Art. 39 32019D1962
Verschlusssachen werden von der Kommission nicht in erheblichem Umfang verwahrt.
Die herausgebenden Dienststellen überprüfen regelmäßig eine kleine Anzahl an Dokumenten daraufhin, ob sie vernichtet oder bald gelöscht werden können. Sowohl die in Papierform aufbewahrten als auch die in Kommunikations- und Informationssystemen gespeicherten Verschlusssachen werden in regelmäßigen Abständen überprüft.
Die Bediensteten vernichten — vorbehaltlich etwaiger Archivierungspflichten für das Originaldokument — alle nicht mehr benötigten Dokumente des Geheimhaltungsgrades RESTREINT UE/EU RESTRICTED.
Die Bediensteten sind ist nicht verpflichtet, den Herausgeber in Kenntnis zu setzen, wenn sie Kopien von als RESTREINT UE/EU RESTRICTED eingestuften Dokumenten vernichten oder löschen.
Bei der Vernichtung von Entwürfen, die als Verschlusssache eingestufte Informationen enthalten, wird nach denselben Methoden verfahren wie bei endgültigen Fassungen von Verschlusssachen.
Nur zugelassene Schredder dürfen zur Vernichtung von Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades RESTREINT UE/EU RESTRICTED verwendet werden. DIN 32757-Schredder der Sicherheitsstufe 4 und DIN 66399-Schredder der Sicherheitsstufe 5 eignen sich zur Vernichtung von als RESTREINT UE/EU RESTRICTED eingestuften Dokumenten.
Das mit zugelassenen Schreddern zerkleinerte Material darf als normaler Büroabfall entsorgt werden.
Alle Medien und Geräte, die als RESTREINT UE/EU RESTRICTED eingestufte Verschlusssachen enthalten, sind am Ende ihrer Lebensdauer ordnungsgemäß zu säubern. Die elektronischen Daten werden so aus den informationstechnischen Ressourcen und den zugehörigen Speichermedien entfernt oder gelöscht, dass hinreichend gewährleistet ist, dass die Informationen nicht wiederhergestellt werden können. Bei der Säuberung sind die Daten vom Speichermedium zu löschen und alle Etiketten, Kennzeichnungen und Aktivitätsprotokolle zu entfernen.
Datenträger sind dem lokalen Sicherheitsbeauftragten (LSO) oder dem Beauftragten für die lokale IT-Sicherheit und/oder dem Registraturkontrollbeauftragten zur Vernichtung und Entsorgung auszuhändigen.