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Wenn die Mitgliedstaaten Aufgaben im Zusammenhang mit der Inanspruchnahme der Reserve wahrnehmen, ergreifen sie sämtliche zum Schutz der finanziellen Interessen der Union erforderlichen Maßnahmen, einschließlich rechtliche, regulatorische oder verwaltungstechnische Maßnahmen, indem sie insbesondere Die Verwendung der in Buchstabe f genannten Daten und der Zugriff darauf sind beschränkt auf die unter Buchstabe a genannten Stellen, die Kommission, das OLAF, den Rechnungshof und — im Falle der an der Verstärkten Zusammenarbeit gemäß der Verordnung (EU) 2017/1939 teilnehmenden Mitgliedstaaten — die EUStA. Die Mitgliedstaaten und die Kommission dürfen personenbezogene Daten nur verarbeiten, wenn das für die Erfüllung ihrer jeweiligen Verpflichtungen gemäß der vorliegenden Verordnung erforderlich ist; sie verarbeiten personenbezogene Daten gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates bzw. der Verordnung (EU) 2018/1725.
eine für die Verwaltung des Finanzbeitrags aus der Reserve zuständige Stelle oder — sofern der verfassungsrechtliche Rahmen des Mitgliedstaats es vorschreibt — Stellen sowie eine unabhängige Prüfstelle gemäß Artikel 63 Absatz 3 der Haushaltsordnung benennen und diese Stellen beaufsichtigen;
Verwaltungs- und Kontrollsysteme für die Reserve nach den Grundsätzen der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung einrichten und das wirksame Funktionierens dieser Systeme gewährleisten;
eine Beschreibung der Verwaltungs- und Kontrollsysteme für die Reserve gemäß dem Muster in Anhang III erstellen, die Beschreibung auf dem neuesten Stand halten und sie der Kommission auf Anfrage zur Verfügung stellen;
der Kommission bis zum 10. Dezember 2021 die Namen der benannten Stelle oder Stellen sowie der Stelle, an die die Vorfinanzierung ausgezahlt wird, mitteilen und bestätigen, dass die Beschreibungen der Verwaltungs- und Kontrollsysteme für die Reserve erstellt wurden;
sicherstellen, dass im Rahmen anderer Unionsfonds und -programme geförderte Ausgaben nicht für eine Unterstützung aus der Reserve vorgesehen werden;
Maßnahmen zur Verhinderung, Aufdeckung und Korrektur von Unregelmäßigkeiten und Betrug sowie zur Vermeidung von Interessenkonflikten ergreifen; diese Maßnahmen umfassen die Erhebung von Informationen über die wirtschaftlichen Eigentümer der Empfänger von Finanzmitteln gemäß Anhang III Nummer 4 Buchstabe a; die Vorschriften für die Erhebung und Verarbeitung solcher Daten müssen den geltenden Datenschutzvorschriften genügen;
mit der Kommission, dem OLAF, dem Rechnungshof und — im Falle der an der Verstärkten Zusammenarbeit gemäß der Verordnung (EU) 2017/1939 teilnehmenden Mitgliedstaaten — mit der EUStA zusammenarbeiten.
Für die Zwecke des Absatzes 1 Buchstaben a und b können die Mitgliedstaaten bereits bestehende, für die Durchführung der kohäsionspolitischen Mittel oder des Solidaritätsfonds der Europäischen Union zuständige Stellen auf der geeigneten Gebietsebene und Verwaltungs- und Kontrollsysteme nutzen.
Die für die Verwaltung des Finanzbeitrags aus der Reserve zuständige Stelle bzw. zuständigen Stellen
stellt bzw. stellen das Funktionieren eines wirksamen und effizienten Systems der internen Kontrolle sicher;
legt bzw. legen Kriterien und Verfahren für die Auswahl der zu finanzierenden Maßnahmen sowie die Bedingungen für einen Finanzbeitrag aus der Reserve fest;
überprüft bzw. überprüfen, ob die aus der Reserve finanzierten Maßnahmen gemäß geltendem Recht und den Bedingungen für einen Finanzbeitrag aus der Reserve durchgeführt werden und ob die Ausgaben auf überprüfbaren Belegen beruhen;
legt bzw. legen wirksame Maßnahmen fest, um Doppelfinanzierungen derselben Kosten durch die Reserve und andere Finanzierungsquellen der Union zu vermeiden;
sorgt bzw. sorgen für die nachträgliche Bekanntmachung gemäß Artikel 38 Absätze 2 bis 6 der Haushaltsordnung;
verwendet bzw. verwenden ein Rechnungsführungssystem, um Daten über die getätigten Ausgaben, die durch den Finanzbeitrag aus der Reserve gedeckt werden sollen, elektronisch zu erfassen und zu speichern; dieses System stellt rasch genaue, vollständige und verlässliche Daten zur Verfügung;
hält bzw. halten alle Belege über Ausgaben, die durch den Finanzbeitrag aus der Reserve gedeckt werden sollen, während eines Zeitraums von fünf Jahren nach Ablauf der Frist für die Einreichung des Antrags auf einen Finanzbeitrag aus der Reserve bereit und schreibt bzw. schreiben diese Verpflichtung auch in Verträgen mit anderen an der Inanspruchnahme der Reserve beteiligten Stellen fest;
erfasst bzw. erfassen für die Zwecke von Absatz 1 Buchstabe f und gemäß Anhang III Informationen in einem standardisierten elektronischen Format, sodass die Empfänger eines Finanzbeitrags aus der Reserve und ihre wirtschaftlichen Eigentümer identifiziert werden können.
Die unabhängige Prüfstelle prüft das Verwaltungs- und Kontrollsystem für die Reserve und führt Prüfungen von finanzierten Maßnahmen durch, damit der Kommission zum wirksamen Funktionieren dieses Systems und zur Rechtmäßigkeit und Ordnungsmäßigkeit der Ausgaben in der bei der Kommission eingereichten Rechnungslegung eine unabhängige Zusicherung gegeben werden kann. Die Prüftätigkeiten werden unter Beachtung international anerkannter Prüfstandards durchgeführt. Bei den Prüfungen der finanzierten Maßnahmen werden die Ausgaben anhand einer Stichprobe geprüft. Diese Stichprobe ist repräsentativ und basiert auf statistischen Stichprobenverfahren. Besteht die Grundgesamtheit aus weniger als 300 Stichprobeneinheiten, so kann ein nichtstatistisches Stichprobenverfahren nach pflichtgemäßem Ermessen der unabhängigen Prüfstelle angewandt werden. In diesen Fällen muss die Stichprobe groß genug sein, damit die unabhängige Prüfstelle einen gültigen Bestätigungsvermerk erstellen kann. Das nichtstatistische Stichprobenverfahren deckt mindestens 10 % der Stichprobeneinheiten in der Grundgesamtheit des Bezugszeitraums ab, wobei die Auswahl zufällig erfolgt.
Die Kommission kann bei allen an der Inanspruchnahme der Reserve beteiligten Stellen Prüfungen vor Ort der aus der Reserve finanzierten Maßnahmen durchführen, und ihr wird Zugang zu den Belegen für die Ausgaben gewährt, die durch den Finanzbeitrag aus der Reserve gedeckt werden sollen.
Die Kommission achtet besonders auf den Aufbau des Verwaltungs- und Kontrollsystems für die Reserve, wenn Mitgliedstaaten nicht auf bestehende Stellen zurückgreifen, die für die Durchführung der Mittel der Kohäsionspolitik oder des Solidaritätsfonds der Europäischen Union benannt wurden. Wenn Risiken festgestellt werden, führt die Kommission eine Bewertung durch, um sicherzustellen, dass das Verwaltungs- und Kontrollsystem für die Reserve wirksam zum Schutz der finanziellen Interessen der Union funktioniert. Die Kommission unterrichtet den jeweiligen Mitgliedstaat über ihre vorläufigen Schlussfolgerungen und fordert diesen Mitgliedstaat auf, sich innerhalb von zwei Monaten nach der Informierung des Mitgliedstaats über ihre vorläufigen Schlussfolgerungen dazu zu äußern.
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