Art. 3 32021D0259

Als Verschlusssache eingestufte Teile von Finanzhilfen werden nur durch in einem Mitgliedstaat registrierte Finanzhilfeempfänger oder durch in einem Drittstaat registrierte oder von einer internationalen Organisation gegründete Finanzhilfeempfänger ausgeführt, wenn der betreffende Drittstaat oder die betreffende internationale Organisation ein Geheimschutzabkommen mit der EU oder eine Verwaltungsvereinbarung mit der Kommission geschlossen hat.

Vor der Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen für als Verschlusssache eingestufte Finanzhilfen legt die Vergabebehörde den Geheimhaltungsgrad der Informationen fest, die den Antragstellern zur Verfügung gestellt werden könnten. Die Vergabebehörde legt zudem die maximale Sicherheitseinstufung von Informationen, die bei der Ausführung der Finanzhilfevereinbarung, des Programms oder Projekts generiert werden, oder zumindest die voraussichtliche Menge und Art der zu produzierenden oder zu bearbeitenden Informationen sowie die Notwendigkeit eines Kommunikations- und Informationssystems (KIS) für Verschlusssachen fest.

Die Vergabebehörde stellt sicher, dass die Aufforderungen zur Einreichung von Vorschlägen für als Verschlusssache eingestufte Finanzhilfen Informationen über die besonderen Sicherheitsanforderungen für Verschlusssachen enthält. Die Unterlagen zur Aufforderung enthalten Klarstellungen zu dem Zeitplan, innerhalb dessen die Finanzhilfeempfänger gegebenenfalls die Sicherheitsbescheide für Einrichtungen beschaffen müssen. Die Anhänge I und II enthalten Mustervorlagen für Angaben zu den Aufforderungsbedingungen.

Die Vergabebehörde stellt sicher, dass Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrads „RESTREINT UE/EU RESTRICTED“, „CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL“ und „SECRET UE/EU SECRET“ den Antragstellern erst offengelegt werden, nachdem sie eine Geheimhaltungsvereinbarung unterzeichnet haben, mit der sie verpflichtet werden, EU-VS gemäß dem Beschluss (EU, Euratom) 2015/444 und den geltenden nationalen Bestimmungen zu bearbeiten und zu schützen.

Werden Antragstellern als „RESTREINT UE/EU RESTRICTED“ eingestufte Informationen bereitgestellt, so werden die in Artikel 5 Absatz 7 des vorliegenden Beschlusses genannten Mindestanforderungen in die Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen oder in die in der Vorschlagsphase geschlossenen Geheimhaltungsvereinbarungen aufgenommen.

Alle Antragsteller und Finanzhilfeempfänger, die verpflichtet sind, Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrads „CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL“ oder „SECRET UE/EU SECRET“ entweder in der Vorschlagsphase oder während der Ausführung der als Verschlusssache eingestuften Finanzhilfevereinbarung selbst innerhalb ihrer Einrichtungen zu behandeln oder zu speichern, müssen mit Ausnahme der in Absatz 9 genannten Fälle im Besitz eines Sicherheitsbescheids für Einrichtungen auf der vorgeschriebenen Stufe sein. Im Folgenden werden die drei Szenarien beschrieben, die während der Vorschlagsphase für eine als Verschlusssache eingestufte Finanzhilfe, die EU-VS der Geheimhaltungsgrade „CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL“ oder „SECRET UE/EU SECRET“ umfasst, auftreten können:

Grundsätzlich ist für den Zugang zu als „RESTREINT UE/EU RESTRICTED“ eingestuften Verschlusssachen weder in der Vorschlagsphase noch bei der Ausführung der Finanzhilfevereinbarung ein Sicherheitsbescheid für Einrichtungen oder eine Sicherheitsermächtigung von Personal erforderlich. Verlangen Mitgliedstaaten – wie in Anhang IV aufgelistet – nach Maßgabe ihrer nationalen Rechtsvorschriften für Finanzhilfevereinbarungen oder Unteraufträge des Geheimhaltungsgrads „RESTREINT UE/EU RESTRICTED“ einen Sicherheitsbescheid für Einrichtungen oder eine Sicherheitsermächtigung für Personal, so dürfen diese nationalen Anforderungen anderen Mitgliedstaaten keine zusätzlichen Verpflichtungen auferlegen oder Antragsteller, Finanzhilfeempfänger oder Unterauftragnehmer aus Mitgliedstaaten, die für den Zugang zu Informationen des Geheimhaltungsgrads „RESTREINT UE/EU RESTRICTED“ keinen Sicherheitsbescheid für Einrichtungen oder keine Sicherheitsermächtigung für Personal verlangen, nicht von entsprechenden Finanzhilfevereinbarungen oder Unteraufträgen oder von diese betreffenden Vergabeverfahren ausgeschlossen werden. Diese Finanzhilfevereinbarungen werden in den Mitgliedstaaten im Einklang mit ihren nationalen Rechtsvorschriften ausgeführt.

Ist für die Bearbeitung einer Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen und für die Ausführung einer als Verschlusssache eingestuften Finanzhilfevereinbarung ein Sicherheitsbescheid für Einrichtungen erforderlich, so übermittelt die Vergabebehörde über die Sicherheitsstelle der Kommission einen Antrag an die nationale Sicherheitsbehörde oder beauftragte Sicherheitsbehörde des Empfängers unter Verwendung eines Auskunftsformulars zu Sicherheitsbescheiden für Einrichtungen oder eines gleichwertigen elektronischen Formulars. Anhang III Unteranhang D enthält ein Muster eines entsprechenden Auskunftsformulars. Die Antwort auf ein entsprechendes Ersuchen erfolgt nach Möglichkeit innerhalb von zehn Arbeitstagen ab dem Datum der Übermittlung des Ersuchens.

Nehmen staatliche Einrichtungen der Mitgliedstaaten oder Einrichtungen unter Regierungskontrolle an als Verschlusssache eingestuften Finanzhilfevereinbarungen teil, für die Sicherheitsbescheide für Einrichtungen erforderlich sind, und werden für diese Einrichtungen keine Sicherheitsbescheide nach nationalem Recht ausgestellt, so überprüft die Vergabebehörde über die Sicherheitsstelle der Kommission bei der betreffenden nationalen Sicherheitsbehörde oder beauftragten Sicherheitsbehörde, ob diese staatlichen Einrichtungen in der Lage sind, EU-VS auf der erforderlichen Ebene zu bearbeiten.

Ist für die Ausführung einer als Verschlusssache eingestuften Finanzhilfevereinbarung eine Sicherheitsermächtigung für Personal und gemäß den nationalen Vorschriften ein Sicherheitsbescheid für Einrichtungen erforderlich, bevor eine Sicherheitsermächtigung erteilt wird, so prüft die Vergabebehörde mithilfe eines Auskunftsformulars zu Sicherheitsbescheiden für Einrichtungen über die Sicherheitsstelle der Kommission bei der nationalen Sicherheitsbehörde des Finanzhilfeempfängers, ob dieser Inhaber eines Sicherheitsbescheids für Einrichtungen ist oder ob das Verfahren für den Sicherheitsbescheid für Einrichtungen läuft. In diesem Fall stellt die Kommission keine Anträge auf Sicherheitsermächtigungen für Personal unter Verwendung des Informationsblatts für die Sicherheitsermächtigung für Personal aus.