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Bis zum 31. August eines jeden Jahres findet eine Gesellschafterversammlung statt, in welcher der Jahresabschluss festzustellen, der Lagebericht zu genehmigen und über die Verwendung des Jahresüberschusses oder Bilanzgewinns sowie über die Entlastung des Aufsichtsrates und der Geschäftsführung zu beschließen ist. Auf Verlangen eines Gesellschafters oder eines Geschäftsführers haben weitere Gesellschafterversammlungen stattzufinden.
Den Vorsitz in der Gesellschafterversammlung führt der Vorsitzende des Aufsichtsrates oder dessen Stellvertreter.
Die Gesellschafterversammlung wird durch den Vorsitzenden des Aufsichtsrats, im Fall der Verhinderung durch seinen Stellvertreter oder in deren Auftrag durch die Geschäftsführung einberufen. Dabei sind Ort und Zeit sowie Tagesordnung bekannt zu geben. Der Einberufung sollen die zu den einzelnen Tagesordnungspunkten erforderlichen Unterlagen beigefügt werden. Die Einberufung erfolgt mit einer Frist von drei Wochen. Der Tag der Absendung des Briefes und der Tag der Versammlung werden dabei nicht mitgerechnet.
Die Aufsichtsratsmitglieder und Geschäftsführer sind berechtigt, an Gesellschafterversammlungen teilzunehmen, es sei denn, dass die Gesellschafterversammlung im Einzelfall anders entscheidet.
Beschlüsse der Gesellschafter können nach Maßgabe des § 48 Abs. 2 des GmbH-Gesetzes auch ohne Abhaltung einer Gesellschafterversammlung auf schriftlichem oder fernschriftlichem (auch Telefax oder e-mail mit digitaler Signatur) Wege gefasst werden, wenn kein Gesellschafter dieser Art der Abstimmung widerspricht. Besch1üsse, die schriftlich oder fernschriftlich gefasst worden sind, sind in die Niederschrift der nächsten Gesellschafterversammlung aufzunehmen. Kopien schriftlich oder fernschriftlich gefasster Gesellschafterbeschlüsse sind den Gesellschaftern unverzüglich zuzustellen.
Sofern und soweit dieser Vertrag oder gesetzliche Vorschriften keine andere Mehrheit vorschreiben, bedürfen Beschlüsse zu ihrer Wirksamkeit einer Mehrheit von drei Vierteln aller Gesellschafter.
Ein Gesellschafter ist auch in eigenen Angelegenheiten und insbesondere zu den in § 47 Abs. 4 GmbHG aufgeführten Beschlussfassungsgegenständen stimmberechtigt.
Über die Gesellschafterversammlung ist ein Protokoll zu führen, das vom Vorsitzenden der Versammlung und einem Protokollführer zu unterzeichnen und den Gesellschaftern unverzüglich zuzustellen ist. In dem Protokoll sind gefasste Beschlüsse im Wortlaut wiederzugeben.