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Die Speicherung und Aufbewahrung erfolgt unter folgenden Bedingungen:
Jedes Schriftgut wird in der Form aufbewahrt, in der es erstellt, verschickt oder empfangen wurde, bzw. in einer Form, die die Authentizität, Zuverlässigkeit und Unversehrtheit des Inhalts des Schriftguts sowie der begleitenden Metadaten wahrt.
Der Inhalt des Schriftguts und der begleitenden Metadaten muss während der gesamten Dauer der Speicherung für alle zugangsberechtigten Personen lesbar sein.
Bei auf elektronischem Weg abgesandtem oder empfangenem Schriftgut gehören alle Informationen, die zur Feststellung seiner Herkunft und Bestimmung erforderlich sind, sowie das Datum und die Uhrzeit der Erfassung und Registrierung zu den Metadaten, die in jedem Fall gespeichert werden müssen.
Bei elektronischen Verfahren, die von informationstechnischen Systemen gestützt werden, werden die Angaben über die förmlichen Abschnitte des Verfahrens so aufbewahrt, dass diese Abschnitte sowie der Urheber und Beteiligte erkennbar sind.
Der Generalsekretär sorgt für die Umsetzung einer Strategie für die digitale Aufbewahrung, um den langfristigen Zugang zu elektronischem Schriftgut auf der Grundlage der in Artikel 15 Absatz 1 genannten Aufbewahrungslisten sicherzustellen. Diese Strategie wird in Zusammenarbeit mit dem Historischen Archiv der Kommission ausgearbeitet und hat sicherzustellen, dass geeignete Prozesse, Werkzeuge und Ressourcen vorhanden sind, um die Authentizität, Zuverlässigkeit und Unversehrtheit des Schriftguts sowie seine Zugänglichkeit zu gewährleisten.
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