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Jeder Generaldirektor oder Dienststellenleiter benennt einen Beauftragten für die Verwaltung von Dokumenten, der in seiner Dienststelle ein modernes und leistungsfähiges System zur Schriftgutverwaltung unterhält und die Koordinierung innerhalb seiner Dienststelle, mit dem Generalsekretariat und mit den sonstigen Dienststellen der Kommission sicherstellt.
Das Netz von Beauftragten für die Verwaltung von Dokumenten unter dem Vorsitz des Generalsekretariats hat folgende Aufgaben:
Sicherstellung der ordnungsgemäßen und einheitlichen Anwendung dieses Beschlusses in den Generaldirektionen und den diesen gleichgestellten Dienststellen,
Behandlung etwaiger bei der Anwendung dieses Beschlusses entstehender Probleme,
Weiterleitung des Bedarfs der Generaldirektionen und diesen gleichgestellter Dienststellen an Schulungs- und Unterstützungsmaßnahmen.
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