Art. 30 32019D1961

Unmittelbar bevor mit der Erörterung von Verschlusssachen begonnen wird, teilt der Sitzungsleiter mit, dass die weiteren Erörterungen vertraulich sind. Die Türen werden geschlossen.

Zu Beginn der Erörterung wird lediglich die benötigte Anzahl an Dokumenten abgezeichnet und den Teilnehmern und erforderlichenfalls den Dolmetschern ausgehändigt.

Dokumente des Geheimhaltungsgrades CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL und SECRET UE/EU SECRET dürfen während der Sitzungspausen nie unbeaufsichtigt bleiben.

Am Ende der Sitzung werden die Teilnehmer und Dolmetscher darauf hingewiesen, dass sie keine als Verschlusssachen eingestuften Dokumente oder gegebenenfalls angefertigte vertrauliche Notizen unbeaufsichtigt im Sitzungssaal zurücklassen dürfen. Alle Dokumente des Geheimhaltungsgrades CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL und SECRET UE/EU SECRET, die von den Teilnehmern am Ende der Sitzung nicht mehr benötigt werden, sowie sämtliche Dokumente der Dolmetscher sind abzuzeichnen und an den Registraturkontrollbeauftragten zur Vernichtung in geeigneten Schreddern zu übergeben.

Die Liste der Teilnehmer sowie eine Übersicht über alle Verschlusssachen, die an Mitgliedstaaten weitergegeben und an Drittstaaten oder internationale Organisationen mündlich weitergegeben wurden, werden während der Sitzung erstellt und im Sitzungsergebnis festgehalten.