Art. 25 32019D1962
Sitzungen, auf denen Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades RESTREINT UE/EU RESTRICTED erörtert werden sollen, müssen in einem Sitzungssaal stattfinden, der für diesen oder einen höheren Geheimhaltungsgrad zugelassen ist. Ist kein solcher Raum verfügbar, ziehen die Bediensteten die Sicherheitsstelle der Kommission zurate.
Generell sollten Tagesordnungen nicht als Verschlusssachen eingestuft sein. Werden auf der Tagesordnung einer Sitzung Verschlusssachen erwähnt, wird die Tagesordnung selbst nicht automatisch als Verschlusssache eingestuft. Die Tagesordnungspunkte sind so zu formulieren, dass der Schutz der Interessen der Union oder von Mitgliedstaaten nicht gefährdet wird.
Wenn der Tagesordnung elektronische Dateien als Anhang beigefügt werden müssen, die Informationen des Geheimhaltungsgrades RESTREINT UE/EU RESTRICTED enthalten, sind diese mittels kryptografischer Produkte zu schützen, die von der Krypto-Zulassungsstelle der Kommission genehmigt sind.
Die Organisatoren der Sitzung weisen die Teilnehmer darauf hin, dass alle Bemerkungen zu als RESTREINT UE/EU RESTRICTED eingestuften Tagesordnungspunkten weder per ungeschützter E-Mail noch auf eine andere, nicht mit Artikel 11 dieses Beschlusses konforme Weise übermittelt werden dürfen.
Die Organisatoren der Sitzung versuchen möglichst, Tagesordnungspunkte des Geheimhaltungsgrades RESTREINT UE/EU RESTRICTED als Block zusammenzufassen, um einen reibungslosen Ablauf der Sitzung zu erleichtern. Nur Personen, die Kenntnis haben müssen, dürfen bei der Erörterung der Verschlusssachen zugegen sein.
In der Einladung werden die Teilnehmer vorab darauf hingewiesen, dass auf der Sitzung Verschlusssachen erörtert werden und entsprechende Sicherheitsvorkehrungen gelten.
Die Teilnehmer werden in der Einladung oder dem Vermerk zur Tagesordnung daran erinnert, dass tragbare elektronische Geräte während der Erörterung von Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades RESTREINT UE/EU RESTRICTED ausgeschaltet sein müssen.
Die Organisatoren der Sitzung erstellen vor der Sitzung eine vollständige Liste der externen Teilnehmer.