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Die Schulträger führen für jedes Schuljahr eine Bedarfsermittlung durch. Sie können die Aufgabe der Bedarfsermittlung der gemäß § 3 Absatz 1 Satz 2 gebildeten Steuerungsgruppe übertragen. Die Bedarfsermittlung umfasst die Anzahl der benötigten Lehr- und Lernmittel einschließlich der für die Vermittlung der Nutzungsrechte erforderlichen Lizenzen sowie der zur persönlichen Nutzung zu überlassenden mobilen Endgeräte für die Hand der Schülerinnen und Schüler sowie der Lehrkräfte. Sie werden hierbei durch die Schulaufsichtsbehörde insbesondere durch die Mitteilung der zur Bedarfsermittlung erforderlichen Schüler- und Beschäftigtenzahlen sowie der jeweils in das System zur Bereitstellung von Lehr- und Lernmitteln aufgrund der zur Genehmigung vorliegenden Medienbedarfslisten aufzunehmenden Bildungsmedien der Art und der Menge nach unterstützt.
Die Bedarfsermittlung hat so rechtzeitig zu erfolgen, dass eine zeitgerechte Beschaffung der zur bedarfsgerechten Bereitstellung benötigten Lehr- und Lernmittel sowie der zur persönlichen Nutzung zu überlassenden mobilen Endgeräte für die Hand der Schülerinnen und Schüler sowie Lehrkräfte zu erwarten ist. Soweit von der Schulaufsichtsbehörde abweichende Termine im Einzelfall nicht bestimmt werden, hat die Schulleitung die erstellte Medienbedarfsliste für das auf das laufende folgende Schuljahr bis zum 1. Dezember des betreffenden Jahres zur Genehmigung vorzulegen und soll die Genehmigung bis zu dem darauffolgenden 15. Januar durch die Schulaufsichtsbehörde erfolgen.
Die Schulaufsichtsbehörde teilt dem Schulträger die Art, den Titel oder die Bezeichnung und die Anzahl der jeweils in das System zur Bereitstellung aufzunehmenden Lehr- und Lernmittel unverzüglich nach Abschluss der Genehmigung der Medienbedarfslisten eines Schulträgers mit. Maßgeblich ist die zum 15. Januar für die Schulen des Schulträgers jeweils für das Schuljahr, in dem die Medienbedarfsliste gelten soll, prognostizierte Schülerzahl sowie die Anzahl der zu diesem Tag voraussichtlichen Zahl der Lehrkräfte an den betreffenden Schulen.
Die Schulträger sind berechtigt, zur bedarfsgerechten Zuweisung von Bildungsmedien einschließlich von zur persönlichen Nutzung zu überlassenden mobilen Endgeräten, auf der Grundlage der Vereinbarung gemäß § 2 zentrale Infrastrukturelemente zu errichten oder sich bestehender zentraler Infrastrukturelemente zu bedienen. Als zentrale Infrastrukturelemente können insbesondere genutzt oder errichtet und mit den erforderlichen Funktionalitäten zur bedarfsgerechten Zuweisung von Bildungsmedien einschließlich der zur persönlichen Nutzung zu überlassenden mobilen Endgeräte ausgestattet werden (zentrale Geräte- und Medienadministration). Die in Abschnitt 3 der Schulwesen-Datenschutzverordnung bestimmten Aufgabenzuweisungen bleiben unberührt.
eine zentrale Identitätsverwaltung im Sinne von § 11 der Schulwesen-Datenschutzverordnung,
ein zentrales Schulverwaltungssystem im Sinne von § 12 der Schulwesen-Datenschutzverordnung und
eine zentrale Lehr- und Lernmittelplattform im Sinne von § 13 der Schulwesen-Datenschutzverordnung