer der jährlichen Hiebfläche (AAC) — Baumnummer der Inventur — Fällnummer — Baumart — Abmessungen und Raummaß des geschlagenen Baums — In der Anlage die aktualisierte Karte des Einschlagsgebiets — Brusthöhendurchmesser (BHD) — UTM-Position. Datenfluss: Vorlage der Einschlagsbücher und der Formulare „Holzbewegungen“ durch das Unternehmen bei DGEFCP Übermittlung der Einschlagsdaten durch das Unternehmen an CDF zur Eingabe in das DBMS · Methodik: Regionaldirektion Gewässer und Forsten Überprüfung: Einschlagsbuch Abfuhrscheine Vor-Ort-Überprüfung der folgenden Daten: — Positionen der geschlagenen Bäume, Grenzen der AAC — Brusthöhendurchmesser · · Übermittlung der Überprüfungsberichte an DGSR · Gemischte Kontrollbrigade (BMC): Kontrolle der Überprüfung: — Einschlagsbuch — Abfuhrscheine — Beachtung der Grenzen der AAC — Beachtung des BHD — Kennzeichnung der Grenzen der UFG, Plantagen und AAC · Feststellung von Verstößen Übermittlung der Protokolle an die Rechtsabteilung Übermittlung der Kontrollberichte an ICEF. · Anm.: Bei der Überprüfung in Plantagen: Abgleichen der geschlagenen Mengen und der vom Einschlagsunternehmen im Inventar angegebenen Mengen für eine Parzelle durch DGEF. Keine individuelle Rückverfolgbarkeit bis zum Stumpf CDF: Ist zuständig für das Überwachen des Abgleichs der folgenden Daten im DBMS: i) vorliegende Informationen aus Betriebsinventuren und ii) vorliegende Informationen über die Fällung (Holzeinschlag). In dieser Phase müssen mindestens die folgenden Informationen abgeglichen werden: 1. Für jeden geschlagenen Baum: a) die im Forsteinrichtungsplan angegebene Baumnummer und die Baumnummer im Einschlagsbuch; b) die im Forsteinrichtungsplan angegebene Position des Baums und die Position des geschlagenen Baums im Einschlagsbuch; c) die im Forsteinrichtungsplan angegebene Baumart und die Art des geschlagenen Baums. · 2. Je Bewirtschaftungseinheit: i) AAC der PEA und ii) der Forstplantagen: a) die bei der Betriebsinventur angegebene Zahl der hiebsreifen Bäume je Baumart und die Zahl der geschlagenen Bäume je Baumart; b) das bei der Betriebsinventur angegebene Volumen je Baumart und das geschlagene Volumen je Baumart; c) die in den Einschlagsbüchern angegebenen Baumnummern der geschlagenen Bäume und sämtliche bei der Betriebsinventur angegebenen Baumnummern der hiebsreifen Bäume · · RÜCKEN UND AUFARBEITUNG IM WALDPOLTER Verantwortlich: UNTERNEHMEN Tätigkeiten: — Erstsortierung — Erste Kubierung der Stämme — Kennzeichnung und Nummerierung der Stammabschnitte — Ablängen der Stämme für den Transport — Übertragen der Baumnummern in die Formulare · Einzureichendes Dokument: — Täglicher Rückebericht — Rückeblätter — Waldpolter-Buch (Einschlagsbuch) — Ladescheine für Holzverbringungen zwischen Wäldern: Daten: — Nummer der Genehmigung — Nummer der UFG (PEA oder Plantage) — Nummer der AAC — Baumart — Anzahl der Stämme — Fällnummer — Stammabschnittsnummern — Beschreibung des Waldhammers — Abmessungen und Volumen der Stammabschnitte Datenfluss: Vorlage der Einschlagsbücher und der Formulare „Holzbewegungen“ durch das Unternehmen bei DGEFCP Übermittlung der Einschlagsdaten durch das Unternehmen an CDF zur Eingabe in die Datenbank. · Methodik: DEIF und Regionaldirektion Gewässer und Forsten: Überprüfung: — Einschlagsbuch — Abfuhrscheine — Brusthöhendurchmesser · Übermittlung der Überprüfungsberichte an DGEFCP. · CDF: Ist zuständig für das Überwachen des Abgleichs der folgenden Daten im DBMS: i) vorliegende Angaben zu Produktionsdaten und ii) in früheren Stadien der Produktkette erhobene Daten. In dieser Phase müssen mindestens die folgenden Informationen abgeglichen werden: 1. Für jeden geschlagenen Baum: a) die Nummern der Blöcke (Stammabschnitte) und die im Einschlagsbuch angegebene Nummer des Ganzstamms; b) die Baumart der Blöcke und die im Einschlagsbuch angegebene Baumart des Ganzstamms; c) die Gesamtlänge der Blöcke und die Länge des Ganzstamms; d) die Durchmesser jedes Blocks und der Durchmesser des Ganzstamms; e) das im Einschlagsbuch angegebene Einschlagsdatum und die Gültigkeitsdaten der AAC. · · VORBEREITUNG DER STÄMME FÜR DIE AUSFUHR Verantwortlich: UNTERNEHMEN Tätigkeiten: — Sortieren der Stammabschnitte — Lagern nach Baumart nach Vertrag oder ohne Vertrag — Querschneiden — Kubierung der Stammabschnitte (Durchmesser, Länge, Volumen) — Kennzeichnung und Nummerierung der Stammabschnitte Verantwortlich: Von der Verwaltung beauftragte Dienststelle Tätigkeiten: Anbringen von Plaketten/Strichcodes. Einzureichendes Dokument: — Verzeichnis des Polters: — Eingangsliste — Holzvorbereitungsbuch — Spezifikationen Daten: — Nummer der PEA oder Plantage — Fällnummer — Abmessungen der Stämme — Baumart — Stammabschnittsnummer — Vertragsnummer — Name des Kunden — Plakette Datenfluss: Übermittlung der Formulare „Holzbewegungen“ durch das Unternehmen an DGEF Ausstellen der Einnahmeanordnungen durch DGEFCP und Übermittlung der Berichte an CDF Übermittlung des Berichts der BMC an ICEF. · Methodik: DEIF und Regionaldirektion Gewässer und Forsten: Überprüfung: — Brusthöhendurchmesser (BHD) — Liste der zugelassenen Baumarten · Gegebenenfalls Feststellung von Verstößen Übermittlung der Überprüfungsberichte an DGEFCP. · Gemischte Kontrollbrigade (BMC): Kontrolle der Plaketten Gegebenenfalls Feststellung von Verstößen Übermittlung der Kontrollberichte an ICEF DGEFCP Überprüfung der produktionsbezogenen Daten. · · CDF: Ist zuständig für das Überwachen des Abgleichs der folgenden Daten im DBMS: i) vorliegende Angaben zu Holzbewegungen und ii) in früheren Stadien der Produktkette erhobene Daten. In dieser Phase müssen mindestens die folgenden Informationen abgeglichen werden: 1. Für jeden Stamm: a) die im Einschlagsbuch angegebene Nummer des Stamms und die Nummer des Stamms in der Eingangsliste des Holzpolters; b) die im Einschlagsbuch angegebene Baumart des Stamms und die Baumart in der Eingangsliste des Holzpolters; c) die im Einschlagsbuch angegebenen Abmessungen des Stamms und die Abmessungen des Stamms in der Eingangsliste des Holzpolters; · 2. Für jede Lkw-Ladung: a) die im Ladeschein für Holzverbringungen zwischen Wäldern angegebenen Nummern der Stämme und die Nummern der Stämme in den Einschlagsbüchern; b) die im Ladeschein für Holzverbringungen zwischen Wäldern angegebenen Baumarten der Stämme und die Baumarten in den Einschlagsbüchern; c) die im Ladeschein für Holzverbringungen zwischen Wäldern angegebenen Abmessungen der Stämme und die Abmessungen in den Einschlagsbüchern; d) die Datumsangaben im Ladeschein für Holzverbringungen zwischen Wäldern und die Datumsangaben in den Eingangslisten. · 3. Für jedes monatliche Formular „Holzbewegungen“: a) die im Formular angegebenen Volumina je Baumart und die Volumina im Einschlagsbuch für den gleichen Zeitraum. · 4. Für jede Einnahmeanordnung der DGEFCP: a) die vom DBMS errechneten fälligen Beträge je Baumart und die entsprechenden Beträge in den Einnahmeanordnungen der DGEFCP. · · VORBEREITUNG DER STÄMME (STAMMABSCHNITTE) FÜR DIE VERARBEITUNG Verantwortlich: UNTERNEHMEN Tätigkeiten: — Ablängen — Vermessung, Kubierung der Blöcke — Kennzeichnung und Nummerierung der Blöcke — Erfassen der Baumart der Blöcke. · Einzureichendes Dokument: Lagerkarte „Sägewerk/Betrieb“ Daten: — Baumart — Nummern der Blöcke — Abmessungen und Volumen der Blöcke Datenfluss: Übermittlung des Vorbereitungsberichts an CDF. Methodik: Regionaldirektion Gewässer und Forsten Überprüfung der Lagerkarten · CDF: Ist zuständig für das Überwachen des Abgleichs der folgenden Daten im DBMS: i) vorliegende Angaben zu Verarbeitungsdaten und ii) in früheren Stadien der Produktkette erhobene Daten. In dieser Phase müssen mindestens die folgenden Informationen abgeglichen werden: 1. Für jeden Stamm: a) die auf de Lagerkarte des Rundholzpolters angegebenen Merkmale (Nummer, Baumart, Abmessungen) und die Merkmale in der Eingangsliste des Polters; b) die Baumart der Blöcke und die auf der Lagerkarte angegebene Baumart des Ganzstamms; c) die Gesamtlänge aller Blöcke und die Länge des Ganzstamms; · 2. Monatlich: a) die Eingangsmengen des Polters je Baumart und die in die Produktion eingegangenen Mengen je Baumart. · · VERARBEITUNG Stadium oder Lieferkette Verantwortungsbereiche und Tätigkeiten Zweckdienliche Daten und Art der Erhebung Überprüfung Bestätigung Abgleich VERARBEITUNG DER ZUR AUSFUHR BESTIMMTEN STAMMABSCHNITTE Verantwortlich: UNTERNEHMEN Tätigkeiten: Zu Beginn des Produktionsprozesses Erfassen der Nummern der Stammabschnitte/Blöcke Erfassen der Mengen der Stammabschnitte/Blöcke am Werkseingang nach Nummer und Baumarten. Am Ende des Produktionsprozesses: Vermessung und Kubierung der Frachtstücke mit besäumten Produkten (oder anderen verarbeiteten Erzeugnissen) Nummerierung der Frachtstücke je Vertrag Berechnung der Schnittholzausbeute Verantwortlich: Von der Verwaltung beauftragte Dienststelle. Tätigkeiten: Kennzeichnen der verarbeiteten Produkte (Etiketten). Einzureichendes Dokument: — Produktionsbericht — Werkseingangszettel (Verarbeitungsanlage) — Formular zur Erhebung des Rundholzverbrauchs für Schnittholz oder andere Verarbeitungen — Lagerkarte des Schnittholzlagers Daten: — Nummern der Blöcke — Baumart — Volumen der gesägten Stämme = Volumen der Blöcke — Schnittholzausbeute — Nummern der Frachtstücke — Anzahl der Frachtstücke — Abmessungen der Teile und Volumen der Frachtstücke — Name des Unternehmens — Lagerort der Bestände an verarbeiteten Produkten Datenfluss: Übermittlung der Formulare „Holzbewegungen“ durch das Unternehmen an DGEF Übermittlung des Berichts von BMC, DR und DEIF an ICEF. · Methodik: Direktion Forstwirtschaft und Holzindustrie (DEIF)/ Regionaldirektion Gewässer und Forsten: Überprüfung: — Lagerkarte Schnittholzlager — Spezifikationen für die Ausfuhr — Plaketten — Verarbeiteter Anteil · BMC: Kontrolle der Überprüfung: — Lagerkarte Schnittholzlager — Spezifikationen — Plaketten durch die von der Verwaltung beauftragte Dienstsstelle: · verarbeiteter Anteil Gegebenenfalls Feststellung von Verstößen ICEF: Überprüfung des DBMS CDF: Ist zuständig für das Überwachen des Abgleichs der folgenden Daten im DBMS: i) vorliegende Angaben zu Holzbewegungen und ii) in früheren Stadien der Produktkette erhobene Daten. In dieser Phase müssen mindestens die folgenden Informationen abgeglichen werden: 1. Für jeden verarbeiteten Block: a) die Merkmale (Nummer, Baumart, Abmessungen) der verarbeiteten Blöcke (Werkseingangszettel) und dieselben Informationen auf der Lagerkarte des Holzlagers. · 2. Für jede verarbeitete Produktart je Baumart monatlich: a) die in die Produktion eingegangenen Volumina der Blöcke und die Volumina der verarbeiteten Produkte (Ausbeute); b) die in den Formularen für die Bewegung von Schnittholz angegebenen Volumina der verarbeiteten Produkte und die Angaben in den Lagerkarten. · · VERARBEITUNG FÜR DEN INLANDSMARKT Verantwortlich: UNTERNEHMEN Tätigkeiten: Zu Beginn des Produktionsprozesses: Erfassen der Nummern der Blöcke Erfassen der Volumina der Blöcke je Baumart Am Ende des Produktionsprozesses: Kubierung und Vermessung der Frachtstücke mit besäumten Produkten Nummerierung der Frachtstücke Lagerort auf dem Betriebsgelände: Angabe des Lagerorts in Bangui oder in einer anderen Stadt Berechnung der Schnittholzausbeute · Einzureichendes Dokument: Bericht über die Produktion für den Inlandsmarkt Ladeschein für Holz, das für den Inlandsmarkt bestimmt ist Daten: — Nummern der Blöcke, Baumart und Volumen zu Beginn des Produktionsprozesses — Nummern der Frachtstücke und Volumina am Ende des Produktionsprozesses Datenfluss: Übermittlung durch das Unternehmen: — Bericht über die Produktion für den Inlandsmarkt an DGEF — Datenerhebungs- und Datenerfassungsbögen. · Methodik: Direktion Forstwirtschaft und Holzindustrie (DEIF)/ Regionaldirektion Gewässer und Forsten: Überprüfung der Verkaufsnachweise. BMC: Kontrolle der Überprüfung der Verkaufsnachweise Kontrolle der Verkaufsrechnungen. ICEF: Überprüfung des DBMS. CDF: Ist zuständig für das Überwachen des Abgleichens der vorliegenden Angaben aus Erklärungen über Inlandsverkäufe und der Daten, die in früheren Stadien der Produktkette erhoben wurden, im DBMS In dieser Phase müssen mindestens die folgenden Informationen abgeglichen werden: 1. Für jede verarbeitete Produktart, die für den Inlandsverbrauch bestimmt ist, monatlich: a) die in die Produktion für den Inlandsmarkt eingegangenen Volumina der Blöcke und die Volumina der für den Inlandsmarkt verarbeiteten Blöcke (Ausbeute); b) die in den Berichten über die Produktion für den Inlandsmarkt angegebenen Volumina und die Volumina in den Ladescheinen des für den Inlandsmarkt bestimmten Holzes. · · AUSFUHR Stadium oder Lieferkette Verantwortungsbereiche und Tätigkeiten Zweckdienliche Daten und Art der Erhebung Überprüfung Bestätigung Abgleich AUSFUHR VON RUNDHOLZ, SCHNITTHOLZ UND ANDEREN HOLZPRODUKTEN Verantwortlich: UNTERNEHMEN Tätigkeiten: — Vorbereiten der Produktspezifikation — Ausfuhranmeldung — Ausfertigen des Frachtbriefs (mit der Nummer der Plakette der von der Verwaltung beauftragten Dienststelle) — Ausfertigen des Ursprungs- und Pflanzengesundheitszeugnisses — Antrag auf Erteilung der FLEGT-Genehmigung Verantwortlich: Von der Verwaltung beauftragte Dienststelle Tätigkeiten: Anbringen von Plaketten/Strichcodes Einzureichendes Dokument: — Spezifikationen — Verkaufsrechnung — Ausfuhranmeldung — EUR 1 — Versandfreigabe — Fahrtenblatt — positiver Vorabbescheid — FLEGT-Genehmigung Daten: — Baumart — Nummern der Stammabschnitte oder Frachtstücke — Volumen je Baumart bei Rundholz — Volumen der Produkte bei Schnittholz und anderen Holzprodukten — Nummern der Plaketten — Name des ausführenden Unternehmens — Name des Kunden — Vertragsnummer des Kunden — Verladeort — Bestimmungsort — Steuerpflichtiger Wert Datenfluss: Übermittlung der Formulare „Holzbewegungen“ durch das Unternehmen an DGEF Ausstellen der Einnahmeanordnungen durch DGEFCP und Übermittlung der Berichte an CDF. Ausfuhranmeldung Bearbeitung des Antrags auf Erteilung der FLEGT-Genehmigung und Antworten · Methodik: Direktion Forstwirtschaft und Holzindustrie (DEIF): Überprüfung: — Bereits vorgelegte Formulare „Holzbewegungen“ — Versandscheine für ausgeführtes Holz — Übereinstimmung zwischen Ausfuhrunterlagen und Einschlagsbüchern. · Regionaldirektion Gewässer und Forsten und Grenzinspektoren: — Überprüfung an den Grenzen — Überprüfung des Ursprungs- und Pflanzengesundheitszeugnisses — Warenbeschau und Dokumentenprüfung — Erfassung · Gemischte Brigade: — Kontrolle der Zollpapiere: — Vergleichen der Einschlags- und Ausfuhrdaten mit den Einschlagsbüchern — Einschlagsbuch und Formulare „Holzbewegungen“ — Kontrolle der Werte der angegebenen Mengen · ICEF: — Abgleichen der Daten der anderen Dienststellen — Überprüfung im DBMS — Bestätigung der Vorschriftsmäßigkeit an die FLEGT-Genehmigungsstelle · ICEF: — Überprüfung der Spezifikationen — Bezahlung der mit der Holzausfuhr verbundenen Abgaben. · Von der Verwaltung beauftragte Dienststelle: — Überprüfung der Spezifikation — Warenkontrolle: Angabe der Baumart, Vermessung, Ermittlung des Volumens nach den ATIBT-Vorschriften — Anbringen von zwei Kunststoffplaketten (blau und rot) mit einem speziellen Code für jedes Unternehmen an jedem Stammabschnitt. · Vor-Ort-Kontrolle der Ladung durch die von der Verwaltung beauftragte Dienstsstelle: — Ausstellen von Kontrollzetteln für die Ladung — Übergabe der Unterlagen an den Fahrer mit der Ausfuhranmeldung, zwei Kontrollzetteln der von der Verwaltung beauftragten Dienststelle, der Spezifikation und den Zollpapieren. · Kontrolle an den Grenzen durch die von der Verwaltung beauftragte Dienststelle (Warenbeschau und Dokumentenprüfung): — Überprüfung des Kontrollzettels des privaten Unternehmens und der Spezifikation — Kontrolle der Ausfuhrpapiere, Ausfuhranmeldung, Zollpapiere — Entfernen der Lasche von einer der Plaketten am Stamm oder Frachtstück — Zurücksenden des Kontrollzettels und der Lasche an die für die Vorversandkontrolle zuständige Prüfstelle (BIVAC) in Berberati zwecks Abgleich — Erfassen der Angaben der Plakette in einem Verzeichnis — Kontrolle durch ein privates Unternehmen im Hafen von Douala. — Entfernen der Lasche der zweiten Plakette. — Zurücksenden des Berichts über den Eingang in Douala an die für die Vorversandkontrolle zuständige Prüfstelle (BIVAC) in Berberati. — Inspektionszertifikat für die Ausfuhr (attestation de vérification à l’exportation, AVE). · FLEGT-Genehmigungsstelle: — Erteilung der FLEGT-Genehmigungen · · Zentralinspektion für Gewässer und Forsten – CDF: Ist zuständig für das Überwachen des Abgleichs der vorliegende Angaben zu Holzbewegungen und Ausfuhren und der Daten, die in früheren Stadien der Produktkette erhoben wurden, im DBMS. In dieser Phase müssen mindestens die folgenden Informationen abgeglichen werden: 1. Für jeden Stamm: a) die in der Spezifikation genannten Merkmale (Nummer, Baumart, Abmessungen) und die gleichen Merkmale i) in der Eingangsliste des Holzlagers, ii) in den Einschlagsbüchern für den betreffenden Zeitraum und iii) in den Ladescheinen für Holzverbringungen zwischen Wäldern. · 2. Für jede Ladung: a) die dem Finanzministerium vorliegenden Informationen für die Ladung und die dem Forstministerium vorliegenden Informationen für dieselbe Ladung. · FLEGT-Genehmigungsstelle: Sie ist für die Überwachung des Abgleichs der folgenden Informationen zuständig i) Angaben im Antrag auf Erteilung der FLEGT-Genehmigung, ii) Angaben der vorläufigen Genehmigung, iii) Angaben zur Warenbeschau an der Grenze und iv) Angaben zur Warenbeschau in Douala. EINFUHR UND VERBRINGUNG IM TRANSIT Stadium oder Lieferkette Verantwortungsbereiche und Tätigkeiten Zweckdienliche Daten und Art der Erhebung Überprüfung Bestätigung Abgleich EINFUHR VON HOLZ ZUR VERARBEITUNG Verantwortlich: UNTERNEHMEN Tätigkeiten: — Einfuhrantrag für Holz — Bestellung — Rechnung — Art des Produkts — Zollabfertigung. · Einzureichendes Dokument: — Einfuhranmeldung (DIC) — Legalitätsbestätigung des Ursprungslandes — Genehmigung des MEFCP für die Einfuhr des zu verarbeitenden Holzes. Daten: — Namen der Unternehmen — Anzahl der Stammabschnitte — Baumarten — Mengen — Plaketten/Strichcodes — Kennnummer des Stamms. Datenfluss: — Einfuhranmeldung (DIC) durch das Unternehmen an das Handelsministerium — Übermittlung einer Kopie der DIC durch das Handelsministerium an den Zoll und an MEFCP — Von MEFCP erteilte Genehmigung an das Unternehmen — Übermittlung an CDF — Übermittlung des Produktionsberichts durch das Unternehmen an DGEFCP. · Methodik: Handelsministerium: — Ausstellen der DIC · Von der Verwaltung beauftragte Dienststelle: — Kontrolle der einzuführenden Produkte im Ursprungsland — Überprüfung der angemeldeten Werte — Ausstellen des Inspektionszertifikats (attestation de vérification) für die Einfuhr · Zoll: — Überprüfung bei der Zollabfertigung — Ausstellen der Quittungen für erhobene Zölle und Abgaben — Übermittlung der Daten an das Ministerium für Gewässer und Forsten · FLEGT-Genehmigungsstelle: — Überprüfung der Legalität des eingeführten Holzes · MEFCP: — Erteilen der Einfuhrgenehmigung für das zur Verarbeitung bestimmte Holz. · · ICEF/CDF: Ist zuständig für die Überwachung des Abgleichs der vorliegenden Informationen zu Holzbewegungen und der vom Zoll erhobenen Informationen im DBMS. In dieser Phase müssen mindestens die folgenden Informationen abgeglichen werden: 1. Für jede Ladung: a) die beim Zoll an der Grenze vorgelegten Informationen und die Angaben in der Eingangsliste des Holzlagers. · · VERBRINGUNG VON HOLZ IM TRANSIT DURCH ZENTRALAFRIKANISCHES HOHEITSGEBIET Verantwortlich: ZOLL Tätigkeiten: — Erfassung durch den Zoll (D15) beim Eingang — Eingabe in die Datenbank SYDONIA — Erfassung beim Ausgang. · Einzureichendes Dokument: — D15 Daten: — Anzahl — Baumarten — Nummern der Stämme oder Frachtstücke — Brutto- und Gesamtgewicht — Handelsbezeichnung — Preis — Volumen Datenfluss: Übermittlung des Berichts über die im Transit verbrachten Produkte an CDF. Methodik: Zoll: Erfassung. Grenzkontrollstelle: Erfassung. · ZOLL: CDF: Ist zuständig für die Überwachung des Abgleichs der vorliegenden Informationen zum Einfuhr und Ausfuhr des im Transit durch zentralafrikanisches Hoheitsgebiet verbrachten Holzes im DBMS. In dieser Phase müssen mindestens die folgenden Informationen abgeglichen werden: 1. Für jede Ladung: die bei der Einfuhr erhobenen Daten (Zulassung des Lkws, Ursprung des Holzes, Baumart, Volumen, Registrierungsnummern der Stämme, Datum, Uhrzeit, Ort) mit den gleichen, bei der Ausfuhr erhobenen Daten. · 3.1.2. Physische Rückverfolgbarkeit und Methode zur Kontrolle der Mengenübereinstimmung In der Phase der Umsetzung dieses Abkommens und vor Erteilung der ersten FLEGT-Genehmigung durch die RCA wird ein nationales System zur eindeutigen alphanumerischen Kennzeichnung für alle Forst- und Holzunternehmen eingeführt, das bereits in der Phase der Betriebsinventur greift. Anhand des nationalen Rückverfolgbarkeitssystems können folgende Daten abgeglichen werden: — die Einheiten (stehendes Holz, Stämme, Blöcke, Frachtstücke mit verarbeiteten Produkten) mit den verschiedenen Stadien der Produktkette, — die Mengen, die für Gruppen von Einheiten erzeugt werden, mit den verschiedenen Stadien der Produktkette (für jede PEA, UFG, AAC usw.). Für verarbeitete Produkte wird während der Umsetzung dieses Abkommens und vor Erteilung der ersten FLEGT-Genehmigung durch die RCA ein System zum Abgleichen der Input- und Outputdaten der Produktionsprozesse in den Verarbeitungsbetrieben eingerichtet. Bei diesem System werden auch die Eingangs- und Ausgangsmengen des Werks (einschließlich des Rundholzpolters des Werks) berücksichtigt. Die Tabelle in Abschnitt 3.1.1 enthält die Stellen, bei denen Mengendaten abgeglichen werden. 3.1.3. Methode zur Kennzeichnung der Produkte Gegenwärtig werden die Produkte mit Plaketten in zwei Farben (blau und rot) gekennzeichnet. Ein Verfahren zur Kennzeichnung mit Strichcodes wird im Rahmen der Umsetzung dieses Abkommens vor Erteilung der ersten FLEGT-Genehmigung durch die RCA erarbeitet. 3.1.4. Kontrolle und Genehmigung der privaten Marktteilnehmern übertragenen Aufgaben Mit der Warenkontrolle des gesamten ausgeführten Holzes ist ein privater Wirtschaftsteilnehmer beauftragt, derzeit das Unternehmen BIVAC Export. Die Tätigkeiten dieses Unternehmens werden von der Verwaltung überwacht. Mit Blick auf die Umsetzung dieses Abkommens ist eine Anpassung des mit einem privaten Wirtschaftsteilnehmer geschlossenen Vertrags über die Warenkontrolle des Holzes bei der Ausfuhr einzuplanen. Im Rahmen des Legalitätsprüfungssystems wird das für die Vorversandkontrolle des Holzes zuständige Unternehmen das Ergebnis seiner Prüfungen an ICEF übermitteln, die daraufhin die Genehmigungsstelle informieren wird. Die Modalitäten der Informationsübermittlung werden in der Phase der Umsetzung dieses Abkommens vor der Erteilung der ersten FLEGT-Genehmigung durch die RCA festgelegt. 3.1.5. Nichterfüllung der Anforderungen in Stadien der Lieferkette Nichterfüllungen einzelner Anforderungen werden nach den in der RCA geltenden Rechtsvorschriften behandelt. Führen diese Nichterfüllungen zur Steuerberichtigungen, so werden diese Steuern von der Finanzverwaltung anhand des Inspektionsberichts des mit der Vorversandkontrolle beauftragten Unternehmens oder anhand des Berichts der Grenzinspektoren und der dezentralen Dienststellen der Forstverwaltung nacherhoben. Im Rahmen der Erteilung der FLEGT-Genehmigungen wird in der Phase der Umsetzung dieses Abkommens und vor Erteilung der ersten FLEGT-Genehmigung durch die RCA ein Verfahrensleitfaden für die Handhabung und Ahndung von Nichterfüllungen der Legalitätsvorschriften erarbeitet, der das Legalitätsprüfungssystem festigen soll. 3.2. Überprüfung der Anforderungen an die Lieferkette a) Warenkontrollen Die einzelnen Verantwortungsebenen, die Häufigkeit und die Methoden zur Prüfung der Lieferkette sind im nationalen Rückverfolgbarkeitssystem festgelegt, das in der Tabelle in Abschnitt 3.1.1 umrissen wird. Die Daten müssen in noch festzulegenden Zeitabständen zwischen den Wirtschaftsteilnehmern und dem Datenbankmanagementsystem (das bei der zentralen Forstdatenverwaltung eingerichtet und verwaltet wird) ausgetauscht werden. Die Anforderungen an die Lieferkette werden bei jedem Antrag auf Erteilung einer FLEGT-Genehmigung unter Berücksichtigung der Berichte und Protokolle der beteiligten Dienste überprüft. b) Verwaltung und Auswertung der Überprüfungsdaten Die Daten zur Lieferkette werden mit einem zentralen Datenbankmanagementsystem (DBMS) verwaltet und ausgewertet, das bei der zentralen Forstdatenverwaltung (CDF) eingerichtet ist. Dieses Datenmanagement beinhaltet Folgendes: — die Entwicklung einer Informationsmanagementsoftware, die den Rückverfolgbarkeitsanforderungen gerecht wird; — eine Internetverbindung, über die alle Beteiligten einen garantiert geschützten Zugang erhalten. Das Datenmanagement wird in der Phase der Umsetzung dieses Abkommens vor der Erteilung der ersten FLEGT-Genehmigung durch die RCA festgelegt. 4. ERTEILUNG DER FLEGT-GENEHMIGUNGEN Die FLEGT-Genehmigungsstelle wird vom Minister für Gewässer und Forsten benannt und ist seinem Kabinett zugeordnet. Sie ist eine eigenständige und unabhängig arbeitende Struktur, die jedoch dem Minister für Gewässer und Forsten Bericht erstattet. Eine FLEGT-Genehmigung ist von dem Wirtschaftsteilnehmer, der seine Produkte ausführen möchte, schriftlich in Papierform bei der Genehmigungsstelle zu beantragen. In das Antragsformular müssen alle in Anlage I von Anhang IV aufgeführten Angaben und Informationen eingetragen werden können. Die Genehmigung wird mit einem einheitlichen Vordruck erteilt, der in der Phase der Umsetzung dieses Abkommens und vor Erteilung der ersten FLEGT-Genehmigung durch die RCA von der Forstverwaltung erarbeitet und ausgegeben wird. Wenn ein Antrag bei der Genehmigungsstelle eingeht, befasst diese die Zentralinspektion für Gewässer und Forsten und die Zentrale Forstdatenverwaltung damit, mithilfe des Datenbankmanagementsystems die Legalität des Unternehmens und der zur Ausfuhr bestimmten Produkte zu überprüfen. Dieses System wird von allen beteiligten Ressorts, die mit der Überprüfung von Aspekten im Zusammenhang mit der Legalität der Unternehmen und ihrer Tätigkeit sowie mit der Kontrolle dieser Überprüfung befasst sind, mit Daten gespeist. Unterstützt werden sie von Organisationen der Zivilgesellschaft, die eine unabhängige Beobachtung des Systems gewährleisten; das einwandfreie Funktionieren des Systems wird dagegen in regelmäßigen Abständen von einer unabhängigen Überwachungsinstanz bewertet, deren Aufgaben in Abschnitt 5 beschrieben werden. Wenn das Unternehmen und die angemeldeten Produkte die Anforderungen des Legalitätsprüfungssystems erfüllen, erteilt die Zentralinspektion unter Berücksichtigung der Informationen des CDF einen positiven Bescheid. Daraufhin sind zwei Fälle möglich: die Ausstellung der Genehmigung in Bangui oder die Ausstellung der Genehmigung in Douala. Denn bestimmte Ladungen, insbesondere Rundholzladungen, sind erst am Verladeort, d. h. in Douala, genau bekannt. In diesem Fall kennt der Wirtschaftsteilnehmer die Ladung somit beim Verlassen der RCA nicht. Die Produkte verlassen die RCA auf mehreren Lkws, die erst in Douala eine einzige Ladung bilden werden. Für diesen Fall hat die zentralafrikanische Vertragspartei ein spezielles System eingerichtet. Der Wirtschaftsteilnehmer gibt in seinem Antrag an, ob die Genehmigung in Bangui oder in Douala ausgestellt werden soll. Ausstellung der Genehmigung in Douala In diesem Fall wird dem Unternehmen von der Genehmigungsstelle ein positiver Vorabbescheid erteilt. Dieser wird für jeden Lkw, mit dem die Ladung oder ein Teil davon befördert wird, ausgestellt, so dass jeder dieser Lkws an den Grenzen kontrolliert werden kann. Er wird in der RCA (in Bangui oder an einem anderen, noch festzulegenden Ort, beispielsweise Berberati) von der Genehmigungsstelle übergeben. Eine Kopie des positiven Bescheides wird an die Außenstelle der Genehmigungsstelle in Douala übermittelt. Alle Unterlagen, die zur Erteilung oder Verweigerung der FLEGT-Genehmigung herangezogen wurden, verbleiben nach der Erteilung des Bescheides bei der Genehmigungsstelle. Diese Unterlagen werden mindestens fünf Jahre lang archiviert. Der Wirtschaftsteilnehmer kann die betroffenen Produkte daraufhin mit dem positiven Bescheid der Genehmigungsstelle zur Ausfuhr zum Hafen von Douala befördern. Im Hafen von Douala werden die Produkte von der FLEGT-Genehmigungsstelle erneut kontrolliert, um sicherzustellen, dass die von der Genehmigungsstelle erhaltenen positiven Bescheide und die in Douala eingetroffenen Produkte übereinstimmen. Das Ergebnis der Überprüfung wird auf elektronischem Weg an die Genehmigungsstelle übermittelt, die daraufhin auf dem gleichen Weg den endgültigen Bescheid zurücksendet. Bei Eingang dieses Bescheids stellt die Genehmigungsstelle nach dem Abgleich der Mengen vor der Verschiffung eine unterzeichnete Genehmigung aus. Das Verfahren zur Beantragung und Erteilung der FLEGT-Genehmigung wird in der folgenden Grafik dargestellt. Ausstellung der Genehmigung in Bangui Wenn die Produkte über einen anderen Verladeort als Douala ausgeführt werden, werden die Legalitätsprüfungen in Bangui durchgeführt (siehe Schritte 1 bis 7 der folgenden Grafik) und wird auch die Genehmigung in Bangui ausgestellt (anstelle von Schritt 8 der folgenden Grafik). Kontrollstellen, die der Zentralinspektion für Gewässer und Forsten unterstellt sind, werden an verschiedenen Abgangsstellen des Landes eingerichtet, um die Übereinstimmung der Ladung mit der FLEGT-Genehmigung zu kontrollieren und der Genehmigungsstelle Bericht zu erstatten. Wird die Genehmigung verweigert, weil Anforderungen des Legalitätsprüfungssystems nicht erfüllt sind, erhält das Unternehmen innerhalb einer angemessenen Frist einen abschlägigen Bescheid. Informationen über die Anzahl der erteilten Genehmigungen, aufgeschlüsselt nach Art der Produkte und Bestimmungsort, werden regelmäßig veröffentlicht. Gemäß Anhang X sind diese Informationen öffentlich zugänglich. Die Verfahren zur Erteilung der FLEGT-Genehmigungen und die technischen Spezifikationen werden in Anhang IV ausführlicher beschrieben. Abb. 1 Darstellung des Verfahrens zur Erteilung der FLEGT-Genehmigungen und Datenflusses zwischen den Kontroll- und Prüfstellen Organisation der Zivilgesellschaft = Unabhängige Beobachtung 1 Spezifikation Holzunternehmen 2 Bestätigte Ausfuhranmeldung Für die Vorversandkontrolle zuständige Prüfstelle (BIVAC) e Positiver Bescheid der Genehmigungsstelle 5 3 4 Quittungen Ausfuhrzoll+IMF+REIF Generaldirektion Gewässer und Forsten Regionaldirektionen 8 Formular zur Beantragung der FLEGT- Genehmigung Bestätigte Ausfuhranmeldung+Erklärung+ D15 Zoll Zoll Gemischte Kontrollbrigade a FLEGT-Genehmigungsstelle 7 14 6 Zentralinspektion für Gewässer und Forsten (Legalität) c Zentrale Forstdatenverwaltung (Rückverfolgbarkeit) d DBMS RCA <<< 11 9 10 Positiver Bescheid 13 Umweltministerium Gerichtsgeschäftsstelle CNSS Handelsministerium ACFPE Finanzministerium Außenstelle der FLEGT-Genehmigungsstelle 12 Ausstellung der FLEGT-Genehmigung für das Unternehmen DOUALA- KAMERUN Beschreibung des Verfahrens zur Ausstellung der FLEGT-Genehmigung in Douala Pfeil Nr. Beschreibungen Orte a, b und e Informations- und Datenaustausch zwischen ICEF (CDF/DBMS) und den beteiligten Dienststellen und den Holzunternehmen bei der Überprüfung der Legalität und der Rückverfolgbarkeit Bangui und Provinzen c und d Informationsaustausch zwischen ICEF und CDF: ICEF übermittelt die vorliegenden Daten; CDF gibt diese Daten in das DBMS ein und verwaltet dieses und übermittelt bei jedem Antrag auf Erteilung einer FLEGT-Genehmigung den Inhalt des DBMS an ICEF Bangui 1 Mithilfe der Spezifikation beantragt das Unternehmen eine Ausfuhranmeldung (DEC) bei der für die Vorversandkontrolle zuständigen Prüfstelle (BIVAC) Bangui 2 Ausstellung der DEC für das Holzunternehmen; DEC vom Handelsministerium bestätigt Bangui 3 Zollanmeldung durch das Unternehmen Bangui 4 Ausstellen der Quittungen für die Zollabfertigung (Ausfuhrzölle + pauschale Mindeststeuer + Abgabe für die Ausstattung des Finanzministeriums mit Datenverarbeitungsgeräten) durch den Zoll Bangui 5 Beantragung der FLEGT-Genehmigung durch das Holzunternehmen anhand des Formulars Bangui 6 Die FLEGT-Genehmigungsstelle befasst ICEF damit zu überprüfen, ob die Ladung die Vorschriften erfüllt Bangui 7 Bescheid von ICEF an die FLEGT-Genehmigungsstelle Bangui 8 Zustellung des positiven Bescheides an das Unternehmen Bangui o. a. (Berberati, an der Grenze) 9 Übermittlung des positiven Bescheides an die Außenstelle der FLEGT-Genehmigungsstelle in Douala Bangui nach Douala 10 Übermittlung des Ergebnisses der Warenbeschau und der Dokumentenprüfung durch die Außenstelle in Douala an die FLEGT-Genehmigungsstelle Douala nach Bangui 11 Anweisung zur Ausstellung der FLEGT-Genehmigung an die Außenstelle in Douala Bangui nach Douala 12 Ausstellung der FLEGT-Genehmigung durch die Genehmigungsstelle (Außenstelle Douala) Douala 13 Übermittlung von Genehmigungskopien durch die Außenstelle an die Genehmigungsstelle Douala nach Bangui 14 Übermittlung einer Kopie der Genehmigung durch die Genehmigungsstelle an ICEF zur Archivierung Bangui 5. UNABHÄNGIGE ÜBERWACHUNG DES LEGALITÄTSPRÜFUNGSSYSTEMS Die Zuverlässigkeit und Glaubwürdigkeit der in der RCA ausgestellten FLEGT-Genehmigungen soll gegenüber allen beteiligten Akteuren durch eine unabhängige Überwachungsinstanz sichergestellt werden. Die unabhängige Überwachungsinstanz hat folgende Aufgaben: 1. Regelmäßiges Bewerten des einwandfreien Funktionierens aller Aspekte des Legalitätsprüfungssystems, darunter insbesondere: — die Beachtung der Grundsätze und Kriterien der Legalitätstabelle; — die Effizienz der Überprüfung der Lieferkette; — die Effizienz der Überprüfungen und der Kontrollen der Überprüfung; — die Zuverlässigkeit des FLEGT-Genehmigungssystems; — das Beschwerdeverfahren (Erfassung der Beschwerden der beteiligten Akteure im Zusammenhang mit i) der Umsetzung des Legalitätsprüfungssystems und ii) den Tätigkeiten der unabhängigen Überwachungsinstanz); — die Synergie zwischen allen Elementen des Legalitätsprüfungssystems; — die Synergie zwischen allen beteiligten Akteuren (Kommunikationsfluss, Archivierung, Verfahren usw.); · 2. Bewerten der Eignung der Datenmanagementsysteme, auf die sich das Legalitätsprüfungssystem stützt; 3. Ermitteln von Schwachstellen und Mängeln des Systems (für das Vorschlagen von Korrekturmaßnahmen ist der Gemeinsame Ausschuss zuständig); 4. Überprüfen der Umsetzung von Korrekturmaßnahmen, die infolge ermittelter Schwachstellen und Mängel vom Gemeinsamen Ausschuss beschlossen werden, und Bewerten der Effizienz dieser Maßnahmen; 5. Überprüfen der Verwendung der FLEGT-Genehmigungen bei der Überlassung von Holzprodukten aus der RCA zum zollrechtlich freien Verkehr in der Union; 6. Ausarbeiten eines Berichts über jede Überwachung und Vorlage dieses Berichts beim Gemeinsamen Ausschuss. Das Mandat der unabhängigen Überwachungsinstanz ist in Anhang VI enthalten.