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Jeder Urheber von neu erstellten Informationen muss diese analysieren, um das elektronische System festzulegen, das zur Verwaltung verwendet werden soll, und um zu bestimmen, ob sie erfasst und in welchem amtlichen Archiv sie aufbewahrt werden sollen.
Die Erstellung von Schriftgut erfolgt in Übereinstimmung mit den formalen Anforderungen, die für die betreffende Art von Schriftgut festgelegt wurden.
Schriftgut der Kommission wird in elektronischer Form erstellt und in den amtlichen elektronischen Archiven aufbewahrt. Gleichwohl kann Archivgut in folgenden Fällen auf einem anderen Träger erstellt oder auf andere Art aufbewahrt werden,
wenn eine Bestimmung des Unionsrechts oder des einzelstaatlichen Rechts dies erfordert:
falls aufgrund der protokollarischen Zweckmäßigkeit ein Papierträger zu verwenden ist,
falls praktische Gründe die Digitalisierung des Dokuments behindern,
falls die Aufbewahrung des analogen Originaldokuments aufgrund seiner Form oder des Materials, aus dem es hergestellt ist, einen Mehrwert hat oder falls historische Gründe vorliegen.
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