Art. 42 32019D1961
Verschlusssachen werden von der Kommission nicht in erheblichem Umfang verwahrt.
Die herausgebenden Dienststellen überprüfen mindestens alle fünf Jahre, welche Dokumente vernichtet oder gelöscht werden können. Sowohl die in Papierform aufbewahrten als auch die in Kommunikations- und Informationssystemen gespeicherten Verschlusssachen werden in regelmäßigen Abständen überprüft.
Die Bediensteten vernichten keinen Papierausdruck von nicht mehr benötigten, als CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL oder SECRET UE/EU SECRET eingestuften Dokumenten, sondern bitten stattdessen — vorbehaltlich etwaiger Archivierungspflichten für das Originaldokument — den zuständigen Registraturkontrollbeauftragten, die Dokumente zu vernichten.
Die Bediensteten sind ist nicht verpflichtet, den Herausgeber in Kenntnis zu setzen, wenn sie Kopien von als CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL oder SECRET UE/EU SECRET eingestuften Dokumenten löschen.
Bei der Vernichtung von Entwürfen, die als Verschlusssache eingestufte Informationen enthalten, wird nach denselben Methoden verfahren wie bei endgültigen Fassungen von Verschlusssachen.
Nur zugelassene Schredder dürfen zur Vernichtung von Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL und SECRET UE/EU SECRET verwendet werden. DIN 66399-Schredder der Sicherheitsstufe 5 eignen sich zur Vernichtung von als CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL eingestuften Dokumenten. DIN 66399-Schredder der Sicherheitsstufe 6 eignen sich zur Vernichtung von als SECRET UE/EU SECRET eingestuften Dokumenten.
Das mit zugelassenen Schreddern zerkleinerte Material darf als normaler Büroabfall entsorgt werden.
Der Registraturkontrollbeauftragte erstellt Vernichtungsbescheinigungen und aktualisiert die Logbücher und sonstigen Registrierungsinformationen entsprechend.
Alle Medien und Geräte, die als CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL oder SECRET UE/EU SECRET eingestufte Verschlusssachen enthalten, sind am Ende ihrer Lebensdauer ordnungsgemäß zu säubern. Die elektronischen Daten werden so aus den informationstechnischen Ressourcen und den zugehörigen Speichermedien entfernt oder gelöscht, dass hinreichend gewährleistet ist, dass die Informationen nicht wiederhergestellt werden können. Bei der Säuberung sind die Daten vom Speichermedium zu löschen und alle Etiketten, Kennzeichnungen und Aktivitätsprotokolle zu entfernen.
Datenträger sind dem lokalen Sicherheitsbeauftragten (LSO) oder dem Beauftragten für die lokale IT-Sicherheit und/oder dem Registraturkontrollbeauftragten zur Vernichtung und Entsorgung auszuhändigen.