§ 25 DVOzVermKatG NRW

Alle Unterlagen der Landesvermessung und des Liegenschaftskatasters wie zum Beispiel Bücher, Karten, Pläne, Akten, Schriftstücke, Karteien, Luftbilder, Mikrofilme sowie elektronische Informationsträger und die auf ihnen gespeicherten Informationen, einschließlich der zu ihrer Auswertung erforderlichen Programme oder vergleichbaren Hilfsmittel sind Unterlagen im Sinne des § 1 des Archivgesetzes Nordrhein-Westfalen vom 16. März 2010 (GV. NRW. S. 188), das zuletzt durch Gesetz vom 16. September 2014 (GV. NRW. S. 603) geändert worden ist. Diese Unterlagen sind während der festgelegten Aufbewahrungsfristen zum ständigen Gebrauch benutzbar zu erhalten und sicher vor unbefugter Benutzung, Verlust oder Beschädigung zu lagern (Aufbewahrung). § 1 Absatz 3 Satz 2 des Vermessungs- und Katastergesetzes ist zu beachten.

Bei elektronisch gespeicherten Unterlagen sind die Vollständigkeit, Verlässlichkeit, Verbindlichkeit und Lesbarkeit durch geeignete Maßnahmen zu gewährleisten. Elektronisch gespeicherte Unterlagen bedürfen der laufenden Pflege und müssen jeweils rechtzeitig ohne inhaltliche Veränderung in andere Formate oder auf andere Datenträger übertragen werden können, die dem aktuellen Stand der Technik entsprechen. Im Hinblick auf die spätere Archivierung ist bei der Einführung oder wesentlichen Änderung von Systemen zur elektronischen Speicherung und Verwaltung von aufzubewahrenden Unterlagen das zuständige Archiv zu beteiligen.

Die Verfilmung oder Digitalisierung von Unterlagen hat unter Beachtung der einschlägigen DIN-Normen zu erfolgen, so dass die Reproduktion in den Originalmaßstab beziehungsweise die Originalgröße vollständig und ohne Qualitätsverlust gewährleistet ist und die Haltbarkeit der Filme beziehungsweise elektronischen Informationen sichergestellt wird.