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Der LSO trägt die Gesamtverantwortung für die ordnungsgemäße Handhabung und Verwahrung von Schlüsseln und Kombinationen, die in besonders geschützten Bereichen oder für den Zugang dazu verwendet werden. Schlüssel und Kombinationen sind in einem Sicherheitskasten zu verwahren und mindestens auf Ebene desselben Geheimhaltungsgrades schützen wie das Material, zu dem sie den Zugang ermöglichen.
Der LSO führt ein Verzeichnis der Sicherheitskästen und Tresorräume sowie eine aktuelle Liste aller Bediensteten, die unbegleitet Zugang dazu haben.
Der LSO führt ein Register der Schlüssel für Sicherheitskästen und Tresorräume, einschließlich der Bediensteten, denen sie zugewiesen sind. Für jeden ausgegebenen Schlüssel wird eine Bestätigung aufbewahrt, einschließlich der Identifikationsnummer des Schlüssels, des Empfängers, des Datums und der Uhrzeit.
Schlüssel und Kombinationen werden nur Bediensteten ausgehändigt, die Kenntnis von Verschlusssachen haben müssen und denen die entsprechende Ermächtigung für den Zugang zu EU-VS erteilt wurde. Der LSO muss jeden Schlüssel zurückverlangen, wenn diese Bedingungen nicht mehr erfüllt sind.
Der LSO bewahrt Ersatzschlüssel sowie eine schriftliche Aufzeichnung der einzelnen Kombinationen in einzelnen versiegelten, undurchsichtigen, unterzeichneten und datierten Umschlägen auf, die von dem für die Schlüssel verantwortlichen Bediensteten zur Verfügung zu stellen sind. Diese Umschläge werden in einem Sicherheitskasten verwahrt, der für das Material mit dem höchsten Geheimhaltungsgrad, das im entsprechenden Behälter oder Tresorraum verwahrt wird, zugelassen ist.
Wird bei einer Kombinationsänderung oder einem Schlüsselwechsel im Rahmen der Rotation festgestellt, dass ein Umschlag Spuren einer Manipulation oder Beschädigung aufweist, so behandelt der LSO dies als Sicherheitsvorfall und informiert die Sicherheitsstelle der Kommission unverzüglich hierüber.
Änderungen der Kombinationseinstellungen von Sicherheitskästen in besonders geschützten Bereichen sind unter Aufsicht des LSO vorzunehmen. Kombinationen werden mindestens alle zwölf Monate und immer dann zurückgesetzt, wenn
ein neuer Kasten in Empfang genommen oder ein neues Schloss installiert wird (insbesondere sind die Standardkombinationen unverzüglich zu ändern);
eine Kompromittierung vermutet wird oder erfolgt ist;
eine Person, die eine Kombination besitzt, keinen Zugang mehr benötigt.
Der LSO führt Aufzeichnungen über das jeweilige Datum der Kombinationsänderungen gemäß Absatz 7.