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Die Teilnahme am Ombudsverfahren ist freiwillig. Das Ombudsverfahren beginnt mit Zugang eines schriftlichen oder elektronischen Antrags bei der Geschäftsstelle. Antragsberechtigt sind sowohl die Auszubildende oder der Auszubildende als auch der Träger der praktischen Ausbildung.
Zur Klärung einer Streitigkeit kann die Ombudsperson die Beteiligten zur Stellungnahme auffordern und mit diesen den Sachverhalt erörtern. Sie kann Vor-Ort- oder Schlichtungstermine durchführen.
Nach Prüfung des Sachverhaltes und unter sorgfältiger Abwägung der hervorgebrachten Argumente unterbreitet die Ombudsperson den Beteiligten eine Empfehlung mit dem Ziel, eine einvernehmliche Streitbeilegung zwischen den Beteiligten herzustellen. Die Empfehlung ist rechtlich nicht bindend.
Über die Gespräche mit den Beteiligten und die Empfehlung ist eine Niederschrift zu fertigen. Mit Abschluss des Verfahrens erhalten die Beteiligten eine Abschrift des Ergebnisses.