Art. 3 32021D2121

„Schriftgut“: Informationen, die in Form eines Dokuments , einer Datensammlung oder in anderer Form auf einem digitalen oder analogen Träger empfangen und erstellt wurden und in einem amtlichen Archiv erfasst und als Nachweise und Vermögenswerte verwaltet und aufbewahrt werden;

„Metadaten“: Informationen, die den Zusammenhang, Inhalt und Aufbau des Schriftguts sowie dessen Verwaltung im Laufe der Zeit beschreiben, u. a. zum Zwecke des Abrufs, der Zugänglichkeit und der Wiederverwendung;

„Digitalisierung“: Verfahren, mit dem Schriftgut in Papierform oder andere traditionelle Träger in elektronische Bilder umgewandelt werden;

„amtliches Archiv“: vom Generalsekretariat anerkanntes und genehmigtes System zur Sammlung, Organisation und Kategorisierung des im Besitz der Kommission befindlichen Schriftguts zwecks Vereinfachung des Abrufens, der Verbreitung, der Verwendung, der Vernichtung oder der Aufbewahrung von Schriftgut;

„Erfassung“: Aufnahme eines Dokuments in ein amtliches elektronisches Archiv mittels einer eindeutigen Kennung und Metadaten;

„eindeutige Kennung“: einzigartige Folge von Ziffern oder Buchstaben oder beidem, die dem Schriftgut maschinell oder von einer Person zugeordnet wird, damit das Schriftgut eindeutig identifizierbar und von anderem Schriftgut unterscheidbar ist;

„Registrierung“: Erfassung von Schriftgut in einem Register, als Nachweis seiner Vollständigkeit und ordnungsgemäßen Erstellung unter verwaltungstechnischen und/oder rechtlichen Gesichtspunkten sowie zur Bestätigung, dass es von einem Urheber an einem bestimmten Datum als eingehende oder ausgehende Post an einen Adressaten versandt oder in eines der amtlichen Archive der Kommission aufgenommen wurde;

„Akte“: Zusammenstellung von in Übereinstimmung mit den Tätigkeiten der Kommission organisiertem Schriftgut, die als Nachweis, zur Begründung oder zur Information sowie zur Sicherstellung einer effizienten Arbeitsweise dient. Das unterschiedliche Schriftgut, aus dem sich eine Akte zusammensetzt, ist so organisiert, dass es eine kohärente und für die von der Kommission oder ihren Dienststellen durchgeführten Tätigkeiten relevante Einheit bildet;

„Ablageplan“: Instrument mit hierarchischer und logischer Struktur in Form einer Baumstruktur mit einer Reihe miteinander verbundener Überschriften, das es ermöglicht, Akten (oder andere Zusammenstellungen von Schriftgut) auf der Grundlage der Funktionen, Tätigkeiten und Arbeitsprozesse intellektuell zu organisieren und mit dem Kontext zu verknüpfen, in dem sie erstellt wurden;

„Authentizität“: die Tatsache, dass ein Schriftgut nachweislich das ist, was es zu sein vorgibt, dass es nachweislich von der Person erstellt oder übermittelt wurde, die es angeblich erstellt oder übermittelt hat, und dass das Datum der Erstellung bzw. Übermittlung nachweislich dem angeblichen Datum der Erstellung bzw. Übermittlung entspricht;

„Zuverlässigkeit“: die Tatsache, dass der Inhalt von Schriftgut als vollständige und genaue Darstellung der Transaktionen, Tätigkeiten oder Fakten, die es bezeugt, vertrauenswürdig ist und dass sich bei späteren Transaktionen oder Tätigkeiten darauf verlassen werden kann;

„Unversehrtheit“: die Tatsache, dass ein Schriftgut vollständig und unverändert ist;

„Gültigkeit“: die Tatsache, dass ein Dokument alle inhärenten und extrinsischen Merkmale aufweist, die aufgrund seines Entstehungskontexts erforderlich sind, um als Ausdruck seines Urhebers mit sämtlichen rechtlichen Konsequenzen akzeptiert zu werden;

„Zulässigkeit“: die Tatsache, dass ein Dokument alle inhärenten und extrinsischen Merkmale aufweist, die aufgrund seines Rezeptionskontexts erforderlich sind, um als Ausdruck seines Urhebers mit sämtlichen rechtlichen Konsequenzen akzeptiert zu werden;

„Aufbewahrung“: alle technischen Verfahren und Vorgänge, die es ermöglichen, Schriftgut über einen längeren Zeitraum aufzubewahren, seine Unversehrtheit und Authentizität aufrecht zu erhalten und den Zugang zu seinem Inhalt zu gewährleisten.