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Nach Feststellung des Sachverhalts erlässt die für die Durchführung des Erstattungsverfahrens zuständige Verwaltungsstelle einen Erstattungsbeschluss. Vor Erlass des Beschlusses soll der Erstattungspflichtige gehört werden. Der Beschluss muss enthalten:
die Namen der Erstattungspflichtigen,
den herauszugebenden Gegenstand oder den zu erstattenden Geldbetrag einschließlich der Zinsen und der Auslagen des Verfahrens,
die Bezeichnung der Stelle, an die zu leisten ist,
den Ausspruch der Vollstreckbarkeit,
den Geldbetrag, durch dessen Hinterlegung oder sonstige Sicherstellung die Vollstreckung abgewendet werden kann,
eine Belehrung über die Rechtsbehelfe,
den Tatbestand und die Gründe.
Ist der Fehlbestand oder die Erstattungspflicht noch nicht in vollem Umfang festgestellt, so können Teilerstattungsbeschlüsse erlassen werden.
Der Beschluss wird mit der Zustellung an den Erstattungspflichtigen vollstreckbar. Ist ein nach § 1 Abs. 1 Erstattungspflichtiger nach der Zustellung, aber vor der Vollstreckung des Beschlusses gestorben, so ist der Beschluss den nach § 2 erstattungspflichtigen Erben nebst einem Ergänzungsbeschluss, aus dem sich Grund und Umfang ihrer Inanspruchnahme ergeben, nochmals zuzustellen.
Als Erben in Anspruch Genommene können in jeder Lage des Erstattungsverfahrens die Beschränkung ihrer Haftung geltend machen.
Die oberste Dienstbehörde kann jederzeit die Abänderung, Ergänzung oder Aufhebung des Beschlusses anordnen; sie kann ihre Befugnis auf andere Stellen übertragen.