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Die Kommission beziehungsweise das für Einsprüche und die Überwachung von Fällen zuständige Referat der GD HR sieht Garantien vor, die verhindern, dass personenbezogene Daten, die Beschränkungen unterliegen oder unterliegen könnten, Missbrauch, unrechtmäßigem Zugang oder unrechtmäßiger Übermittlung ausgesetzt werden. Diese Garantien schließen beispielsweise die folgenden technischen und organisatorischen Maßnahmen ein:
eine klare Definition der Rollen, Zuständigkeiten, Zugangsrechte und Verfahrensschritte,
eine sichere elektronische Umgebung, die verhindert, dass elektronische Daten rechtswidrig oder versehentlich Unbefugten zugänglich gemacht oder übermittelt werden,
eine sichere, auf das für die Erreichung des Verarbeitungszwecks unbedingt erforderliche Maß beschränkte Aufbewahrung und Bearbeitung von Papierdokumenten,
die Überwachung der Beschränkungen und die regelmäßige Überprüfung ihrer Anwendung. Die in Buchstabe d genannten Überprüfungen sind mindestens alle sechs Monate durchzuführen.
Beschränkungen werden aufgehoben, sobald die Umstände, die sie rechtfertigen, nicht mehr gegeben sind.
Die personenbezogenen Daten werden gemäß den geltenden Speicherbestimmungen der Kommission gespeichert, die in dem Verzeichnis nach Artikel 31 der Verordnung (EU) 2018/1725 festgelegt werden. Nach Ablauf der Speicherfrist werden die personenbezogenen Daten gemäß Artikel 13 der Verordnung (EU) 2018/1725 gelöscht, anonymisiert oder archiviert.
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