Art. 27 32019D1962
Unmittelbar bevor mit der Erörterung von Verschlusssachen begonnen wird, teilt der Sitzungsleiter mit, dass die weiteren Erörterungen vertraulich sind. Die Türen und Jalousien werden geschlossen.
Zu Beginn der Erörterung wird lediglich die benötigte Anzahl an Dokumenten den Teilnehmern und erforderlichenfalls den Dolmetschern ausgehändigt.Dokumente des Geheimhaltungsgrades RESTREINT UE/EU RESTRICTED dürfen während der Sitzungspausen nie unbeaufsichtigt bleiben.
Am Ende der Sitzung werden die Teilnehmer und Dolmetscher darauf hingewiesen, dass sie keine als Verschlusssachen eingestuften Dokumente oder gegebenenfalls angefertigte vertrauliche Notizen unbeaufsichtigt im Sitzungssaal zurücklassen dürfen. Als Verschlusssachen eingestufte Dokumente oder Notizen, die von den Teilnehmern am Ende der Sitzung zurückgelassen wurden, werden von den Organisatoren der Sitzung eingesammelt und mit geeigneten Schreddern vernichtet.
Die Liste der Teilnehmer sowie eine Übersicht über alle Verschlusssachen, die an Mitgliedstaaten weitergegeben und an Drittstaaten oder internationale Organisationen mündlich weitergegeben wurden, werden während der Sitzung erstellt und im Sitzungsergebnis festgehalten.