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Jeder teilnehmende Mitgliedstaat und Europol führt Protokolle über alle im EPRIS durchgeführten Datenverarbeitungsvorgänge. Diese Protokolle enthalten folgende Angaben:
ob ein Mitgliedstaat oder Europol um die Abfrage ersucht hat; wenn es ein Mitgliedstaat war, der um die Abfrage ersucht hat, der betroffene Mitgliedstaat;
Datum und Uhrzeit des Ersuchens;
Datum und Uhrzeit der Antwort;
nationale Datenbanken, an die ein Abfrageersuchen gerichtet wurde;
nationale Datenbanken, die eine Antwort übermittelt haben.
Jeder teilnehmende Mitgliedstaat protokolliert die Abfrageersuchen der ordnungsgemäß zur Nutzung des EPRIS ermächtigten Mitarbeiter seiner zuständigen Behörden. Europol protokolliert die Abfrageersuchen seiner ordnungsgemäß ermächtigten Mitarbeiter.
Die in den Absätzen 1 und 2 genannten Protokolle werden nur zur Erhebung von Statistiken und zur datenschutzrechtlichen Kontrolle einschließlich der Prüfung der Zulässigkeit einer Abfrage und der Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung sowie zur Wahrung der Datensicherheit und -integrität verwendet. Diese Protokolle sind durch geeignete Maßnahmen vor unbefugtem Zugriff zu schützen und drei Jahre nach ihrer Erstellung zu löschen. Werden sie jedoch für ein bereits eingeleitetes Kontrollverfahren benötigt, so werden sie gelöscht, sobald sie nicht mehr für das Kontrollverfahren benötigt werden.
Zum Zwecke der datenschutzrechtlichen Kontrolle einschließlich der Prüfung der Zulässigkeit einer Abfrage und der Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung haben die Verantwortlichen für die in Artikel 55 genannte Eigenkontrolle Zugang zu den Protokollen.
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