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Die Kommission sieht Garantien vor, um personenbezogene Daten, die Beschränkungen oder Ausnahmen unterliegen oder unterliegen könnten, vor Missbrauch, unrechtmäßigem Zugriff oder unrechtmäßiger Übermittlung zu schützen. Dazu zählen beispielsweise folgende technische und organisatorische Maßnahmen:
eine klare Definition der Rollen, Zuständigkeiten, Verfahrensschritte und Zugangsrechte;
eine sichere elektronische Umgebung, die verhindert, dass elektronische Daten rechtswidrig oder versehentlich Unbefugten verfügbar gemacht oder übermittelt werden;
eine sichere, auf das für den Verarbeitungszweck unbedingt erforderliche Maß beschränkte Aufbewahrung und Bearbeitung von Papierdokumenten;
die ordnungsgemäße Überwachung der Beschränkungen und die regelmäßige Überprüfung ihrer Anwendung. Die Überprüfungen werden mindestens alle sechs Monate und bei Abschluss des Vorgangs durchgeführt.
Die personenbezogenen Daten werden gemäß den geltenden Speicherbestimmungen der Kommission gespeichert, die in dem Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten nach Artikel 31 der Verordnung (EU) 2018/1725 festgelegt werden. Nach Ablauf der Speicherfrist werden die personenbezogenen Daten im Einklang mit Artikel 13 der Verordnung (EU) 2018/1725 gelöscht, anonymisiert oder archiviert.
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