Art. 25 32019D1961
Bei der Vorbereitung von Verschlusssachensendungen berücksichtigt der Absender, dass kommerzielle Kurierdienste Sendungen des Geheimhaltungsgrades CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL oder SECRET UE/EU SECRET ausschließlich dem vorgesehenen Empfänger, seinem ordnungsgemäß bevollmächtigten Vertreter, dem Registraturkontrollbeauftragten, seinem ordnungsgemäß bevollmächtigten Vertreter oder einem Empfangsmitarbeiter aushändigen dürfen.
Werden solche Informationen von einem zugelassenen kommerziellen Kurierdienst zugestellt, so ist die Sendung wie folgt vorzubereiten und zu verpacken:
Der Versand erfolgt in einem doppelten Umschlag (wobei der innere Umschlag so beschaffen ist, dass ein etwaiger Öffnungsversuch sofort erkennbar ist) oder einem anderen hinreichend sicheren Verpackungsmaterial.
Der Geheimhaltungsgrad muss auf dem inneren Umschlag oder der inneren Verpackung deutlich sichtbar vermerkt sein.
Der Geheimhaltungsgrad darf nicht auf dem äußeren Umschlag oder der äußeren Verpackung vermerkt sein.
Sowohl der innere als auch der äußere Umschlag bzw. die innere und äußere Verpackung sind eindeutig an eine namentlich genannte Person beim vorgesehenen Empfänger zu adressieren und müssen eine Rücksendeadresse enthalten.
Dem inneren Umschlag oder der inneren Verpackung ist ein Registrierschein beizufügen, den der Empfänger ausfüllt und zurücksendet. Auf diesem Registrierschein, der selbst nicht als Verschlusssache eingestuft wird, sind das Aktenzeichen, das Datum und die Nummer der Ausfertigung des Dokuments, jedoch nicht der Betreff anzugeben.
In dem äußeren Umschlag oder der äußeren Verpackung ist ein Zustellschein beizulegen. Auf diesem Zustellschein, der selbst nicht als Verschlusssache eingestuft wird, sind das Aktenzeichen, das Datum und die Nummer der Ausfertigung des Dokuments, jedoch nicht der Betreff anzugeben.
Der Kurierdienst muss einen Nachweis für die Zustellung der Sendung auf dem Unterschrifts- und Registrierungsformblatt erhalten und dem Absender vorlegen, oder Empfangsbestätigungen oder Quittungen über die Nummern der Versandstücke erhalten.
Vor dem Versand kontaktiert der Absender den genannten Empfänger, um einen geeigneten Termin für die Zustellung zu vereinbaren.
Für Sendungen, die von einem kommerziellen Kurierdienst befördert werden, ist ausschließlich der Absender verantwortlich. Geht die Sendung verloren oder wird sie nicht rechtzeitig zugestellt, hat der Absender dies der Sicherheitsstelle der Kommission zu melden, die den Sicherheitsvorfall dann weiterverfolgt.