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Jeder Mitgliedstaat bewahrt die Begründungen der von seinen zuständigen Behörden durchgeführten Abfragen auf. Europol bewahrt die Begründungen ihrer Abfragen auf.
Die in Absatz 1 genannten Begründungen enthalten folgende Angaben:
Zweck der Abfrage, einschließlich einer Bezugnahme auf den konkreten Fall oder die konkrete Untersuchung und gegebenenfalls die Straftat;
Angabe, ob die Abfrage einen Verdächtigen oder eine wegen einer Straftat verurteilte Person, ein Opfer einer Straftat, eine vermisste Person oder nicht identifizierte menschliche Überreste betrifft;
Angabe, ob die Abfrage darauf abzielt, eine Person zu identifizieren oder mehr Daten zu einer bekannten Person zu erhalten.
Die in Absatz 1 dieses Artikels genannten Begründungen müssen den in den Artikeln 18, 40 und 45 genannten Protokollen zugeordnet werden können. Diese Begründungen dürfen nur zur Beurteilung verwendet werden, ob die Abfragen verhältnismäßig und erforderlich für die Zwecke der Verhütung, Aufdeckung oder Untersuchung einer Straftat sind, und zwar im Rahmen der datenschutzrechtlichen Kontrolle, einschließlich der Prüfung der Zulässigkeit einer Abfrage und der Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung, sowie im Rahmen der Sicherstellung der Datensicherheit und -integrität. Die Begründungen sind durch geeignete Maßnahmen gegen unbefugten Zugriff zu schützen und werden drei Jahre nach ihrer Erstellung gelöscht. Werden sie jedoch für ein bereits eingeleitetes Kontrollverfahren benötigt, werden sie gelöscht, sobald sie nicht mehr für das Kontrollverfahren benötigt werden.
Zur Beurteilung der Verhältnismäßigkeit und Erforderlichkeit von Abfragen zum Zwecke der Verhütung, Aufdeckung oder Untersuchung einer Straftat oder zur datenschutzrechtlichen Kontrolle einschließlich der Prüfung der Zulässigkeit einer Abfrage und der Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung haben die für die Verarbeitung Verantwortlichen Zugang zu diesen Begründungen für die Eigenkontrolle gemäß Artikel 55.
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