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Zur Ermittlung des Zuwendungsbedarfs stellt das KWF jährlich für sich und seine KWF-Außenstelle einen Haushaltsplan auf, der alle Einnahmen und Ausgaben enthält. Dieser Haushaltsplan ist durch die satzungsgemäß bestellten Organe des KWF, in denen die Vertragspartner vertreten sind, zu verabschieden. Der verabschiedete Haushaltsplan ist den Vertragspartnern rechtzeitig vor der Aufstellung ihrer Haushaltspläne zur Verfügung zu stellen.
Der Bundesminister und die Länderminister nehmen den einvernehmlich festgestellten Zuwendungsbedarf nach Maßgabe der Schlüssel gemäß § 3 Abs. 2 und 3 in ihre Haushaltsvoranschläge auf.
Mit dem Haushaltsplan ist den Zuwendungsgebern ein Finanzplan für die jeweils folgenden vier Jahre vorzulegen, der den zu erwartenden Zuwendungsbedarf erkennen lässt.