Art. 27 32019D1961
Sitzungen, auf denen Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIEL oder SECRET UE/EU SECRET erörtert werden sollen, müssen in einem Sitzungssaal stattfinden, der für den betreffenden oder einen höheren Geheimhaltungsgrad zugelassen ist. Ist kein solcher Raum verfügbar, ziehen die Bediensteten die Sicherheitsstelle der Kommission zurate.
Generell sollten Tagesordnungen nicht als Verschlusssachen eingestuft sein. Werden auf der Tagesordnung einer Sitzung Verschlusssachen erwähnt, wird die Tagesordnung selbst nicht automatisch als Verschlusssache eingestuft. Die Tagesordnungspunkte sind so zu formulieren, dass der Schutz der Interessen der Union oder von Mitgliedstaaten nicht gefährdet wird.
Die Organisatoren der Sitzung weisen die Teilnehmer darauf hin, dass alle Bemerkungen zu als CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL oder SECRET UE/EU SECRET eingestuften Tagesordnungspunkten weder per E-Mail noch auf eine andere, nicht mit Artikel 11 dieses Beschlusses konforme Weise übermittelt werden dürfen.
Die Organisatoren der Sitzung versuchen möglichst, Tagesordnungspunkte des Geheimhaltungsgrades CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL und SECRET UE/EU SECRET als Block zusammenzufassen, um einen reibungslosen Ablauf der Sitzung zu erleichtern. Nur Personen, die Kenntnis haben müssen, für den entsprechenden Geheimhaltungsgrad sicherheitsüberprüft und gegebenenfalls entsprechend ermächtigt sind, dürfen bei der Erörterung von Verschlusssachen zugegen sein.
In der Einladung werden die Teilnehmer vorab darauf hingewiesen, dass auf der Sitzung Verschlusssachen erörtert werden und entsprechende Sicherheitsvorkehrungen gelten.
Die Teilnehmer werden daran erinnert, dass während der Erörterung von Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL oder SECRET UE/EU SECRET keine tragbaren elektronischen Geräte im Sitzungssaal zugelassen sind.
Die Organisatoren der Sitzung erstellen vor der Sitzung eine vollständige Teilnehmerliste.