Art. 8 32019D1961
Informationen, die einer Einstufung als Verschlusssache bedürfen, werden ungeachtet ihrer materiellen Form als Verschlusssache gekennzeichnet und gehandhabt. Die Empfänger werden eindeutig auf den Geheimhaltungsgrad hingewiesen; dies erfolgt entweder durch eine VS-Kennzeichnung (bei schriftlicher Übermittlung der Information auf Papier, auf Wechseldatenträgern oder über ein Kommunikations- und Informationssystem) oder durch einen mündlichen Hinweis (bei mündlicher Übermittlung der Information z. B. in einem Gespräch oder einem Vortrag). Als Verschlusssache eingestuftes Material wird materiell gekennzeichnet, sodass sein Geheimhaltungsgrad leicht erkennbar ist.
Auf Dokumenten wird nach Absatz 3 die vollständige Einstufungskennzeichnung CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL oder SECRET UE/EU SECRET in Blockschrift auf Französisch und Englisch (Französisch an erster Stelle) angegeben. Die Kennzeichnung wird nicht in andere Sprachen übersetzt.
Die Einstufungskennzeichnung CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL oder SECRET UE/EU SECRET wird wie folgt angegeben:
zentriert oben und unten auf jeder Seite des Dokuments,
die vollständige Einstufungskennzeichnung in einer Zeile ohne Leerzeichen vor und nach dem Schrägstrich,
in Großbuchstaben, schwarz, Schriftart Times New Roman 16 (wenn möglich, mindestens aber 14), fettgedruckt und in einem Kasten.
Bei Erstellung eines als CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL oder SECRET UE/EU SECRET eingestuften Dokuments
wird auf jeder Seite der Geheimhaltungsgrad eindeutig vermerkt,
wird jede Seite nummeriert,
wird das Dokument mit einem Aktenzeichen, einer Registrierungsnummer und einem Betreff versehen, der selbst keinen Geheimhaltungsgrad führt, sofern er nicht entsprechend gekennzeichnet ist,
werden alle Anhänge und Anlagen nach Möglichkeit auf der ersten Seite aufgeführt,
wird auf dem Dokument der Tag seiner Erstellung angegeben.
Wenn möglich, wird die Einstufungskennzeichnung SECRET UE/EU SECRET in Rot angegeben.