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Ein von der Kommission erstelltes oder bei ihr eingegangenes Dokument gilt als den Gültigkeits- oder Zulässigkeitskriterien entsprechend, wenn die folgenden Bedingungen erfüllt sind:
Die Person, von der das Dokument stammt, wurde identifiziert.
Der Kontext, in dem das Dokument erstellt wurde, ist zuverlässig, und das Dokument erfüllt die Bedingungen, die seine Unversehrtheit garantieren.
Das Dokument entspricht den formellen Anforderungen gemäß geltendem Unionsrecht oder geltendem einzelstaatlichem Recht.
Elektronische Dokumente werden so erstellt, dass die Unversehrtheit, Zuverlässigkeit und Nutzbarkeit des Inhalts des Dokuments sowie der begleitenden Metadaten gewährleistet ist.
Ein elektronisches Bild, das durch Digitalisierung eines von der Kommission erstellten oder empfangenen analogen Dokuments angefertigt wird, gilt als den Gültigkeits- oder Zulässigkeitskriterien entsprechend, wenn die folgenden Bedingungen erfüllt sind: Wenn kein unterzeichnetes analoges Dokument erforderlich ist, kann ein solches elektronisches Bild für den Informationsaustausch und für interne Verfahren der Kommission verwendet werden.
Nach dem Unionsrecht oder dem Recht des betreffenden Mitgliedstaats bzw. Drittlands ist keine Signatur erforderlich.
Sein Format bietet Garantien für die Unversehrtheit, Zuverlässigkeit, Dauerhaftigkeit und Lesbarkeit im Laufe der Zeit sowie für den leichten Zugang zu den enthaltenen Informationen.
Ist nach einer Bestimmung des Unionsrechts oder des einzelstaatlichen Rechts ein unterzeichnetes Original eines Dokuments erforderlich, so erfüllt ein von der Kommission erstelltes oder bei ihr eingegangenes Dokument diese Anforderung, wenn das Dokument Folgendes enthält:
eine oder mehrere handschriftliche oder qualifizierte elektronische Signaturen oder
eine oder mehrere nicht qualifizierte elektronische Signaturen, die ausreichende Garantien für die Identifizierung des Unterzeichners und die Willensbekundung im unterzeichneten Dokument bieten.
Ist nach einem internen Verfahren der Kommission die Signatur einer ermächtigten Person oder die Zustimmung einer Person zu einem oder mehreren Abschnitten dieses Verfahrens erforderlich, so kann es rechnergestützt verwaltet werden, sofern alle Personen sicher und eindeutig identifiziert werden und das betreffende System Garantien für die Unveränderbarkeit des Inhalts bietet.
Umfasst ein Verfahren die Kommission und andere Stellen und ist die Signatur einer ermächtigten Person oder die Zustimmung einer Person zu einem oder mehreren Abschnitten dieses Verfahrens erforderlich, so kann es mithilfe eines Computersystems verwaltet werden, welches die Bedingungen und technischen Garantien erfüllt bzw. bietet, die in einer gemeinsamen Vereinbarung festgelegt wurden.
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