Art. 16 32019D1961
Die Verwendung von Wechseldatenträgern wird streng kontrolliert und belegt. Verwendet werden ausschließlich von der Kommission zur Verfügung gestellte Wechseldatenträger, die mit einem von der Sicherheitsstelle der Kommission genehmigten Produkt verschlüsselt werden. Private oder auf Konferenzen, Seminaren usw. kostenlos verteilte Wechseldatenträger werden nicht für die Übertragung von Verschlusssachen verwendet. Nach Möglichkeit sollten in Einklang mit den Anweisungen der Sicherheitsstelle der Kommission TEMPEST-sichere Wechseldatenträger verwendet werden.
Wird eine Verschlusssache elektronisch auf einem Wechseldatenträger — wie einem USB-Stick, einer CD oder einer Speicherkarte — bearbeitet oder gespeichert, so muss die Einstufungskennzeichnung auf den angezeigten Informationen selbst sowie im Dateinamen und auf dem Wechseldatenträger deutlich erkennbar sein.
Die Bediensteten berücksichtigen, dass es im Falle der Speicherung zahlreicher Verschlusssachen auf demselben Wechseldatenträger erforderlich sein kann, den Datenträger in einen höheren Geheimhaltungsgrad einzustufen.
Für die Übertragung von Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL oder SECRET UE/EU SECRET auf Wechseldatenträger bzw. für ihr Herunterladen von solchen Datenträgern werden ausschließlich ordnungsgemäß akkreditierte Kommunikations- und Informationssysteme verwendet.
Beim Aufladen solcher Informationen auf Wechseldatenträger wird insbesondere darauf geachtet, dass diese vor der Datenübertragung keine Viren oder Schadprogramme enthalten.
Gegebenenfalls sind Wechseldatenträger gemäß etwaigen sicherheitsbezogenen Betriebsverfahren für das jeweils verwendete Verschlüsselungssystem zu handhaben.
Dokumente auf Wechseldatenträgern, die entweder nicht mehr benötigt werden oder auf ein geeignetes Kommunikations- und Informationssystem übertragen worden sind, werden anhand zugelassener Produkte oder Verfahren sicher entfernt oder gelöscht. Nicht mehr benötigte Wechseldatenträger werden entweder in einem geeigneten Wertschutzschrank aufbewahrt oder vernichtet. Jede Vernichtung oder Löschung erfolgt nach einem den Sicherheitsvorschriften der Kommission entsprechenden Verfahren. Es wird ein Verzeichnis der Wechseldatenträger geführt, und ihre Vernichtung wird registriert.